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档案管理操作流程与注意事项

档案管理作为一项基础性、专业性极强的工作，是机构运营与发展中不可或缺的信息资源保障。其核心在于通过科学规范的流程，实现档案的有序管理、安全保管与高效利用，为决策提供依据，为历史留存凭证。本文将系统阐述档案管理的标准操作流程，并结合实践经验，强调各环节的注意事项，以期为档案管理人员提供具有操作性的指导。

一、档案的收集：源头把控，夯实基础

档案收集是档案管理的起点，其质量直接决定了后续工作的成效。此环节的核心任务是将机构各项活动中形成的、具有保存价值的各种载体文件材料，完整、及时、准确地汇聚起来。

操作流程要点：

1.明确收集范围与时限：根据国家相关规定及本机构实际，制定详细的档案收集范围细则，明确各部门、各岗位应归档文件的种类、载体（纸质、电子、声像等）及归档时限。通常分为定期归档（如年度、季度）和即时归档（如重大活动、专项工作）。

2.规范收集方式：可采取集中收集、专项收集、跟踪收集等多种方式。对于电子文件，应明确其归档路径和格式要求。

3.初步审核与交接：接收文件时，需对其完整性、准确性、规范性进行初步审核，核对文件份数、页数，检查文件制成材料是否符合归档要求。对于不符合要求的，应退回形成部门补充完善。审核无误后，办理正式交接手续，填写《档案交接登记表》，双方签字确认。

注意事项：

*强调全员归档意识：档案收集非档案管理部门一己之责，需加强宣传，提高各部门及员工的归档自觉性。

*确保交接手续完备：交接登记表是责任划分的重要依据，务必逐项填写清楚，妥善保存。

*关注电子档案的特殊性：电子档案的收集不仅包括文件本身，还应包括其元数据、背景信息及相应的软硬件环境说明，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

二、档案的整理：科学分类，系统排列

档案整理是将零散的、需要进一步条理化的档案，按照一定的原则和方法进行分类、组合、排列、编目，使之系统化、条理化的过程，是档案管理的核心环节。

操作流程要点：

1.分类：依据《档案著录规则》及本机构档案分类方案，对档案进行逐级分类。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据实际情况组合使用。分类应遵循逻辑性和稳定性原则。

2.编号（件号/卷号）：在分类的基础上，对档案实体进行编号，以固定其在档案体系中的位置。对于文书档案，通常采用“年度-机构（问题）-保管期限”的分类编号方法，并逐件或逐卷编号。

3.排列：按照编号顺序或档案形成的时间顺序、重要程度等，对档案在柜架内进行系统排列。

4.编目：编制档案目录，这是揭示档案内容、提供检索利用的重要手段。包括著录文件级或案卷级条目，形成《卷内文件目录》、《案卷目录》、《全引目录》等。著录项目应完整、准确，符合规范。

5.装盒/装订：对整理好的档案，根据其载体特性和保管要求进行装订（如线装、胶装）或装盒，填写案卷封面、脊背标签等信息。

注意事项：

*分类方案的统一与稳定：一旦确定，不宜频繁变动，确需调整应履行审批手续并做好记录。

*编号的唯一性与连续性：确保每份/卷档案都有唯一的编号，编号序列连续不重复、不跳号。

*著录的准确性与规范性：严格按照著录规则进行，确保检索的精准性。

*电子档案的整理：应与纸质档案整理同步规划、同步实施，注重元数据的捕获与著录，确保电子档案的逻辑关联和可追溯性。

三、档案的保管：安全第一，科学防护

档案保管是通过建立健全保管制度、改善保管条件、采取有效技术措施，防止档案的损坏、丢失，延长档案寿命的工作。

操作流程要点：

1.库房管理：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等。保持适宜的温湿度（通常温度控制在一定范围内，相对湿度控制在一定比例）。

2.日常维护：定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。做好库房的清洁卫生工作。

3.特殊载体档案保管：对照片、录音录像带、磁盘、光盘等特殊载体档案，应按照其特性采取专门的保管措施，如使用专用装具、控制温湿度、避免磁场干扰等。

4.档案流动管理：档案在馆内调阅、移出、归还时，需履行登记手续，防止错拿错放、丢失损坏。

注意事项：

*安全首位：严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。配备必要的消防、安防设备，并定期检查维护。

*温湿度监控：配备温湿度调控设备和监测仪器，做好记录与分析。

*定期检查与修复：制定档案检查计划，对破损、褪色、霉变的档案及时进行修复或复制。

*电子档案的长期保管：关注存储介质的老化问题，定期进行数据迁移和备份，采用“双套制”或“多套制”备份策略，确保数据安全。

四、档案的鉴定：去伪存