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- 2026-01-27 发布于北京
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2026/01/23
印章管理工作汇报
汇报人：WPS
CONTENTS
目录
01
印章管理现状
02
存在的问题
03
改进措施
04
未来规划
印章管理现状
01
印章种类与数量
公章类印章
公司公章、合同专用章等共12枚，其中行政公章3枚（总部1枚、分公司2枚），合同章2枚用于对外签约。
财务类印章
财务专用章、发票专用章等8枚，如北京分公司财务章由专人保管，每月登记使用次数超30次。
业务类印章
项目专用章、验收专用章等15枚，如“XX产业园项目章”仅用于该项目文件签署，今年已使用28次。
印章使用频率
高频印章使用情况
公司公章每月使用约50次，集中于合同签订（占60%），如与某科技公司的年度合作协议盖章流程。
低频印章使用情况
工会印章每季度平均使用3次，多用于员工活动文件，如2023年第三季度组织的秋季运动会通知盖章。
印章管理流程
印章申请与审批
某集团规定，部门需提交《用印申请单》，经部门负责人、法务部双审，涉及合同类需总经理签字，平均审批时长0.5个工作日。
印章使用与登记
每次用印需登记《印章使用台账》，记录用印时间、文件名称、经办人，某国企曾因未登记导致合同纠纷，后强化台账管理。
印章保管与交接
财务专用章由出纳专人保管，下班入保险柜，交接时需填写《印章交接记录表》，双方签字确认，某银行实行双人双锁保管制度。
保管人员配置
人员数量与岗位设置
目前共配置专职印章保管人员8名，其中行政章管理员3名、财务专用章管理员2名、合同章管理员3名，实行专人专管。
资质审核与培训情况
所有保管人员均通过背景审查，每年参加2次印章管理专项培训，考核通过率100%，如2023年组织了《印章风险防控实务》培训。
保管人员配置
轮岗与交接机制
建立每半年轮岗制度，交接时需填写《印章交接登记表》，由部门主管监督，2023年已完成3次轮岗，交接记录完整。
职责与权限划分
明确保管人员“谁保管、谁负责”原则，如财务章管理员仅在财务总监审批后盖章，2023年未发生越权用印情况。
存在的问题
02
使用规范执行不到位
用印审批流程跳级操作
某部门签订合同时，未按规定经部门负责人及法务审核，直接由经办人持章盖章，导致合同条款存在法律风险。
印章外带登记缺失
销售团队外出投标时，携带公章未办理外带登记，返回后无法说明使用轨迹，存在印章滥用隐患。
用印文件存档不全
行政部在开具介绍信后，未留存用印文件副本，后期核查时无法追溯用印内容及审批记录。
监管机制不完善
高频印章使用情况
公司行政公章每月使用约150次，集中于合同签订（占比60%）、对外函件（30%）及资质证明（10%），如与供应商签订年度采购合同时需频繁加盖。
低频印章使用情况
工会印章每季度使用仅3-5次，主要用于会员入会证明、工会活动通知等，如举办员工生日会时需盖章确认活动方案。
信息化程度较低
印章申请与审批
某科技公司规定，部门需提交《用印申请表》，注明用印事由、份数，经部门经理及法务部双审通过后方可盖章。
印章使用与登记
某国企采用电子登记系统，每次用印需记录用印文件名称、经办人、时间，重要合同还需扫描存档备查。
印章保管与交接
某银行实行“双人双锁”保管制度，印章存放于保险柜，交接时需填写《印章交接登记表》并双方签字确认。
改进措施
03
强化使用规范培训
01
公章类印章
公司现有公章、合同专用章等5类行政印章，其中公章1枚由行政部专人保管，合同章2枚用于不同业务线合同签署。
02
财务类印章
包含财务专用章、发票专用章等4类财务印章，财务专用章1枚与法人章分人保管，每月使用登记超30次。
03
业务类印章
涵盖项目专用章、部门印章等6类业务印章，如XX项目部印章用于项目文件审批，全年使用量达120余次。
完善监管与审核流程
01
用印审批流程简化
某部门为赶项目进度，未走线上审批直接用印，事后补单，致合同条款审核遗漏，造成12万元经济损失。
02
印章使用登记不全
行政部月度检查发现，3月份有15次用印未登记用印人及事由，其中2次为外单位借用公章。
03
违规异地用印频发
销售部业务员携带合同章赴外地签约，3次未办理异地用印报备，存在印章失控风险。
引入信息化管理系统
高频印章使用情况
公司行政公章年均使用约1200次，集中于合同签订、文件审批等场景，如与某科技公司合作项目合同盖章达30余次。
低频印章使用情况
工会印章全年仅使用15次，主要用于会员证明开具，如为员工办理购房公积金提取证明盖章2次。
定期开展检查工作
专职印章管理员设置
目前配备5名专职印章管理员，均通过ISO42001信息安全认证，每人负责特定类别印章，如合同章管理员张XX需每日登记用印记录。
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