质量管理体系自查表和改进建议模板.docVIP

质量管理体系自查与改进工具指南

一、适用工作场景

本工具适用于企业内部质量管理体系的定期维护与持续优化，具体场景包括：

体系常规审核：按季度/半年度/年度对质量管理体系的符合性、有效性进行全面检查，保证体系运行符合ISO9001等标准及企业内部制度要求。

外部审核迎检准备：在第三方认证审核、客户验厂前，通过自查提前识别不符合项，针对性整改，提升审核通过率。

问题专项排查：针对特定质量问题（如批量不合格、客户投诉重复发生）、新项目投产、流程变更或法规更新等场景，聚焦相关模块开展深度自查。

体系优化迭代：在体系运行一段时间后，通过自查评估现有流程的适用性，识别改进空间，推动体系版本升级。

二、自查与改进操作流程

（一）准备阶段：明确自查范围与依据

成立自查小组

由质量管理部门牵头，成员包括生产、技术、采购、仓储等相关部门负责人（如生产主管、技术工程师、*采购专员），必要时邀请外部专家参与。

明确组长职责（统筹进度、协调资源、审核结果），组员职责（提供本部门数据、配合现场检查、参与问题整改）。

确定自查范围与重点

根据自查目标（如全面审核/专项排查），确定覆盖的体系要素（如“管理职责”“资源管理”“产品实现”“测量分析改进”等）及关键流程（如“来料检验”“过程控制”“不合格品处理”“客户反馈处理”）。

结合历史问题（如近半年内重复发生的不符合项）、外部审核要求、新法规变化等，聚焦高风险领域（如关键工序、特种作业）。

收集自查依据

整理标准文件：ISO9001标准、行业特定规范（如IATF16949for汽车行业）、企业质量手册、程序文件、作业指导书、检验规范等。

收集记录数据：近期的质量记录（如检验报告、不合格品处理单、内审报告、客户投诉记录）、目标达成情况（如产品合格率、客户满意度、交货准时率）。

（二）实施阶段：逐项检查与记录

文件审查

对照体系文件，检查文件的完整性（如是否有遗漏的程序文件）、有效性（如版本是否最新、审批手续是否齐全）、符合性（如是否与标准要求一致）。

示例：检查《生产过程控制程序》是否明确关键工序的参数监控要求，最新版本是否已发放至生产车间。

现场核查

深入生产/办公现场，观察实际操作与文件规定的符合性，记录“人、机、料、法、环、测”各环节的运行状态。

示例：查看操作工是否按作业指导书要求使用检测设备，设备点检记录是否完整，工作环境温湿度是否符合规定。

记录验证

随机抽取质量记录（如3个月的进料检验记录、5份不合格品处理单），检查记录的完整性（是否填写所有必填项）、真实性（如数据是否与实际一致）、可追溯性（如批次号、责任人是否清晰）。

人员访谈

与不同层级员工（如一线操作工、班组长、部门经理）交流，知晓其对质量体系要求的理解程度、执行中的困难及改进建议。

示例：询问操作工“是否清楚本岗位的质量控制关键点”“发觉质量问题时的处理流程”。

（三）问题分析阶段：识别根本原因

分类汇总不符合项

将自查中发觉的问题按“严重不符合”（体系失效导致质量目标未达成/可能引发重大风险）和“一般不符合”（偶发偏离/不影响体系有效性）分类，记录问题描述、发生环节、责任部门。

示例：严重不符合——“未按规定对供应商进行年度审核，导致某批次原材料不合格”；一般不符合——“3份检验记录漏填检验日期”。

分析根本原因

对严重不符合项采用“5Why分析法”“鱼骨图法”等工具，从“人员、设备、物料、方法、环境、管理”等维度深挖根本原因，避免仅停留在表面现象。

示例：针对“供应商未审核”问题，追问“为什么未审核？”→“质量专员离职后未交接”→“未明确岗位交接清单”→“管理流程存在漏洞”。

（四）改进阶段：制定并落实措施

制定纠正与预防措施

针对每个不符合项，明确纠正措施（立即解决当前问题，如补做供应商审核）和预防措施（防止问题再发生，如修订《供应商管理程序》，增加“岗位交接清单”附件）。

填写《改进建议表》（见模板），内容需包含：问题描述、改进措施、责任部门/人、完成时限、验证方式。

审批与传达措施

由自查小组组长审核改进措施的可行性，保证措施符合SMART原则（具体、可衡量、可达成、相关、时限）。

将措施传达至责任部门，明确责任人及完成时间，签字确认。

跟踪执行进度

质量管理部门每周跟踪措施落实情况，对逾期未完成的部门及时提醒，协调解决执行中的障碍（如资源不足、流程冲突）。

（五）验证阶段：评估改进效果

现场验证

完成时限后，由自查小组对改进措施的效果进行现场验证，如检查“供应商年度审核报告”“岗位交接清单执行记录”等。

确认问题是否彻底解决，是否引入新风险（如修订后的流程是否导致操作效率下降）。

效果评估

对比改进前后的质量指标（如产品合格率提升幅度、客户投诉次数减少量），评估措施的有效性。

若效果未达预期，重新分析原因，调整改进措施。