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供应链采购申请及审批标准化模板

一、适用情境与发起条件

日常运营采购：生产所需原材料、办公用品、设备配件等常规物资的补充采购；

新项目采购：新业务拓展、技术研发、项目建设等专项活动所需的定制化物资或服务；

紧急采购：因突发故障、生产任务调整等需快速响应的物资采购；

零星采购：单次采购金额较小（如低于5000元）、规格标准化的低值易耗品采购。

发起条件：当部门因业务需求需采购非库存物资或服务时，由需求部门填写本模板，经审批流程确认后启动采购。

二、标准化操作流程指引

第一步：需求发起与信息填写

发起人：需求部门负责人指定专人（如采购专员或业务经办人）作为申请人；

操作要求：申请人登录采购管理系统或填写纸质模板，准确填写以下信息：

基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、预算编号（如涉及）；

采购明细：物资/服务名称、规格型号、技术参数、质量要求、需求数量、预估单价、预估总价、主要用途、期望交付日期；

供应商建议：如有意向供应商，需填写其名称、联系方式及选择理由（如历史合作记录、价格优势等）；

特殊说明：如需定制化生产、特殊运输条件或紧急采购原因等。

注意事项：预估单价需参考历史采购价或市场询价，保证合理性；技术参数需清晰明确，避免模糊描述（如“高功能设备”需具体标注参数指标）。

第二步：部门内部初审

审核人：需求部门负责人（如部门经理）；

审核内容：

采购需求的必要性：是否为部门业务开展所必需，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）；

需求数量与规格的合理性：是否符合实际使用需求，是否存在过量采购；

预算匹配性：采购总金额是否在部门预算额度内，超预算需同步提交《预算调整申请表》。

输出结果：审核通过后，负责人在“部门初审意见”栏签字确认；驳回需注明原因，退回申请人修改。

第三步：采购部专业审核

审核人：采购部专员及负责人；

审核内容：

物资/服务分类：根据采购目录判断是否属于集中采购范围（如大宗原材料、固定资产等需纳入集中采购流程）；

规格与市场适配性：审核技术参数是否符合行业标准，是否存在可优化降本的空间；

供应商合规性：意向供应商是否在《合格供应商名录》内，新供应商需同步提交资质文件（如营业执照、行业许可证等）进行预审；

紧急采购合理性：对标注“紧急”的申请，核实是否确实符合紧急条件（如生产停工风险、安全处理等）。

输出结果：审核通过后，采购部在“采购审核意见”栏签字，并反馈建议的采购方式（如招标、询价、单一来源采购等）；驳回需明确具体问题（如参数不合规、供应商资质不符等）。

第四步：财务部预算与资金审核

审核人：财务部专员及负责人；

审核内容：

预算科目准确性：采购项目是否对应正确的预算科目，避免串项使用预算；

资金支付计划：审核付款方式（如预付款、分期付款、货到付款）是否符合财务制度，大额采购需评估资金流动性；

成本合理性：对比历史采购数据及市场价格，判断预估总价是否在合理区间，必要时要求补充市场询价记录。

输出结果：审核通过后，财务部在“财务审核意见”栏签字确认；驳回需说明预算不足或成本异常等原因。

第五步：分级审批决策

根据采购金额及重要性，实行分级审批：

低值采购（金额≤5万元）：由采购部负责人、财务部负责人联合审批；

中值采购（5万元＜金额≤20万元）：增加分管副总审批；

高值采购（金额＞20万元）：需提交总经理办公会集体审议，形成会议纪要作为审批依据。

紧急采购：可启动“先审批后补单”流程，但需由需求部门负责人及分管副总签字确认紧急原因，并在采购完成后3个工作日内补全手续。

第六步：审批结果反馈与采购执行

结果反馈：审批完成后，采购部在1个工作日内将审批结果（通过/驳回）反馈给申请人；

采购执行：审批通过后，采购部根据采购方式实施采购（如发布招标公告、联系供应商报价、签订采购合同等），并将合同副本抄送财务部及需求部门；

交付验收：物资到货后，需求部门组织验收（核对数量、规格、质量等），填写《采购验收单》，反馈至采购部归档。

三、采购申请表单模板

供应链采购申请单

基础信息

内容

申请单编号

由采购系统自动（如CGYYYYMMDDX）

申请部门

申请人

*（姓名）

联系方式

申请日期

YYYY年MM月DD日

预算编号

预算金额（元）

紧急程度

□常规□紧急（请注明原因：_________）

采购明细

内容

序号

物资/服务名称

1

2

…

合计金额（元）

（大写：_________________________）

审批流程

意见/签字

日期

部门初审意见

负责人签字：_________

YYYY年MM月DD日

采购审核意见

审核人：_________负责人签字：_________

YYYY年MM月DD日

财务审核意见

审核人：_________负责人签字：_________

YYYY年MM月DD日