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跨部门协作沟通与会议记录模板

一、适用场景与情境

项目启动与规划：如新产品开发、市场活动策划、流程优化等项目启动会，明确目标、分工与时间节点；

问题协同解决：如跨部门协作中出现流程卡点、资源冲突、客户投诉等需多方共议的紧急或重要问题；

阶段性工作同步：如季度/月度部门间工作进展同步会，对齐目标、协调资源、调整计划；

制度/流程落地：如公司新制度推行、跨部门SOP制定等需多部门共识的沟通会议。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：明确目标与框架

确定会议必要性

发起部门（如项目组、牵头部门）需明确：是否必须通过会议解决？是否可通过邮件/即时通讯工具沟通？避免无效会议。

若确需会议，明确会议核心目标（如“确定项目分工”“解决流程冲突”）。

制定会议议程

发起人提前1-2个工作日制定议程，包括：会议主题、时间、地点（线上/线下）、参会部门及人员（建议每个部门1-2名核心决策人或接口人）、各议题讨论时长、预期成果。

示例议程：

一、会议主题：项目跨部门启动会

二、时间：202X年X月X日14:00-16:00

三、地点：3楼会议室A（线上：）

四、参会人：市场部经理、产品部主管、研发部工程师、运营部专员（及记录人*助理）

五、议程：

项目背景与目标介绍（15分钟，主讲人：*经理）

需求对齐与可行性分析（30分钟，各部门发言）

分工与时间节点确认（40分钟，共同讨论）

资源需求与支持事项（15分钟，发起部门提需求，相关部门响应）

总结与下一步行动（20分钟，主持人汇总）

提前沟通材料

发起人将会议议程、背景资料（如项目计划、问题说明文档）提前1天发送给参会人，要求相关人员提前准备议题相关内容，保证会议高效。

（二）会中记录：聚焦关键与共识

明确角色分工

主持人：控制会议节奏，保证按议程推进，避免偏离主题；引导发言，避免某部门垄断或沉默。

记录人：全程记录讨论要点、不同意见、最终决议、待办事项（建议使用模板表格实时填写，会后整理）。

记录核心内容

讨论过程：记录各部门核心观点（如“市场部建议优先考虑用户反馈”“研发部指出技术实现周期需延长2周”），避免主观评价，客观呈现事实。

争议点与共识：明确未达成一致的问题（如“预算分配存在分歧”）及最终共识（如“按各部门贡献度占比分配预算”）。

决议与待办事项：区分“决议”（需共同遵守的结论，如“项目上线时间定为X月X日”）和“待办事项”（需具体执行的任务，需明确负责人、截止时间、交付标准）。

控制会议时间

主持人需严格按议程分配时长，对超时议题可引导“后续线下同步”，保证会议在预期时间内结束。

（三）会后跟进：闭环与落地

整理会议记录

记录人需在会后2个工作日内完成记录整理，内容包括：会议基本信息、议程完成情况、讨论摘要、决议事项、待办事项表（含负责人、截止时间）。

整理后交主持人审核，保证信息准确无误（如负责人姓名、时间节点无错误）。

分发与确认

审核通过后，通过邮件/企业通讯工具将会议纪要发送给所有参会人及相关部门负责人，要求1个工作日内确认“无异议”（如有补充需反馈，超时未视为确认）。

跟踪待办事项

发起部门/记录人需建立待办跟踪表（可共享至项目管理工具，如飞书/钉钉项目），每周同步进度，对逾期未完成的提前提醒，保证决议落地。

三、会议记录模板（含表格）

公司跨部门协作会议纪要

一、会议基本信息

项目

内容

会议名称

项目跨部门启动会

会议时间

202X年X月X日14:00-16:00

会议地点

3楼会议室A（线上会议：）

主持人

*经理（市场部）

记录人

*助理（运营部）

参会部门及人员

市场部：经理、专员；产品部：主管、助理；研发部：工程师、技术经理

缺席人员及原因

无

二、会议议程与讨论摘要

议程编号

议题名称

讨论要点摘要

发言部门/人员

1

项目背景与目标介绍

项目旨在，目标为，需在X月X日前完成上线，核心用户群体为。

*经理（市场部）

2

需求对齐与可行性分析

市场部：需增加功能以提升用户转化；产品部：功能优先级建议调整；研发部：当前技术可实现，但需增加2周开发周期。

各部门依次发言

3

分工与时间节点确认

市场部：负责推广方案（X月X日前提交）；产品部：需求文档终版（X月X日前）；研发部：开发与测试（X月X日前上线）。

共同讨论确认

三、决议事项

项目上线时间确定为202X年X月X日，各部门按上述分工推进，无特殊情况不得延期。

推广预算按市场部40%、产品部30%、研发部30%分配，*经理负责协调财务部X月X日前下发。

四、待办事项清单

序号

待办事项

负责人

所属部门

截止时间

所需资源/支持

完成状态

1

提交推广方案初稿

*专员

市场部

202X–

需产品部提供用户画像数据

未开始

2

完成需求文档终版

*主管

产品部

202X–

需研发部确认技术可行性

进行中

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