行业供应商信息管理模板.docVIP

一、适用范围与典型应用场景

二、供应商信息管理全流程操作指南

（一）前期准备：明确管理目标与责任分工

确定管理范围：根据企业业务需求，明确需纳入管理的供应商类型（如原材料供应商、服务外包商、设备供应商等）及信息维度（如基础信息、资质文件、合作记录等）。

成立管理小组：由采购部牵头，联合法务部、财务部、使用部门（如生产部、市场部）指定专人负责，保证信息收集的全面性与准确性。

准备资料清单：梳理供应商需提供的必备资料（如营业执照、相关行业许可证、法定代表人证件号码明等），并制定统一的信息填报标准。

（二）信息收集：全面获取供应商基础资料

供应商自主申报：向潜在或现有供应商发放《供应商信息登记表》，要求其完整填写企业名称、统一社会信用代码、注册地址、经营范围、联系人及职务等基础信息，并附上资质文件扫描件（加盖公章）。

部门交叉验证：采购部对接供应商获取信息后，交由法务部核查营业执照、许可证等文件的有效性与合规性；财务部核实供应商的银行账户信息、纳税信用等级等财务相关数据。

现场补充调研：对关键或高风险供应商（如长期合作、大宗采购供应商），可安排实地考察，核实其生产规模、技术能力、仓储条件等实际情况，补充信息记录。

（三）系统录入：规范填写与信息核对

选择管理工具：根据企业规模选择管理方式（如Excel表格、ERP系统、专业供应商管理软件），保证信息可存储、可查询、可更新。

填写模板表格：按照本模板“核心表格”要求，逐项录入收集到的信息，保证字段完整、格式统一（如日期格式统一为“YYYY-MM-DD”，金额单位统一为“元”）。

三级审核机制：录入完成后，由采购专员初审、采购经理复核、部门负责人终审，重点核对信息一致性（如名称与营业执照是否一致、联系方式是否有效）及资质文件有效期。

（四）动态维护：定期更新与状态跟踪

设置更新周期：根据供应商合作风险等级，制定差异化更新频率——高风险供应商每季度更新一次，中低风险供应商每半年更新一次，内容包括资质续期、联系人变更、经营异常等。

状态分类管理：在系统中标注供应商合作状态（如“正常合作”“暂停合作”“终止合作”“考察中”），对“暂停”或“终止”合作的供应商，记录原因及截止日期，并归档相关合同与沟通记录。

异常预警机制：对即将到期的资质文件（如营业执照、ISO认证等），系统提前30天提醒相关负责人跟进续期；对出现严重违约或负面新闻的供应商，及时触发风险评估流程。

（五）归档管理：分类存储与合规留存

电子与纸质归档：审核通过的供应商信息（含资质文件、合作合同、更新记录等）需同步存储至企业服务器（加密）及指定档案柜，电子档案命名规则为“供应商名称-信息类型-日期”（如“科技有限公司-资质文件-2023-10-01”）。

归档期限要求：合作期间的信息长期保存；合作终止后，基础信息与资质文件至少保存3年，涉及法律纠纷的档案保存至纠纷解决后5年。

调阅权限控制：建立信息调阅审批流程，仅采购管理小组、法务部、财务部等相关部门人员因工作需要可申请调阅，严禁私自复制或外传供应商敏感信息。

三、供应商信息管理核心表格模板

（一）供应商基本信息表

字段名称

填写说明

示例

供应商全称

与营业执照一致的法定名称

科技有限公司

统一社会信用代码

18位信用代码注册地址

工商注册的详细地址

北京市海淀区路号大厦

经营地址

实际经营场所地址（如与注册地址不同）

上海市浦东新区路号

法定代表人

姓名

*经理

联系人

日常对接人姓名

*主管

联系人职务

如“销售经理”“采购专员”

采购总监

联系方式

企业固定电话或联系人手机（内部脱敏）

010-X

开户银行

合作银行全称

中国工商银行支行

银行账号

用于结算的银行账户（内部脱敏）

6222X

纳税人识别号

税务登记号主营业务

核心产品或服务描述

电子元器件研发与生产

合作状态

正常/暂停/终止/考察中

正常

最后更新日期

信息最近一次更新的日期

2023-10-01

（二）供应商资质文件清单

文件名称

证书编号

发证机关

有效期

附件名称（扫描件）

更新日期

营业执照北京市工商行政管理局

2025-12-31

公司营业执照.pdf

2023-09-15

ISO9001质量管理体系认证

0012023

中国质量认证中心

2026-05-20

ISO9001证书.pdf

2023-05-20

行业生产许可证

XK01-2023-

国家食品药品监督管理局

2024-03-01

生产许可证.pdf

2023-03-10

环评分析

环评[2023]号

市生态环境局

2025-08-31

环评报告.pdf

2023-08-20

（三）供应商合作情况跟踪表

合作产品/服务名称

合同编号

合作起始日期

合作截止日期

付款方式

合作