采购流程管理与执行手册.docVIP

采购流程管理与执行手册

本手册旨在规范企业采购活动全流程，明确各环节责任主体与操作要求，保证采购工作合规、高效、透明，降低采购成本，保障物资供应及时性与质量。手册适用于企业各类采购场景，各部门可结合实际需求参照执行。

一、适用范围与典型应用场景

本手册适用于企业生产经营所需的各类物资、服务及工程项目采购，涵盖但不限于以下场景：

日常办公采购：办公用品、设备耗材等常规物资的补充采购；

生产运营采购：原材料、零部件、生产设备等直接影响生产活动的物资采购；

项目专项采购：新建/改造项目所需的设备、材料及技术服务的采购；

服务类采购：咨询、维修、物流等服务的采购。

不同场景下，采购流程可根据采购金额、物资重要性适当简化或强化审批环节，但核心合规要求保持一致。

二、采购全流程操作指引

采购流程需严格遵循“需求导向、合规优先、效益最大化”原则，分为需求提出与审批、供应商选择与管理、订单执行与交付、验收与结算四个阶段，共8个关键步骤。

（一）需求提出与审批

操作主体：需求部门、部门负责人、采购部门、财务部门、分管领导

操作说明：

需求发起：需求部门根据实际业务需要（如办公耗材短缺、生产原料不足、项目启动等），填写《采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、紧急程度及交付时间要求，并附相关技术参数或需求说明（如设备配置清单、服务范围描述）。

部门审核：需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，确认需求与部门工作计划匹配，签字批准后提交采购部门。

采购复核：采购部门收到需求后，重点审核：

需求描述是否清晰、完整，技术参数是否明确；

预算金额是否符合公司预算管理规定（如超预算需注明原因并附预算调整申请）；

是否存在可替代的现有资源（如闲置物资、内部调配可能）。

复核通过后，按采购金额分级报批：

金额≤5000元：由采购部门负责人审批；

5000元＜金额≤50000元：由分管领导审批；

金额＞50000元：提交总经理办公会审批。

审批反馈：审批通过后，采购部门将《采购需求申请表》反馈至需求部门，启动采购流程；审批不通过的，注明原因并退回需求部门调整。

（二）供应商选择与管理

操作主体：采购部门、需求部门、审计部门（必要时）、分管领导

操作说明：

供应商寻源：采购部门根据采购需求，通过以下方式筛选潜在供应商：

公开渠道：行业展会、专业招标平台、供应商库（优先选用合格供应商名录中的单位）；

邀请渠道：向3家及以上具备资质的供应商发出询价邀请；

紧急采购：单一来源采购需附《紧急采购说明》，经分管领导审批后执行。

资质审核：对潜在供应商的营业执照、相关资质证书（如医疗器械经营许可证、ISO认证等）、生产/经营许可、过往合作业绩（如近3年供货记录）进行审核，保证供应商具备合法供货能力。

比价/招标：

金额＜10000元：采用询价方式，要求供应商提供书面报价单，采购部门对比价格、质量、交期后确定候选供应商；

金额≥10000元：原则上采用公开招标或邀请招标流程，成立招标小组（成员含采购、需求、财务、审计人员），按招标文件要求开标、评标，确定中标供应商并公示结果。

供应商确定：招标/比价结果经分管领导审批后，采购部门与中标供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务（物资规格、数量、价格、交付时间、质量标准、违约责任等）。

（三）订单执行与交付

操作主体：采购部门、供应商、需求部门

操作说明：

订单下达：采购部门根据审批通过的《采购需求申请表》和《采购合同》，向供应商发出《采购订单》，同步抄送需求部门，明确交付时间、地点及验收标准。

进度跟踪：采购部门负责跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通：

长周期物资（如定制设备）：要求供应商提供生产计划，关键节点（如原材料采购、生产启动）反馈；

紧急订单：每日跟进物流状态，保证按时交付。

交付准备：供应商按订单要求备货，发货前通知采购部门及需求部门，提供发货清单（含物资名称、规格、数量、批次号、物流单号）。

（四）验收与结算

操作主体：需求部门、采购部门、财务部门、仓库（如涉及物资入库）

操作说明：

现场验收：

需求部门（或仓库）根据采购订单、合同约定的质量标准和技术参数，对交付物资进行验收：

数量核对：清点物资数量是否与订单一致，短缺或多余需在《验收单》中注明；

质量检查：查验物资外观、规格型号、合格证、检测报告等，必要时可送第三方机构检测；

功能测试：对设备、工具等需进行试用，确认功能正常。

验收合格：需求部门（或仓库）负责人在《验收单》签字确认，同步反馈采购部门；

验收不合格：当场拒收，并在《验收单》中注明不合格原因，采购部门2个工作日内联系供应商处理（退换货、补发等），重新验收合格后方可进入结算流程。

发票审核：供应商开具合法合规的发票（发票抬头、税号等信息需与公司一致），采购部门核对