采购部工作流程与操作手册.docxVIP

采购部工作流程与操作手册

一、引言

本手册旨在规范采购部的日常工作流程与操作标准，确保采购活动的高效、合规、透明，并实现资源的最优配置。手册适用于采购部全体人员，并作为日常工作的指导依据。所有采购行为均应遵循公司相关规章制度，以“质优、价廉、及时、诚信”为基本原则。

二、采购工作核心流程

2.1需求提出与确认

需求部门根据实际业务需要，填写《采购需求单》，明确所需物资或服务的品名、规格型号、数量、质量标准、预估单价、需求日期及其他特殊要求。《采购需求单》需经需求部门负责人审批后，提交至采购部。采购部接收后，应对需求的合理性、必要性进行初步沟通与确认，如有疑问，及时与需求部门协商解决。对于重大或非常规采购需求，可能需要组织相关部门进行联合评审。

2.2采购需求接收与审核

采购部指定专人负责接收《采购需求单》，并进行统一登记编号。审核内容包括：需求是否明确、审批手续是否齐全、是否符合公司预算管理规定。对于不符合要求的需求单，应退回需求部门补充完善。审核通过的需求单，将作为采购工作的正式依据。

2.3供应商寻源与选择

根据采购需求的特性（如常规性、特殊性、金额大小等），采购部将采取不同的供应商寻源策略。对于已有合格供应商的常规物资，可从合格供应商名录中选取；对于新的物资或服务，或现有供应商无法满足需求时，需进行市场调研，寻找潜在供应商。供应商选择应综合考虑其资质、信誉、产品质量、价格、供货能力、售后服务及社会责任表现等因素。必要时，可组织对供应商的实地考察。

2.4询比价、议价与定价

依据采购金额和公司相关规定，采购部将采取询价、比价、议价或招标等方式确定采购价格。

*询价：向至少三家及以上合格供应商发出询价单，明确采购需求细节，要求供应商在规定时间内书面报价。

*比价：对各供应商的报价、资质、服务等进行横向比较，形成《比价分析报告》。

*议价：在比价基础上，针对价格、付款条件、交货期等关键条款与供应商进行进一步协商，争取最有利条件。

*定价：综合各项因素，确定最终供应商和采购价格，并履行相应的审批程序。

2.5合同签订与审批

确定供应商及价格后，采购部负责拟定采购合同。合同内容应包括：供需双方基本信息、产品或服务详情、数量、价格、质量标准、交货期、交货地点、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。合同拟定完毕后，需按公司合同审批流程进行逐级审批。审批通过的合同，由授权代表与供应商正式签署。

2.6采购订单下达与执行

合同签订后，或对于无需签订长期合同的小额、常规采购，采购部应及时向供应商下达《采购订单》。采购订单应清晰列明与合同一致的各项要素。采购部需对订单执行过程进行跟踪，确保供应商按约定时间、地点、数量和质量标准交付。如遇异常情况（如延期交货、质量问题），应立即与供应商沟通，并及时向部门负责人汇报，同时通知需求部门。

2.7到货验收与入库

物资到货后，采购部应通知需求部门、仓库管理员共同进行到货验收。验收依据为采购订单、合同约定及相关质量标准。验收内容包括：数量是否相符、外观是否完好、规格型号是否一致、相关技术资料是否齐全等。对于需要进行质量检验的物资，应由质检部门出具检验报告。验收合格后，仓库管理员办理入库手续，在系统中登记，并由相关人员签字确认。验收不合格的，由采购部负责与供应商协商退换货或索赔事宜。

2.8发票与付款处理

供应商按合同约定提供合法有效的发票。采购部收到发票后，需与采购订单、验收单（入库单）进行“三单匹配”审核，确认无误后，按公司财务付款流程办理付款申请。付款申请需附上相关原始凭证，经审批后提交财务部。采购部应跟踪付款进度，并与财务部保持沟通。

2.9采购收尾与评估

采购项目完成后，采购部应对本次采购活动进行总结。对于重要或大额采购项目，可组织进行采购效果评估，包括对供应商表现、采购流程效率、成本控制等方面的评价，评估结果将作为后续供应商管理及流程优化的参考依据。相关采购文件（需求单、订单、合同、验收单、发票复印件等）应整理归档，确保可追溯。

三、供应商管理

3.1供应商信息收集与建档

采购部负责收集潜在及现有供应商的基本信息，包括营业执照、生产许可证、产品合格证、质量体系认证、财务状况、业绩记录等，并建立供应商档案，进行动态管理。

3.2供应商评估与分级

定期或不定期对供应商进行综合评估，评估指标可包括产品质量、价格竞争力、交货及时性、售后服务、合作配合度等。根据评估结果对供应商进行分级（如合格供应商、优秀供应商、备选供应商等），并据此作为后续合作及订单分配的重要依据。

3.3合格供应商名录管理

建立并维护《合格供应商名录》，只有名录内的供应商方可参与公司采购活动（特殊情况需经审批）。对不合格或不再合作的供应商，应及时从名录