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行政机关办公自动化规范手册

一、引言

1.1目的与意义

随着信息技术的飞速发展，办公自动化已成为提升行政机关工作效率、规范管理流程、优化服务质量的关键手段。为确保我单位办公自动化工作的有序、高效、安全开展，特制定本规范手册。本手册旨在统一操作标准，明确职责分工，保障信息系统稳定运行，促进信息资源共享与深度利用，助力机关整体效能的提升。

1.2适用范围

本手册适用于单位内部所有使用办公自动化设备、系统及参与相关管理工作的部门与人员。凡涉及办公自动化设备的配置、使用、维护，办公软件及业务系统的操作，电子文件的生成、流转、归档，以及信息安全与保密等活动，均须遵循本规范。

1.3基本原则

1.实用性原则：以满足实际工作需求为导向，避免形式主义，确保各项规定简便易行，切实有效。

2.高效性原则：通过优化流程、规范操作，最大限度减少不必要的环节，提高办公效率和响应速度。

3.规范性原则：统一技术标准、操作流程和文档格式，确保办公活动的有序性和一致性。

4.安全性原则：将信息安全置于首位，严格落实保密规定，防范各类安全风险，保障数据和系统安全。

5.共享性原则：在安全可控的前提下，促进信息资源的互联互通和共享利用，打破信息壁垒。

6.可扩展性原则：考虑未来技术发展和业务需求变化，为系统升级和功能拓展预留空间。

二、硬件设备管理规范

2.1设备配置与申领

办公自动化硬件设备（包括计算机、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、网络设备等）的配置应根据工作岗位实际需求，由所在部门提出申请，按照单位固定资产管理相关规定报批后，统一采购和配发。设备配置应遵循经济适用、性能达标、节能环保的原则。

2.2设备使用与维护

工作人员应熟悉所使用设备的基本性能和操作方法，严格按照操作规程使用。禁止私自拆卸、改装或更换设备硬件。设备出现故障时，应及时向本部门负责人报告，并联系信息技术部门或指定维保人员进行维修，严禁非专业人员擅自开盖维修。

2.3设备保管与交接

工作人员对所使用的办公设备负有保管责任，应保持设备清洁、完好。因个人原因造成设备损坏、丢失的，需按规定承担相应责任。人员调动或离职时，必须办理设备交接手续，经双方签字确认并报资产管理部门备案后方可离岗。

2.4耗材管理

打印机、复印机等设备的耗材（如墨盒、硒鼓、纸张等）应按需申领，由指定部门统一采购和管理。倡导节约用纸，推行双面打印，减少耗材浪费。废旧耗材应按环保要求妥善处理或回收。

三、软件系统使用规范

3.1操作系统与办公软件

计算机应安装正版、稳定的操作系统及办公软件。信息技术部门负责提供推荐的软件版本及安装指导。工作人员不得擅自安装来源不明或与工作无关的软件。为确保文件兼容性，应尽量使用统一版本的办公软件。

3.2业务应用系统

各类业务应用系统（如OA系统、邮件系统、业务审批系统等）的使用，必须严格遵守系统操作规程和相关管理制度。用户应妥善保管自己的账号和密码，定期更换密码，严禁转借他人使用。系统使用中遇到问题，应及时向系统管理员或信息技术部门反馈。

3.3即时通讯工具

工作中使用的即时通讯工具（如单位内部通讯软件、邮件客户端等）应仅限于公务联系。发送工作信息时应注意内容的准确性、严肃性和保密性，不得利用通讯工具传播与工作无关的信息、谣言或不当言论。

四、信息资源管理规范

4.1电子文件命名与分类

电子文件的命名应规范、清晰，能够准确反映文件内容和特征，便于识别和检索。建议采用“部门/年份/事由/编号”或类似的结构化命名规则。电子文件应按照单位档案管理规定进行分类存储，建立清晰的文件夹层级结构。

4.2电子文件制作与流转

制作电子文件时，应确保内容真实、准确、完整，格式规范。涉及公章、签名的电子文件，应采用单位认可的电子签章方式。通过OA等系统流转的电子公文，应严格遵守公文处理流程和时限要求，及时阅办、流转，不得积压或延误。

4.3数据录入与管理

在各类业务系统中录入数据时，必须保证数据的真实性、准确性、完整性和及时性。录入后应进行核对。重要数据应定期备份。禁止录入虚假信息或与工作无关的数据。

4.4信息共享与交换

在符合保密规定和数据安全要求的前提下，应积极推动信息资源在授权范围内的共享与交换。跨部门信息共享需经相关部门负责人批准，并通过安全可控的方式进行。

五、办公流程规范

5.1公文处理

公文的起草、审核、签发、印发、归档等环节应尽量通过OA系统完成电子化流转。起草公文时，应使用规定的模板，确保格式规范。审核人应认真履行审核职责，对公文内容、格式、文字等进行把关。签发人签发后，方可正式印发。电子公文与纸质公文具有同等效力，其归档管理参照纸质公文归档规定执行。

5.2会议管理

通过会议管理系统进行会议申请、通知发布、会议室预订、会议材料分发等。