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采购合同审核标准化流程模板

一、适用范围与背景

二、审核流程详解

步骤1：合同接收与初步登记

责任人：采购专员*

操作内容：

接收供应商提交的合同文本（含电子版及纸质版，保证版本一致）；

核对合同基本信息（合同编号、供应商名称、采购物品/服务名称、合同金额、签订日期等）是否完整；

登记《合同接收台账》（记录合同名称、提交日期、对接人、审核状态等信息），分配唯一审核编号。

输出物：《合同接收台账》

步骤2：合同形式审查

责任人：法务助理*

操作内容：

检查合同文本是否为最终版本，是否有清晰签字页及骑缝章；

核对合同双方主体信息（供应商营业执照、授权委托书等）是否真实有效，避免与无资质主体签约；

确认合同附件（如技术规格书、报价单、供货清单等）是否齐全且与主合同内容一致。

审核标准：主体资质合法、附件完整、签署要素齐全。

步骤3：商务条款专项审核

责任人：采购经理*

操作内容：

价格条款：核对合同价格是否与采购订单一致，是否包含税费、运输费、安装费等全部费用，明确支付节点（如预付款、到货款、质保金比例及支付条件）；

交付条款：确认交付时间、地点、方式是否符合采购计划，明确逾期交付的违约责任；

质量条款：核对技术参数、验收标准是否符合采购需求，约定质量异议提出期限及处理流程；

服务条款：针对服务类合同，明确服务范围、响应时间、售后支持等内容。

审核标准：价格合理、交付可追溯、质量可验收、服务无歧义。

步骤4：法律条款专项审核

责任人：法务专员*

操作内容：

权利义务条款：核对双方权利义务是否对等，避免企业承担单方面义务（如“供应商无需承担不可抗力责任”等不公平条款）；

违约责任：明确违约情形（如逾期交付、质量不合格、付款延迟等）及对应的违约金计算方式，保证违约金合理且具有可执行性；

争议解决：约定争议解决方式（协商、仲裁或诉讼），明确管辖地（优先选择企业所在地法院/仲裁机构）；

保密条款：明保证密范围、期限及违约责任，特别是涉及商业秘密的项目；

合同生效与终止：约定合同生效条件（如签字盖章后）、终止情形及终止后的权利义务处理（如资料归还、款项结算）。

审核标准：条款合法合规、权责对等、风险可防控。

步骤5：风险综合评估

责任人：风控专员*

操作内容：

评估供应商履约能力（如历史合作业绩、财务状况、生产/服务能力）；

识别合同潜在风险（如政策变动风险、市场价格波动风险、供应链中断风险等）；

对高风险条款提出修订建议，并协同采购、法务部门制定风险应对预案。

输出物：《合同风险评估表》

步骤6：沟通修订与反馈

责任人：采购专员（牵头）、法务专员、采购经理*

操作内容：

对审核中发觉的问题（如条款歧义、风险点），由采购专员汇总形成《合同修订清单》，明确修订内容及建议；

与供应商进行沟通，协商修订条款，保证双方达成一致；

供应商修订后，重新提交法务、采购部门进行复核，直至所有问题闭环。

输出物：《合同修订清单》及修订后合同文本

步骤7：最终审批与签署

责任人：分管领导、采购总监、法定代表人*（或授权代表）

操作内容：

法务部门出具《法律审核意见书》，确认合同无法律风险；

采购部门整理完整审核资料（合同文本、修订清单、风险评估表等），提交分管领导及采购总监审批；

审批通过后，由法定代表人或授权代表签署合同，加盖企业合同专用章；

签署后3个工作日内，将合同正本（至少一式两份）移交档案管理部门，同步更新《合同归档台账》。

输出物：《法律审核意见书》、签署版合同、《合同归档台账》

三、标准化审核工具表单

表1：合同接收台账

合同编号

合同名称

供应商名称

合同金额（元）

提交日期

对接人

联系方式

审核状态

备注

CG-2024-001

原材料采购合同

A公司

500,000

2024-03-01

审核中

CG-2024-002

设备采购合同

B公司

1,200,000

2024-03-02

1395678

已签署

表2：合同风险评估表

合同编号

风险点描述

风险等级（高/中/低）

现有控制措施

责任部门

修订建议

CG-2024-001

交付周期较长（90天）

中

约定逾期交付违约金0.05%/天

采购部

增加分批交付条款

CG-2024-002

供应商单一依赖

高

开发备用供应商

采购部

补充“不可抗力替代方案”

表3：法律审核意见书

合同编号

审核部门

审核人

审核日期

主要审核意见

结论（通过/修订后通过/不通过）

CG-2024-001

法务部

2024-03-05

第5.2条“质量异议期”建议延长至到货后15天（原为7天），便于充分检验

修订后通过

CG-2024-002

法务部

赵六

2024-03-03

第8条争议解决约定“由仲裁委员会仲裁”，未明确具体机构，需补充“市仲裁委员会”

不通过，需修订

四、关键要点与风险提示

审核重点突出