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企业信息系统用户手册编写标准范本

一、总则

1.1目的与意义

本标准范本旨在为企业信息系统用户手册（以下简称“用户手册”）的编写提供一套统一、规范的指导框架。其核心目的在于确保用户手册能够准确、清晰、全面地传递系统信息，帮助用户快速掌握系统功能与操作方法，提升系统的易用性和用户体验，从而充分发挥信息系统在企业运营中的支撑作用，降低用户学习成本，减少系统使用过程中的疑问与错误。

1.2适用范围

本范本适用于企业内部各类信息系统（如ERP、CRM、HRM、SCM等）用户手册的策划、编写、评审、发布及维护过程。无论是新开发系统的用户手册，还是现有系统升级迭代后的手册更新，均应参考本标准执行。企业内负责用户手册编写的团队及相关人员，包括产品经理、技术文档工程师、开发工程师、测试工程师及业务专家等，均需了解并遵循本标准。

1.3基本原则

用户手册的编写应始终遵循以下基本原则：

*用户导向：以目标用户的实际需求和认知水平为出发点，语言通俗易懂，避免过多使用专业术语，若必须使用，应提供清晰解释。

*准确性：内容必须与系统实际功能和操作流程完全一致，确保信息的真实性和可靠性。

*完整性：涵盖用户在使用系统过程中可能涉及的所有重要方面，包括系统概述、安装配置（如适用）、功能操作、常见问题等。

*一致性：术语、格式、风格在整本手册中保持统一，包括界面元素名称、操作动词的使用等。

*易用性：结构清晰，层次分明，便于用户快速查找所需信息。适当运用图表、截图等可视化元素辅助说明。

*及时性：随着系统的更新迭代，用户手册应同步进行修订和更新，确保其时效性。

二、用户手册的生命周期与编写流程

2.1生命周期概述

用户手册作为信息系统的重要组成部分，其生命周期应与系统的生命周期紧密绑定，主要包括：需求分析与规划阶段、内容编写阶段、评审与修订阶段、发布阶段以及维护与更新阶段。每个阶段均有其特定的任务和输出，以保证手册的质量和有效性。

2.2编写流程

2.2.1准备与规划

在着手编写之前，编写团队应首先进行充分的准备与规划工作。明确手册的目标读者群体及其特征（如技术背景、使用经验等），确定手册的核心内容与边界，制定详细的编写计划与时间表，并组建合适的编写团队。同时，需收集系统相关资料，如需求规格说明书、系统设计文档、原型图或界面截图等，并与开发团队、业务部门进行深入沟通，确保对系统有全面准确的理解。

2.2.2结构设计与内容大纲

基于前期的需求分析，设计用户手册的整体结构框架。这包括确定手册的章节划分、各章节的主要内容、章节间的逻辑关系等。内容大纲应尽可能详细，作为后续编写工作的蓝图。结构设计应遵循逻辑清晰、易于导航的原则，通常可按照用户的操作流程或系统功能模块进行组织。

2.2.3内容撰写

根据既定的内容大纲，由编写人员分工协作进行具体内容的撰写。撰写过程中应严格遵循本标准中关于内容规范、撰写风格等方面的要求。对于操作步骤的描述，应清晰、准确，步骤之间的逻辑关系明确。对于复杂的功能或概念，应辅以必要的解释和示例。同时，应注意及时嵌入必要的截图、图表等，并确保其质量和相关性。

2.2.4评审与修订

初稿完成后，需组织多轮评审。评审人员应包括编写团队内部成员、熟悉系统的开发或测试人员、最终用户代表以及相关业务专家。评审重点关注内容的准确性、完整性、一致性、易用性以及语言表达的清晰度。根据评审意见，编写人员对初稿进行修改和完善，直至满足质量要求。此过程可能需要反复多次。

2.2.5排版与发布

评审通过的手册内容，需进行专业的排版设计，使其版式美观、易于阅读。排版应注意字体、字号、行间距、段落格式、图表位置等细节的统一与规范。完成排版后，根据企业实际需求选择合适的发布形式，如PDF文档、在线帮助系统、印刷手册等，并确保发布渠道的畅通。

2.2.6维护与更新

系统投入使用后，随着业务需求的变化、系统功能的升级或发现手册内容存在不足时，编写团队应及时对用户手册进行维护和更新。建立有效的反馈机制，收集用户在使用手册过程中遇到的问题和建议，作为手册更新的重要依据。每次更新后，需明确版本号，并记录更新内容。

三、用户手册的结构与内容规范

3.1手册的基本组成部分

一本规范的用户手册通常应包含以下基本组成部分，具体可根据系统的复杂度和用户需求进行适当调整：

*封面

*扉页/版权声明

*前言/引言

*目录

*正文（核心内容）

*常见问题解答（FAQ）

*附录（可选）

*索引（可选）

3.2各组成部分的内容要求

3.2.1封面

封面应包含以下信息：

*系统名称：清晰标示本手册所对应的企业信息系统名称。

*手册名称：明确为“用户手册”或更具体的名称，如“XX系统操