采购流程与供应商管理手册.docVIP

采购流程与供应商管理手册

一、适用范围与应用场景

本手册适用于企业各类采购活动中的流程规范与供应商全生命周期管理，涵盖生产物料、办公用品、服务外包等各类采购场景。具体包括：新项目启动时的初始采购、日常运营的定期采购、紧急需求采购，以及供应商准入、绩效评估、合作优化等管理环节。通过标准化流程与工具模板，保证采购活动合规、高效，降低运营风险，提升供应商合作质量。

二、采购全流程操作指引

（一）采购需求提出与审批

需求发起

采购需求部门根据业务计划或实际需求，填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期、技术参数（如有）及紧急程度（一般/紧急）。

需求部门负责人对申请内容的真实性、必要性及预算合理性进行初审。

预算审核

财务部门根据公司预算管理制度，对采购申请的预算金额进行复核，保证不超年度/季度预算额度；若超预算，需需求部门提交预算调整说明并报分管领导审批。

审批流程

根据采购金额及物品类型，逐级提交至部门负责人、采购部门、分管副总、总经理（或授权审批人）审批。审批权限示例：

金额≤5000元：需求部门负责人→采购专员

5000元＜金额≤2万元：需求部门负责人→采购经理→分管副总

金额＞2万元：需求部门负责人→采购经理→分管副总→总经理

紧急采购需求可启动“紧急审批通道”，但需在事后24小时内补全常规审批手续。

（二）供应商寻源与评估

寻源准备

采购专员根据审批通过的《采购申请单》，制定寻源方案，明确寻源范围（公开招标、邀请招标、询价、单一来源采购等）、供应商资格要求（如营业执照、行业资质、生产能力、质量体系认证等）。

供应商信息收集

通过公开渠道（行业展会、招标平台、行业协会推荐）、历史合作供应商库、主动邀约等方式收集潜在供应商信息，要求供应商提供《供应商信息登记表》（含公司基本资料、资质证明、产品/服务案例、报价等）。

供应商筛选与评估

资格预审：审核供应商资质文件的有效性、完整性，剔除不符合基本要求的供应商（如无相关行业资质、经营异常等）。

现场考察（可选）：对金额较大或关键物料供应商，组织需求部门、质量部门进行现场考察，评估生产环境、工艺流程、质量控制能力、交付保障能力等，填写《供应商现场评估表》。

综合评估：根据价格（权重30%）、质量（权重30%）、交付能力（权重20%）、服务水平（权重10%）、合作稳定性（权重10%）等维度，对合格供应商进行评分，形成《供应商评估报告》，确定入围供应商名单。

（三）采购订单执行

订单制作

采购专员根据确定的供应商及最终价格，制作《采购订单》，明确订单号、供应商信息、采购物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、金额）、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准、违约责任等条款，经采购经理审核后生效。

订单下达

将生效的《采购订单》正式送达供应商，要求供应商在2个工作日内书面确认（盖章回传）；若供应商对订单有异议，需在24小时内提出，双方协商一致后修订订单。

订单跟踪

采购专员定期跟进供应商生产/备货进度，保证按期交付；若可能延迟，要求供应商提前3日预警，并协调需求部门调整计划或寻找替代方案。

（四）合同管理（金额≥1万元或长期合作项目）

合同拟定

采购部门根据《采购订单》及双方协商结果，拟定采购合同，参照《合同评审关键要素表》（见模板）审核核心条款，保证内容合法、权责清晰。

合同评审

组织法务部门、需求部门、财务部门对合同进行评审，重点审核标的物描述、质量标准、验收方式、付款节点、违约责任、争议解决方式等，评审通过后由双方授权代表签字盖章。

合同存档与执行

合同原件交行政部统一归档，采购专员按合同约定跟踪履行情况，如交付验收、付款申请等，保证合同条款落实到位。

（五）供应商绩效管理

数据收集

每季度/半年度，采购专员收集供应商绩效数据，包括：交付准时率、质量合格率（退货率/投诉率）、问题响应速度、服务配合度、价格竞争力等，可参考《供应商绩效评分表》。

绩效评估

组织需求部门、质量部门对供应商进行绩效评级（优秀/良好/合格/不合格），评级结果与后续合作挂钩（如优秀供应商优先分配订单，不合格供应商限期整改或淘汰）。

反馈与改进

向供应商反馈评估结果，对表现不佳的供应商提出书面改进要求，并跟踪改进措施落实情况；对优秀供应商给予合作激励（如延长合作期限、增加订单份额等）。

（六）采购收尾与复盘

项目收尾

采购项目完成后，采购专员整理所有过程文件（申请单、评估报告、订单、合同、验收单等），形成《采购项目档案》，归档留存。

流程复盘

定期（如每季度）组织采购需求部门、使用部门召开采购复盘会，分析流程执行中的问题（如交付延迟原因、价格波动因素等），提出优化建议，持续改进采购管理效率。

三、常用工具模板清单

模板1：采购申请单

采购申请单编号

需求部