会议纪要记录表.docVIP

一、适用范围与场景

本工具适用于各类工作会议的记录与管理，包括但不限于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会、阶段性总结会等。通过规范记录会议核心内容，帮助参会人员明确会议结论、跟踪任务进展、保证信息传递准确，同时为后续工作复盘和决策提供依据。尤其适用于需要多人协作、任务分工明确、需形成可执行决议的会议场景。

二、会议纪要记录操作流程

（一）会前准备阶段

明确会议基本信息：提前与会议组织者确认会议主题、时间、地点、主持人、记录人及参会人员名单，保证信息准确无误。

准备记录工具：根据会议规模和重要性，选择纸质记录模板或电子文档（如Word、Excel），提前或打印会议纪要模板；若会议涉及复杂数据或图表，可准备辅助记录工具（如思维导图软件）。

熟悉会议议题：提前获取会议议程，知晓各议题的核心目标和讨论方向，梳理关键词和可能涉及的责任部门/人员，便于记录时快速抓取重点。

（二）会中记录阶段

记录基础信息：会议开始后，首先在模板中填写会议名称、日期、具体起止时间、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人，以及参会人员（含主参会人、列席人员）和缺席人员及原因（若需）。

聚焦议题讨论：按会议议程顺序逐项记录，每个议题需包含：

讨论要点：记录核心观点、不同意见及关键论据（避免逐字记录，提炼关键词和结论）；

争议问题：标注未达成一致的议题及主要分歧点；

共识内容：明确各方一致认可的意见或方案。

突出决议与行动项：对会议形成的决议，需记录“决议内容”“责任部门/责任人”“完成时限”三项核心要素；对行动项，需明确具体任务、负责人、配合方（若有）及交付成果（如“完成市场调研报告”“提交预算方案”）。

标注待确认信息：若讨论中存在需后续核实的数据、待决策的方案或需补充的资料，及时标注“待确认”，并在会后第一时间跟进。

（三）会后整理阶段

整理初稿：会议结束后2个工作日内，根据会中记录整理会议纪要初稿，保证逻辑清晰（按议程顺序）、语言简练（避免口语化表达）、要素完整（基础信息、议题、决议、行动项无遗漏）。

核对确认：将初稿提交主持人审核，重点核对决议内容、行动项的责任人与时限是否准确；若有参会人员提出补充或修改意见，需及时调整并再次确认。

分发与归档：审核通过后，按需分发给参会人员及相关方（抄送部门负责人或上级领导），同步通过邮件、企业协作平台等渠道发送，并保留发送记录；最后将电子版及纸质版（若有）归档至指定文件夹，按“会议名称-日期”命名，便于后续查阅。

三、会议纪要记录表模板

会议基本信息

会议名称

[例：项目Q3进度推进会]

会议日期

年月日

会议时间

：—：（具体起止时间）

会议地点

[例：3楼会议室/线上会议（腾讯会议：X）]

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员（主参会人）

主管、专员、*工程师（按实际参会人姓名/职务填写，多人可分行列出）

参会人员（列席人员）

顾问、行政专员（若有）

缺席人员及原因

[例：*总监（出差未归）]

会议议题与讨论记录

序号

议题名称

1

[例：项目当前进度汇报]

2

[例：下一阶段资源分配]

3

[例：客户反馈问题处理]

后续行动项汇总

序号

任务内容

1

协调供应商解决物料延迟问题

2

调整项目测试计划

3

制定加班补偿方案

4

整理客户反馈需求并评估优先级

附件

[例：项目进度表、客户反馈邮件截图等，如有需列出]

备注

[例：本次会议形成的决议需各部门严格执行，后续进展将在下次例会通报]

四、使用注意事项与建议

记录客观准确：避免加入个人主观评价，如实反映会议讨论内容和决议，尤其是责任人和时限等关键信息需反复核对，保证无误。

突出重点信息：会议纪要需以“决议”和“行动项”为核心，用加粗、序号等方式标注，便于快速抓取；讨论过程可精简，保留关键论据即可。

及时性与闭环管理：会后整理需在2个工作日内完成，保证信息时效性；行动项需明确“责任人”和“完成时限”，并在后续会议中跟踪进展，形成“记录-执行-反馈”的闭环。

灵活调整模板：根据会议类型（如决策会、研讨会）可适当增删模板内容，例如专题研讨会可增加“备选方案分析”“风险提示”等模块，保证适配实际需求。

注意保密要求：若会议涉及敏感信息（如未公开的项目计划、人员调整等），需在纪要中标注“内部文件，注意保密”，并按公司规定限定分发范围。