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催货函标准写作格式与范例

在商业往来中，按时收到订购的货物是保证生产经营活动顺利进行的基础。然而，有时会遇到供应商未能按期交货的情况，此时，一份规范、得体且具有法律效力的催货函就显得尤为重要。它不仅能正式传达己方的关切与要求，也为后续可能的进一步行动保留了书面证据。

一、撰写催货函的基本原则

在动笔之前，我们首先要明确撰写催货函应遵循的几个基本原则：

1.态度专业、措辞得体：尽管是催货，仍需保持专业的商务礼仪，避免使用攻击性或情绪化的语言。目标是解决问题，而非激化矛盾。

2.依据充分、事实清晰：函中需明确指出合同依据、订单信息、原定交货日期等关键事实，确保催货理由的正当性。

3.内容具体、要求明确：清楚说明当前货物延迟的情况，以及己方希望对方采取的具体行动和期望的最晚交货日期。

4.逻辑清晰、条理分明：函件结构应清晰，让对方能够快速理解核心诉求。

5.留有余地、寻求合作：在表达不满的同时，也应体现出愿意沟通解决问题的诚意，询问对方是否遇到困难，是否需要协助（如果适用）。

二、催货函的标准写作格式

一份规范的催货函通常包含以下几个核心组成部分：

（一）标题

标题应简明扼要，直接点明函件的主题。例如：“关于[合同编号/订单编号]项下[产品名称]的催货函”或“请速交付[产品名称]的函”。清晰的标题有助于对方快速识别和处理。

（二）称谓

准确写明收件方公司全称或负责人姓名及职务。例如：“尊敬的[供应商公司名称]负责人[先生/女士]”或“[供应商公司名称]采购部：”。确保称谓的准确性和礼貌性。

（三）正文

正文是催货函的核心内容，应按照逻辑顺序展开：

1.引言/事由：开门见山，说明发函目的。提及双方签订的合同或下达的订单，包括合同/订单编号、签订/下达日期，以及订购的产品/服务名称、规格型号、数量等关键信息。

2.合同约定回顾：明确指出合同或订单中关于交货日期的具体约定，以及对方应履行的交货义务。

3.当前状况陈述：说明截至发函日，货物仍未按约定交付的事实，并可简要提及因此给己方造成的初步影响（如生产计划受阻、项目延误风险等，但初次催货可暂不展开详述，视情况而定）。

4.具体要求：

*询问原因：礼貌地询问延迟交货的具体原因。

*明确新的交货期限：根据己方实际情况，提出一个合理的、期望的最晚交货日期。

*要求回复：要求对方在指定期限内给予书面或正式回复，说明确切的交货安排和措施。

5.后续措施与期望：表达己方希望问题得到尽快解决的愿望，并可暗示若问题得不到妥善处理，己方可能采取的进一步措施（如追究违约责任等），但初次催货此部分可委婉或省略，视情况逐步升级。同时，也可表示愿意就相关事宜进行沟通协商。

（四）结尾

通常使用礼貌性的结束语，如“感谢贵公司的理解与配合，期待您的及时回复。”或“顺祝商祺！”

（五）落款

包括发函公司全称（并加盖公章）、部门（可选）、发函人姓名及职务（可选）、联系电话、电子邮箱，以及发函日期。完整的落款信息有助于对方及时回函和沟通。

三、催货函范例

以下提供两个不同情境下的催货函范例，供参考。

范例一：首次催货函（语气相对委婉，以了解情况和提醒为主）

标题：关于HT-____号合同项下精密轴承的催货函

尊敬的XX机械制造有限公司采购部王经理：

您好！

就我司与贵司于X年X月X日签订的编号为HT-____的《购销合同》（以下简称“合同”），合同约定贵司应于X年X月X日前向我司交付型号为ZZ-567的精密轴承XX套。

截至本函发出之日，我司尚未收到上述合同项下的货物，原定交货日期已过。该批轴承是我司生产线的关键备件，其延迟交付已对我司的生产排期造成了一定的影响。

为确保后续合作顺利进行，恳请贵司尽快核实货物生产及发运情况，并书面回复我司以下事项：

1.该批货物目前的具体生产进度及预计可发货日期；

2.未能按期交货的具体原因；

3.贵司计划采取何种措施确保货物尽快交付。

请贵司在收到本函后X个工作日内给予明确答复，并提供一个确切的交货时间表。如有任何困难或需要我司配合之处，亦请及时告知。

感谢贵司的重视与配合，期待您的佳音。

顺祝商祺！

XX设备有限公司采购部

李XX（经理）

联系电话：[此处可留电话]

电子邮箱：[此处可留邮箱]

X年X月X日

范例二：再次催货函（针对首次催货后仍未收到明确答复或货物的情况，语气可略加强硬）

标题：关于再次催促交付HT-____号合同项下精密轴承的函

XX机械制造有限公司：

贵司于X年X月X日收悉我司发出的关于HT-____号合同项下精密轴承的催货函后，至今未给予我司明确且有效的书面回复，该批货物仍未送达我司。

根据双方合同约定，该批精密轴承（型号ZZ-567，数量XX套）的最晚交货日期为X年X月X日，现已逾期近X周。