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企业财务报销流程标准及操作手册

前言

为规范公司财务管理，明确报销流程，提高工作效率，确保资金使用的合规性、合理性与安全性，特制定本手册。本手册旨在为公司全体员工在日常费用报销、差旅费报销、业务招待费报销等各类经济活动的财务处理提供清晰、统一的指引。请各部门及全体员工认真学习并严格遵照执行。本手册将根据公司发展及相关政策法规的变化适时修订。

第一章总则

1.1目的与依据

本手册的制定，旨在通过标准化的报销流程，加强公司内部管控，防范财务风险，保障公司资产安全，同时提升员工报销的便捷性与财务工作的效率。制定依据包括国家相关财经法律法规、公司内部管理制度及会计准则。

1.2适用范围

本手册适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工及其他为公司提供劳务的人员）在执行公司公务过程中所发生的各项费用的报销活动。控股子公司可参照执行，或根据自身情况另行制定，但需不低于本手册的管控标准。

1.3基本原则

1.真实性原则：报销的经济业务必须真实发生，所提供的原始凭证必须真实、合法、有效。

2.合法性原则：报销事项及费用标准必须符合国家法律法规及公司内部规章制度的规定。

3.及时性原则：费用发生后，报销人应在规定时限内及时办理报销手续，避免跨期。

4.权责对等原则：各级审批人对所审批事项的真实性、合规性负责；报销人对报销内容的真实性承担直接责任。

5.效益性原则：各项费用支出应符合公司经营目标，力求经济合理，避免浪费。

第二章报销基本规定

2.1报销范围

报销范围主要包括但不限于：

*差旅费：员工因公出差所发生的交通、住宿、伙食补助等费用。

*业务招待费：因业务需要招待客户、合作伙伴等所发生的餐饮、礼品等费用。

*办公费：日常办公所需的文具、纸张、打印、通讯等费用。

*交通费：员工因公发生的市内交通费用。

*差旅费：员工因公出差所发生的交通、住宿、伙食等费用。

*培训费：员工为提升业务能力参加培训所发生的费用。

*其他：经公司批准的其他与经营活动相关的合理费用。

2.2费用标准

各项费用报销均需遵守公司规定的开支标准。具体标准（如差旅费住宿标准、伙食补助标准、业务招待费人均标准等）将另行制定并作为本手册的附件，或在公司相关专项制度中明确。报销时，超标准部分原则上不予报销，特殊情况需书面说明理由并经更高层级审批。

2.3原始凭证要求

1.发票类型：国内业务一般应取得增值税专用发票（用于抵扣进项税）或增值税普通发票；特殊情况无法取得发票的，需提供合规的其他外部凭证。

2.基本要素：发票必须注明公司全称、统一社会信用代码（或纳税人识别号）、开票日期、商品或服务名称、规格型号（如有）、单位、数量、单价、金额、税率、税额等信息，并加盖开票单位的发票专用章。

3.合规性：发票内容应与实际经济业务相符，不得虚开、套开发票。电子发票应确保真实有效，防止重复报销。

4.完整性：原始凭证应保持整洁、完整，不得涂改、挖补。如发票有误，应退回原单位重开或取得有效证明。

5.附件要求：根据费用性质，可能需要提供额外附件，如出差申请单、会议通知、培训通知、采购申请、合同协议、付款凭证等，以证明业务的真实性和必要性。

第三章报销操作流程

3.1报销申请与单据填写

1.获取凭证：费用发生时，报销人应主动向收款方索取符合规定的原始凭证。

2.整理粘贴：将原始凭证（发票、行程单等）按类别、时间顺序整齐粘贴在“费用报销单”或公司指定的报销粘贴单上，粘贴时应避免覆盖关键信息。

3.填写单据：完整、准确填写“费用报销单”的各项内容，包括：报销部门、报销日期、报销人、费用所属项目（如有）、费用事由（需简明扼要描述业务背景）、费用明细（按费用类别分列，如交通费、住宿费等，注明日期、内容、金额）、附件张数、合计金额（大小写必须一致）等。如为差旅费，还需填写出差地点、出差时间、出差人员等信息。

4.核对确认：报销人应对所填写内容及所附原始凭证的真实性、准确性、完整性进行认真核对，确认无误后签字。

3.2审批流程

报销单据填写完毕并粘贴整齐后，应按照公司规定的审批权限和流程进行逐级审批。

1.部门负责人审批：报销人将单据提交直属部门负责人，部门负责人对费用发生的真实性、必要性及费用标准的合规性进行审核，确认无误后签字。

2.相关职能部门审批（如需）：对于特定类型的费用（如业务招待费、大额采购等），可能需要相关职能部门（如行政部、采购部）负责人进行审核。

3.财务部门审核：经部门负责人（及相关职能部门）审批通过后，单据提交至财务部门。财务审核人员将对报销单据的合规性、完整性、准确性进行专业审核，包括：原始凭证的合规性、费用标准的执行情况、报销金额的计算、审批流程的完