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合同管理与签订规范模板

一、适用范围与场景

二、标准化操作流程

（一）需求发起与审批

需求提出：业务部门根据合作需求，填写《合同需求审批表》，明确合作方基本信息、合作内容、标的物/服务描述、预算金额、合作期限等核心要素，部门负责人签字确认。

内部审批：需求表提交至法务部门（或指定合规岗）及财务部门审核。法务部门重点审查合作必要性及法律可行性，财务部门审核预算合规性，审批通过后进入合同起草环节。

（二）合同起草

模板选择：根据合作类型（如采购合同、服务合同、保密协议等），选择对应的标准化合同模板；无模板时，参考行业通用范本起草。

内容填写：

合同标题需明确合同性质（如“项目技术开发合同”）；

合同主体信息需完整（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表等）；

核心条款包括：合作内容与标的、数量与质量要求、价款/报酬及支付方式、履行期限与地点、验收标准、违约责任、争议解决方式、保密条款、不可抗力等；

涉及技术服务的，需明确技术成果归属、知识产权条款；涉及长期合作的，需约定续签条件及终止条款。

（三）审核与修订

部门联审：起草完成后，提交至法务部门、财务部门及业务部门负责人联审。

法务部门：重点审查条款合法性、合规性，是否存在歧义、法律漏洞（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院）；

财务部门：审查付款方式、税务条款、发票要求是否与财务制度一致；

业务部门：确认合作内容、技术要求、交付标准是否符合实际需求。

修订反馈：审核部门需在2个工作日内反馈意见，起草部门根据意见修订后再次提交，直至所有部门审核通过。

（四）谈判与签署

商务谈判：由业务部门牵头，法务部门配合与合作方就合同条款进行谈判，重点沟通价款、履行期限、违约责任等核心条款，谈判结果需形成《会议纪要》作为合同附件。

最终确认：谈判达成一致后，合同文本经双方法定代表人或授权代表签字（需提供授权委托书），并加盖合同专用章或公章（公章需预留印模备案）。

签署时限：合同文本自审核通过后10个工作日内完成签署，逾期需重新启动审批流程。

（五）履行与跟踪

履约交底：业务部门在合同生效后3个工作日内，向相关部门（如仓储、技术、财务）进行履约交底，明确双方权利义务、交付节点、验收标准等。

进度跟踪：业务部门建立《合同履行跟踪表》，记录合作方履约进度（如交付时间、质量反馈、付款申请等），对逾期履约或质量不达标情况，及时发函催告并留存证据。

验收与结算：合作方完成交付后，业务部门联合技术、质检部门按合同约定标准验收，出具《验收合格单》；财务部门凭验收单、发票等资料办理付款手续。

（六）归档与备案

资料整理：合同签署后，业务部门收集合同文本、审批表、附件（如会议纪要、授权委托书）、验收单等全套资料，整理成册。

归档管理：合同正本交由档案管理部门（或指定专人）统一保管，电子版同步存入合同管理系统，档案编号规则为“年份-部门-合同类型-序号”（如“2023-采购-服务-001”）。

保管期限：合同保管期限一般为合同终止后5年，涉及知识产权、长期合作或法律纠纷的，保管期限延长至纠纷解决后10年。

三、关键工具模板

模板1：合同需求审批表

申请部门

申请人

申请日期

合作方名称

统一社会信用代码

合作内容简述

预算金额

付款方式

建议合作期限

需附件

部门负责人意见

签字：

日期：

法务部门审核

签字：

日期：

财务部门审核

签字：

日期：

模板2：合同基本信息表

合同编号

签署日期

生效日期

甲方信息

名称：

地址：

法定代表人：

联系人：*

电话：*

乙方信息

名称：

地址：

法定代表人：

联系人：*

电话：*

合同标的

价款/报酬

金额：

支付节点：

履行期限

自______至______

争议解决方式

□协商□仲裁（机构：______）□诉讼（法院：______）

模板3：合同履行跟踪表

合同编号

履约阶段

计划日期

实际日期

履约情况简述

责任人

□交付准备

*

□阶段性交付

*

□最终验收

*

□付款申请

*

异常记录

模板4：合同归档清单

档案编号

合同编号

合同名称

存放位置

保管人

归档日期

保管期限

附件清单

□审批表□会议纪要□验收单□授权委托书□其他______

四、风险控制与要点提示

主体审查：签约前务必核实合作方主体资格，查验营业执照、相关资质证书（如行业许可证、安全生产许可证等），保证其具备履约能力；避免与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签约。

条款严谨性：避免使用“尽可能”“大概”等模糊表述，价款、数量、履行期限等需明确具体；违约责任应与义务对等，约定违约金计算方式或损失赔偿范围。

印章管理：合同必须加盖合同专用章或公章，严禁以部门章、财务章替代；印章保管需建立台账，用印前需核对合同文本与审批表一致性。

保密义务：涉及商业秘密的合同，需