财务共享服务中心流程规范手册.docxVIP

财务共享服务中心流程规范手册

前言

本手册旨在为财务共享服务中心（以下简称“共享中心”）的日常运作提供一套系统、规范、高效的流程指引。它是共享中心各项业务处理的“宪法”，也是确保服务质量、控制运营风险、提升工作效率的基石。无论是新入职的同事，还是长期服务于共享中心的资深成员，都应将本手册作为日常工作的行为准则和操作指南。我们期望通过全体成员的共同遵守与持续优化，使共享中心真正成为企业财务体系的高效引擎和价值创造者。

第一章总则

1.1目的与意义

本手册的制定，旨在统一共享中心各项财务业务的处理标准和操作流程，明确各环节职责分工，确保财务信息的准确性、及时性与合规性，提升整体运营效率与服务水平，为企业战略决策提供坚实的财务数据支持。

1.2适用范围

本手册适用于共享中心所有在岗人员，以及与共享中心业务相关的各分子公司、业务单元及员工。凡在共享中心平台处理的各项财务业务，均须遵循本手册的规定。

1.3基本原则

1.准确性原则：所有财务数据及信息的处理必须基于真实、准确的原始凭证，确保账务处理的正确性。

2.及时性原则：业务处理应在规定时限内完成，保障财务信息的时效性，满足内外部信息使用者的需求。

3.合规性原则：严格遵守国家财经法律法规、公司内部财务制度及相关业务规定，确保业务处理合法合规。

4.效率性原则：在保证质量的前提下，优化流程，简化环节，提高工作效率，降低运营成本。

5.安全性原则：严格保护财务数据和信息安全，防止信息泄露、丢失或被篡改。

6.权责清晰原则：明确各岗位的职责权限，确保各司其职、各负其责，便于追溯和考核。

1.4核心目标

1.提升财务处理效率与质量，缩短业务周期。

2.强化财务风险管控，确保资金与资产安全。

3.实现财务标准化、规范化运作，提升企业整体财务管理水平。

4.为企业经营决策提供及时、准确、完整的财务信息支持。

5.优化资源配置，降低财务管理成本。

第二章核心业务流程规范

2.1费用报销流程

2.1.1流程概述

费用报销流程是员工因公务发生垫付款项后，向公司申请报销的业务处理过程，涵盖从报销申请、审批、单据审核、付款到账务处理及档案管理的完整环节。

2.1.2关键环节说明

2.1.2.1报销申请与原始单据收集

员工应在公务发生后，及时整理并粘贴合法、合规的原始凭证（如发票、行程单、付款凭证等），并通过共享中心指定的线上系统准确、完整地填写报销申请单，注明报销事由、金额、涉及项目等关键信息。原始单据应清晰可辨，内容与报销事由相符。

2.1.2.2审批流程

报销申请单需按照公司规定的审批权限及层级进行线上或线下审批。审批人应对报销事项的真实性、必要性以及金额的合理性进行审核。越级审批或未经有效审批的单据，共享中心有权退回。

2.1.2.3共享中心单据审核

共享中心审核岗收到审批通过的报销申请后，将对单据的合规性、完整性及准确性进行专业审核。审核要点包括：

*原始凭证的真伪、合规性（如发票类型、税率、开票信息等）。

*报销金额与原始凭证金额的一致性。

*报销标准的执行情况（如差旅补贴、住宿标准等是否符合公司规定）。

*附件的完整性（如会议费是否有会议通知、参会人员名单等）。

*预算控制（如涉及预算项目，需检查是否在预算额度内）。

审核发现问题的，应及时退回申请人并注明原因，要求其补充或更正。

2.1.2.4付款处理

审核无误的报销单据，将流转至付款岗。付款岗根据公司资金安排及付款周期，选择合适的付款方式（如银行转账、公务卡还款等），准确录入收款方信息，提交付款指令。付款完成后，系统应自动更新付款状态。

2.1.2.5账务处理

付款完成后，系统或财务核算岗应根据报销类型、部门、项目等信息，自动或手工进行账务处理，生成会计凭证，确保账实相符、账证相符。

2.1.2.6档案管理

电子报销单据及审批流应在系统中妥善保存。对于需要留存纸质档案的，应按规定整理、装订、归档，确保档案的完整性和可追溯性。

2.2应付账款管理流程

2.2.1流程概述

应付账款管理流程主要针对公司因采购商品、接受劳务等所产生的应付款项进行管理，包括从采购订单匹配、发票接收与校验、付款申请与审批、付款执行到账务处理及对账的全过程。

2.2.2关键环节说明

2.2.2.1采购订单与合同管理

共享中心应接收并维护经审批的采购订单及相关合同信息。这些信息是后续发票校验和付款的重要依据。

2.2.2.2发票接收与校验（三单匹配）

财务共享中心负责接收供应商送达的发票。审核岗需将发票信息与采购订单、收货确认信息（或服务验收单）进行“三单匹配”校验，核对品名、规格、数量、单价、金额等是否一致。对于存在差异的发票，应及时与采购部门或供应商沟通