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办公室文档分类及存储规范手册模板

一、手册目的与适用范围

（一）编制目的

为规范公司办公室文档的分类、存储、流转及管理工作，提高文档检索效率，保障信息安全，避免文档丢失或损坏，特制定本手册。本手册旨在建立统一的文档管理标准，保证各部门文档管理工作的有序性和一致性。

（二）适用范围

本手册适用于公司各部门（含行政部、财务部、人力资源部、业务部等）在日常工作中产生的各类纸质文档和电子文档，包括但不限于制度文件、会议纪要、工作报告、合同协议、培训资料、客户资料等。

二、文档分类规则

（一）按部门属性分类

根据文档产生部门，将文档分为以下大类，每大类以部门名称拼音首字母缩写标识（如行政部为XZ、财务部为CW）：

部门

大类代码

示例文档类型

行政部

XZ

公司制度、会议通知、固定资产台账

财务部

CW

财务报表、预算报告、付款凭证

人力资源部

RL

员工档案、招聘记录、培训方案

业务部

YW

销售合同、客户资料、项目计划书

研发部

YF

技术文档、研发报告、专利资料

（二）按文档性质分类

在部门分类基础上，按文档性质进行二级分类，使用两位数字编码（01-99），具体

部门大类

二级分类代码

分类名称

示例文档

XZ

01

制度类

《员工手册》《考勤管理制度》

XZ

02

会议类

年度总结大会纪要、部门周例会纪要

CW

01

报表类

月度利润表、年度预算表

CW

02

凭证类

报销单、发票复印件（注：避免使用敏感词“发票”，可替换为“费用凭证”）

RL

01

档案类

入职登记表、劳动合同

RL

02

培训类

新员工培训PPT、技能考核记录

（三）按密级与保存期限分类

根据文档的重要性和保密要求，分为三个密级，并明保证存期限：

密级

定义

保存期限

示例文档

公开

可在公司内部公开查阅

永久/10年

公司简介、组织架构图

内部

仅限相关部门或指定人员查阅

10年/5年

部门工作计划、项目进度表

秘密

涉及公司核心信息或敏感数据

15年/至项目结束后

未公开的合同协议、技术方案

三、文档存储规范

（一）存储原则

集中管理：各部门文档由指定文档管理员统一存储，个人不得私自留存重要文档。

分类存放：严格按照分类规则存放，保证“部门-性质-密级”三级对应，避免混放。

安全保密：秘密级文档需加密存储（电子文档）或专柜存放（纸质文档），查阅需经部门负责人*审批。

便于检索：文档命名、存储位置需规范，保证快速定位。

（二）存储介质与要求

1.纸质文档

文件夹管理：使用统一规格的硬壳文件夹，封面标注“部门大类-二级分类-文档名称-密级-保管期限”（示例：“XZ-01-员工手册-内部-10年”）。

文件柜存放：按部门代码分区存放，每个文件柜贴有部门标签及分类索引表；秘密级文档存放带锁文件柜，钥匙由文档管理员*保管。

定期整理：每月对纸质文档进行清点，破损文档及时修复或复印替换。

2.电子文档

存储路径：统一存储在公司指定服务器或云盘路径，格式为“服务器/云盘盘符/部门大类/二级分类/文档名称”（示例：“F:\01docx”）。

命名规范：电子文档命名格式为“文档名称_版本号_创建日期_创建人”（示例：“部门周例会纪要_V1.0.docx”），避免使用“/”“*”“?”等特殊字符。

加密与备份：秘密级电子文档需设置打开密码，重要文档每周由部门文档管理员*备份至服务器指定备份目录，每月刻录光盘异地保存。

四、文档分类与存储操作流程

（一）文档创建与初步分类

文档创建：员工创建文档时，根据文档内容确定所属部门大类、二级分类及密级。

命名与标注：按“存储规范”要求命名文档，并在文档首页页脚标注“部门：X、密级：X、保管期限：X”。

部门审核：部门负责人*审核文档分类及密级是否准确，确认无误后签字。

（二）文档归档提交

纸质文档归档：每月最后1个工作日，员工将审核后的纸质文档提交至本部门文档管理员*，填写《纸质文档归档登记表》（见模板一）。

电子文档归档：员工将电子文档至指定服务器路径，同步填写《电子文档存储信息表》（见模板二），发送至部门文档管理员*邮箱。

（三）文档审核与整理

文档管理员审核：部门文档管理员*核对文档分类、命名、密级是否符合规范，对不符合要求的退回修改。

分类上架/存储：审核通过后，纸质文档按分类顺序放入对应文件夹并归入文件柜；电子文档确认存储路径正确，更新部门文档总目录。

（四）存储后管理

定期检查：文档管理员*每季度对存储文档进行检查，保证纸质文档无破损、无丢失，电子文档路径正常、备份完整。

借阅与归还：借阅文档需填写《文档借阅申请表》（见模板三），经部门负责人批准后由文档管理员登记；借阅期限不超过3个工作日，归还时检查文档完整性。

到期处理：保管期限届满的文档，由文档管理员填写《文档销毁审批表》（