物业企业合同管理及风险防范.docxVIP

物业企业合同管理及风险防范

在物业行业的日常运营中，合同扮演着至关重要的角色，它不仅是企业对外开展业务、对内规范管理的基石，更是维护企业合法权益、防范经营风险的关键屏障。物业企业业务范围广泛，涉及的合同类型繁杂，从与业主签订的《物业服务合同》，到与供应商的采购合同、与外包单位的服务合同，再到与员工的劳动合同等，几乎渗透到经营管理的每一个环节。因此，构建一套科学、系统的合同管理体系，强化风险防范意识与能力，对物业企业的稳健发展而言，其重要性不言而喻。

一、合同的事前防范：源头把控，未雨绸缪

合同风险的防范，首要在于“防患于未然”。在合同谈判与起草阶段，就应将风险意识贯穿始终，力求从源头上减少乃至杜绝潜在风险。

（一）审慎的合同谈判与起草

合同谈判是明确双方权利义务、划分责任的关键环节。物业企业在谈判前，应充分了解自身需求与市场情况，同时对合作方进行必要的背景调查，包括其资质、信誉、履约能力等，避免与实力不足或信誉不佳的主体合作。

合同起草则是将谈判成果固化的过程，其核心在于确保条款的严谨性、完整性和合法性。一份高质量的合同文本应至少包含以下核心要素：

1.合同主体：务必核实签约各方的真实身份与法律资格，确保其具备相应的民事权利能力和行为能力。对于企业法人，应查验其营业执照、相关资质证书；对于自然人，应确认其身份信息。

2.合同标的：明确合同指向的服务或物品，例如物业服务合同中的服务范围、标准、期限；采购合同中的物品规格、数量、质量等。

3.权利义务：这是合同的灵魂。双方的权利义务约定应清晰、具体、对等，避免模糊不清或单方面加重一方责任的条款。例如，在物业服务合同中，需明确物业服务企业提供的具体服务项目、标准，以及业主应履行的缴费义务等。

4.价款与支付：明确合同总金额、计价方式、支付期限、支付方式及发票开具等事宜，避免后续产生经济纠纷。

5.履行期限、地点和方式：约定合同的生效时间、履行期限、具体履行地点及履行方式。

6.违约责任：这是防范风险的核心条款之一。应明确约定双方违约的情形及相应的违约责任承担方式，如违约金的计算标准、赔偿范围等。避免使用“一方违约，应依法承担违约责任”等过于笼统的表述，力求具体、可操作。

7.争议解决方式：约定合同履行过程中发生争议时的解决途径，是选择诉讼还是仲裁，以及明确管辖法院或仲裁机构。

8.合同的变更、解除与终止：明确合同变更、解除的条件和程序，以及合同终止后的善后事宜处理。

在起草合同时，物业企业应尽量使用由企业法务或专业律师审核制定的标准化合同范本。这些范本通常经过了充分的法律论证，能够有效覆盖常见风险点。但范本并非一成不变，仍需根据具体项目的特殊性进行针对性调整和补充。

（二）严格的合同审批流程

建立健全合同审批制度是确保合同质量、控制风险的重要保障。合同在正式签署前，应经过必要的内部审核程序。例如，业务部门对合同的商业可行性负责，财务部门对合同的付款方式、税务影响等进行审核，法务部门或外聘律师则从法律角度进行合规性审查，重点关注合同条款的合法性、完整性、严谨性及潜在风险。审批流程应形成书面记录，确保责任可追溯。对于重大或复杂的合同，还应提交企业决策层审议。

二、合同的事中控制：动态管理，及时纠偏

合同签署生效后，并非万事大吉，合同的履行过程同样需要精细化管理，以确保合同目的的实现，并及时发现和处理履行过程中的问题。

（一）合同履行的跟踪与监控

物业企业应指定专人或部门负责合同的跟踪管理，定期检查合同的履行情况。对于物业服务合同，要确保服务标准得到有效执行；对于采购合同，要关注供应商的供货质量和时间；对于外包服务合同，要监督服务过程和成果。建立合同履行台账，记录合同的关键节点、履行进度、付款情况、对方履约情况等信息，确保合同信息的透明化和可追溯性。

在合同履行过程中，如发现对方可能或已经出现违约行为，应及时采取应对措施，如发函催告、协商解决等，避免损失扩大。同时，己方也应严格遵守合同约定，全面、适当履行自身义务，避免因己方违约而陷入被动。

（二）合同变更与补充的规范管理

合同履行过程中，因客观情况发生变化，可能需要对原合同内容进行变更或补充。此时，应坚持“书面形式”原则，任何变更或补充协议都应签订书面文件，并履行与原合同同等的审批程序，由双方签字盖章后生效。严禁口头变更合同内容，以免发生争议时无法举证。

（三）合同履行中的证据意识

在合同履行的整个过程中，物业企业应强化证据意识，注意收集和保存与合同履行相关的各类文件资料，如会议纪要、往来函件、通知、签收凭证、付款凭证、验收报告、对方违约的证据等。这些文件在发生争议时将成为维护企业合法权益的重要依据。

三、合同的事后救济：妥善处理，化解风险

尽管事前防范和事中控制做得再好，合同纠纷仍有可能发生。因