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设备采购评估及供应商管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司设备采购行为，科学评估采购需求与设备性能，强化供应商全生命周期管理，降低采购成本与风险，提升设备投资回报率及整体运营效率，特制定本办法。本办法依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，并结合实际运营需求制定。

第二条适用范围

本办法适用于公司各部门、各子公司（以下统称“各单位”）进行的各类生产设备、研发设备、办公设备及其他重要辅助设备的采购评估活动，以及为公司提供上述设备的供应商的选择、评估、合作与关系维护等管理工作。

第三条基本原则

设备采购评估及供应商管理应遵循以下原则：

1.需求导向原则：采购评估应以公司实际生产经营和发展战略需求为根本出发点。

2.科学严谨原则：评估过程应基于充分的数据、客观的分析和规范的流程。

3.性价比最优原则：在满足功能和质量要求的前提下，追求综合成本最低和效益最大化。

4.公平公正公开原则：供应商选择与管理过程应透明、规范，确保机会均等。

5.动态管理与持续改进原则：对设备采购效果和供应商表现进行持续跟踪与优化。

第二章设备采购评估

第四条需求分析与规划

各单位根据年度经营计划、产能扩张、技术升级或设备更新等需求，提出设备采购申请。申请前须进行充分的需求分析，明确设备的用途、预期产能、技术水平、使用环境、预算范围及投资回报周期等关键要素，并形成《设备采购需求说明书》。需求分析应充分征求使用部门、技术部门及财务部门的意见。

第五条市场调研与信息收集

采购部门（或指定负责部门，下同）接到经审批的采购需求后，应组织进行广泛的市场调研。调研内容包括但不限于：当前市场主流设备品牌、型号、技术参数、性能指标、价格区间、供应商资质、售后服务能力及行业应用案例等。信息收集渠道可包括行业展会、专业期刊、网络平台、供应商拜访及同行交流等。

第六条技术参数与配置确认

结合需求分析和市场调研结果，技术部门应牵头会同使用部门共同制定详细的设备技术参数与配置要求。技术参数应具有明确性、可衡量性和前瞻性，避免过度追求“高精尖”导致资源浪费，同时也要防止配置不足影响未来生产运营。对于关键或复杂设备，可邀请相关领域专家参与技术参数的论证。

第七条成本效益分析

财务部门应协同采购及使用部门对拟采购设备进行全面的成本效益分析。这不仅包括设备的购置价格，还应涵盖运输、安装、调试、培训、备品备件、能耗、维护保养及最终处置等全生命周期成本。效益分析则应评估设备投产后对生产效率、产品质量、成本控制、安全环保及市场竞争力提升等方面的预期贡献，必要时进行投资回报率（ROI）、净现值（NPV）等财务指标测算。

第八条风险评估

在设备采购评估过程中，应充分识别和评估潜在风险，如技术风险（技术不成熟、与现有系统不兼容）、市场风险（价格波动、供应商履约能力）、财务风险（资金占用、成本超支）、操作风险（员工技能不匹配）及安全环保风险等。针对识别出的风险，应制定相应的应对预案。

第九条采购方案评审与决策

基于上述分析，采购部门应编制《设备采购评估报告》，并提交公司相关决策机构（如采购委员会或总经理办公会）进行评审。评审内容包括需求的必要性、技术的先进性与适用性、成本的合理性、效益的可实现性及风险控制措施的有效性等。评审通过后方可进入后续采购执行环节。

第三章供应商管理

第十条供应商准入与初审

公司应建立规范的供应商准入机制。潜在供应商需提供营业执照、相关生产经营许可证、质量管理体系认证、产品检验报告、业绩证明及财务状况等基本资质文件。采购部门会同技术、质量等部门对供应商的资质信誉、生产能力、技术水平、质量控制体系、供货及时性及售后服务等进行初步审核与筛选，形成合格供应商备选库。

第十一条供应商信息建档与动态管理

对通过初审的供应商，公司应建立详细的供应商档案，记录其基本信息、资质文件、合作历史、产品信息、价格记录、质量反馈、履约情况及评估结果等。供应商档案应指定专人负责管理，并根据实际合作情况进行动态更新与维护，确保信息的准确性和完整性。

第十二条供应商绩效评估

公司应建立科学的供应商绩效评估体系，定期（如每季度或每半年）对合作供应商进行综合评估。评估指标可包括但不限于：

1.产品质量：合格率、退货率、故障频次等；

2.价格竞争力：价格水平、价格稳定性及成本下降空间；

3.交付能力：准时交货率、订单满足率；

4.售后服务：响应速度、服务质量、问题解决效率；

5.合作配合度：沟通效率、应变能力、技术支持等。

评估结果应及时反馈给供应商，并作为供应商分级、订单分配、合作调整及淘汰的重要依据。

第十三条供应商分级与关系维护

根据绩效评估结果，可将供应商划分为不同等级（如战略供应商、优先供应商、合格供应商、观察供应商等）。针对