采购申请与审批流程模板供应商选择与合同管理.docVIP

适用业务场景

常规采购：预算内、标准化物品的重复性采购（如办公用品、常用耗材）；

紧急采购：因突发需求需快速响应的采购（如设备故障急需替换零件）；

专项采购：金额较大、技术复杂或涉及重要项目的采购（如大型设备定制、系统开发服务）。

流程操作步骤详解

一、需求提出与申请

需求确认：申请人（如部门专员*）明确采购物品/服务的具体需求，包括名称、规格型号、数量、质量标准、用途、期望交付时间等，保证需求描述清晰、无歧义。

填写申请单：通过企业采购管理系统或纸质表单填写《采购申请单》，需附以下材料：

需求说明（如技术参数、功能要求）；

市场初步调研（至少2家供应商的报价参考或产品对比，若为紧急采购可简化）；

预算明细（含总价、预算科目，需符合部门年度预算）。

内部审核：申请人提交申请单至部门负责人*审核，重点确认需求的合理性、必要性及预算匹配性，审核通过后流转至采购部。

二、采购部初审与合规性核查

资料完整性检查：采购专员*核对《采购申请单》及附件是否齐全，信息是否准确（如规格、预算、需求部门等），缺失资料需补充完整。

合规性审查：核查采购事项是否符合公司《采购管理制度》《招投标管理办法》等规定，包括：

是否属于集中采购目录内物品；

是否需履行招投标程序（如金额超过规定限额）；

是否存在关联交易需回避（如供应商为公司关联方）。

反馈意见：初审通过后，按审批层级流转；若不通过，注明原因并退回申请人修改。

三、分级审批

根据采购金额及风险等级，实行分级审批（示例）：

低风险采购（金额≤5万元）：部门负责人→采购部经理审批；

中风险采购（5万元＜金额≤20万元）：部门负责人→采购部经理→财务部→分管副总审批；

高风险采购（金额＞20万元）：部门负责人→采购部经理→财务部→分管副总→总经理*审批。

审批节点需在规定时限内完成（如每个节点不超过2个工作日），逾期未反馈视为默认通过。

四、供应商选择与评估

供应商寻源：

公开采购：通过企业供应商库、公开招标平台、行业展会等渠道发布采购信息，邀请符合资质的供应商参与；

邀请采购：针对技术复杂或专属物品，邀请3家及以上合格供应商参与（需提供邀请理由）；

紧急采购：可从合格供应商库中选择1-2家快速响应，事后补充说明原因。

资质审核：供应商需提供以下资料（复印件加盖公章）：

营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、经营许可证）；

近1年类似项目业绩证明（合同关键页）；

财务状况报告（资产负债表、利润表，若为小规模供应商可简化）。

评估与选定：采购部组织评估小组（含使用部门、技术专家、财务*），采用“综合评分法”（满分100分）确定候选供应商，评分标准参考：

价格（40%）：符合预算，最低价不等于最优价；

资质与业绩（30%）：资质齐全、业绩良好；

服务能力（20%）：交付周期、售后保障方案；

信誉（10%）：无重大商业纠纷、行政处罚记录。

评分最高者为首选供应商，次选为备选（需说明选定理由，形成《供应商评估报告》）。

五、合同拟定与审批

合同拟定：采购专员*根据选定供应商信息及采购需求，拟定《采购合同》，合同内容需包含：

双方基本信息（名称、地址、联系人、电话）；

采购标的（名称、规格、数量、质量标准、技术参数）；

价格与支付方式（含单价、总价、支付节点、账户信息）；

交付条款（时间、地点、运输方式、风险转移）；

验收标准（方法、流程、异议处理）；

违约责任（违约金、赔偿范围、合同解除条件）；

争议解决方式（协商→仲裁→诉讼）；

其他约定（如保密条款、知识产权归属）。

审核与修订：

法务部*审核合同条款的合法性、严谨性，重点排查歧义条款、风险漏洞；

使用部门、财务部审核技术条款、支付条款的可行性；

供应商确认合同内容，双方达成一致后签署（纸质合同需加盖公章，电子合同需符合电子签名法规定）。

六、合同执行与交付跟进

订单下达：采购专员*向供应商发出《采购订单》，明确交付时间、地点及技术要求，作为合同附件。

履约监控：采购部全程跟踪供应商生产/备货进度，定期（如每周）向使用部门反馈进展；若遇延期风险，及时协调供应商调整计划，必要时启动备选方案。

交付验收：

供应商按约定交付货物/服务，提供送货单、合格证、检验报告等资料；

使用部门、质检部门*共同验收，对照合同标准核对数量、质量、功能等，填写《验收确认单》；

若验收不合格，需在3个工作日内书面通知供应商整改，整改后复验直至合格。

七、付款与结算

发票审核：供应商开具合规增值税发票，采购专员核对发票信息（名称、税号、金额、项目）与合同、验收单是否一致，提交财务部。

付款审批：财务部审核发票、验收单、合同等单据的完整性，按合同约定支付节点发起付款流程，经财务负责人、分管领导审批后安排付款。

账务处理：财务部及时进行账务登记，保证资金流向清晰，相关单据按月整理归档