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企业采购控制流程操作手册

前言

本手册旨在规范企业采购行为，明确各部门在采购流程中的职责与权限，确保采购活动的合规性、经济性与效率性，降低采购风险，保障企业生产经营活动的有序进行。本手册适用于企业内所有涉及物资、设备、服务等采购活动的部门及相关人员，并作为采购工作的指导性文件。全体相关人员须认真学习、严格遵守。

一、采购需求的提出与审批

1.1采购需求的提出

各需求部门根据实际业务发展、生产运营或项目建设需要，填写《采购需求申请表》。申请表应清晰、准确地列明所需采购物资或服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、预计单价、预计总金额、需求日期、用途说明等关键信息。对于技术性较强的采购项目，还应附上必要的技术规格文件或图纸。需求部门负责人需对本部门提出的采购需求的真实性、必要性及合理性进行审核并签字确认。

1.2采购需求的审批

《采购需求申请表》需按照企业规定的审批权限逐级上报审批。

部门负责人审批：对本部门采购需求的合规性及与部门预算的符合性进行审核。

财务部门审核：主要审核采购需求是否在年度预算范围内，预算执行情况，以及资金安排的可能性。

分管领导审批：对权限范围内的采购需求进行综合审批。

总经理/决策委员会审批：对于超出分管领导审批权限的大额或重大采购需求，提交总经理或企业决策委员会进行最终审批。

审批过程中，任何环节发现需求不明确、不合理或不符合预算，均应退回需求部门重新核实或调整。

二、采购方式的确定

2.1采购方式的分类

根据采购金额、物资特性、市场竞争程度及企业相关规定，采购方式主要包括但不限于：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。

2.2采购方式的选择标准

公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分、技术规格相对标准的通用类物资或服务。具体金额标准参照企业《采购管理制度》。

邀请招标：适用于采购金额达到一定标准，但符合公开招标条件的潜在投标人数量有限，或技术复杂、有特殊要求的项目。

竞争性谈判/询价采购：适用于采购金额较小、技术规格简单、市场价格透明，或时间紧急、无法进行完整招标程序的采购项目。通常邀请不少于三家符合资质的供应商参与报价和谈判。

单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情形，如专利产品、专有技术服务，或原采购的后续维修、零配件供应等，且更换供应商将导致不经济或技术不兼容。采用单一来源采购需提供充分的理由和证明材料，并按规定报批。

采购部门应根据已批准的采购需求和上述标准，选择合适的采购方式，并履行相应的审批手续。

三、采购执行与合同管理

3.1供应商的选择与评估

供应商信息库管理：采购部门负责建立和维护合格供应商信息库，收集供应商的资质证明、生产能力、质量体系、商业信誉、财务状况、价格水平、售后服务等信息。

供应商考察与准入：对于重要或长期合作的供应商，采购部门可会同技术、质量等相关部门进行实地考察，评估其综合实力。符合要求的供应商方可纳入合格供应商库。

询比价/招标过程：根据确定的采购方式，采购部门组织开展询比价、招标等活动。确保过程的公平、公正、公开，及时记录和保存相关过程资料（如询价单、报价单、招标文件、投标文件、评标报告等）。

3.2合同的签订与管理

合同起草：采购合同应基于采购结果（中标通知书、成交确认书等）起草，明确采购物资/服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交付时间、交付地点、运输方式、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。企业应使用标准合同范本，特殊情况需定制条款的，应由法务部门审核。

合同评审：合同文本需经过采购部门、需求部门、财务部门及法务部门（如需）的评审。评审内容包括条款的完整性、准确性、合规性、经济性及风险点。

合同签订：评审通过的合同，由法定代表人或其授权委托人签署，并加盖企业合同专用章。严禁未经授权或超越权限签订合同。

合同存档：签订后的合同原件由企业档案管理部门统一存档，采购部门、财务部门等保留复印件或扫描件。

四、采购物资/服务的验收与入库

4.1验收组织与实施

验收主体：需求部门为物资/服务验收的主要责任部门，采购部门、质量管理部门（如涉及）应参与验收。

验收依据：验收应严格按照采购合同约定的质量标准、技术规格、数量要求以及相关行业标准或国家规范进行。

验收程序：

1.外观检查：检查包装是否完好，有无破损、受潮等情况，标识是否清晰。

2.数量清点：核对到货数量与合同及送货单是否一致。

3.质量检验：对物资的性能、参数、材质等进行检验，必要时进行抽样送检或请第三方机构检测。对于服务类采购，检查服务成果是否达到合同约定的要求。

验收记录：验收完成后，填写《采购物资/服务验收单》，详细记录验收情况，参与验收人员签字确认。验收合格的，方可办理入库或结算手续；验收不合格的，应立即通知采购部