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员工报销制度

一、引言

为规范公司财务管理，明确员工费用报销标准及流程，确保报销行为的合理、合规与高效，保障公司及员工的合法权益，特制定本制度。本制度旨在通过清晰的指引，使员工了解报销的各项要求，同时促进公司资源的有效利用与成本控制。全体员工在日常工作中产生的各类费用报销，均须遵循本制度的规定。

二、适用范围

本制度适用于公司全体在职员工因履行工作职责而发生的各项合理、必要费用的报销事宜。涵盖日常办公费用、差旅费、业务招待费、以及其他经公司批准的专项费用。

三、报销原则

1.真实性原则：报销的费用必须真实发生，与实际业务相符，严禁虚报、冒领、伪造。相关原始凭证（如发票、行程单等）必须真实、有效。

2.合法性原则：报销的费用必须符合国家法律法规及公司相关规定，所取得的原始凭证必须是合法的税务发票或其他有效凭证。

3.相关性原则：报销的费用必须与员工履行岗位职责、开展公司业务直接相关。个人消费及与公司业务无关的费用不得报销。

4.合理性原则：费用支出应遵循必要、节约的原则，在满足业务需求的前提下，选择经济实惠的方案，避免铺张浪费。

5.及时性原则：费用发生后，员工应尽快整理相关凭证并办理报销手续，一般情况下，当期费用应在当期或次期内完成报销，跨年度费用原则上不予报销（特殊情况除外）。

四、报销标准与凭据要求

（一）日常费用报销

1.办公用品费：员工因工作需要购买办公用品，应优先通过公司统一采购渠道。如确需个人垫付，需取得正规发票，发票抬头应为公司全称，内容需列明物品名称、数量、单价。

2.市内交通费：因公产生的市内交通费用，应选择公共交通方式（公交、地铁等）。确因工作紧急或携带物品较多等特殊情况需乘坐出租车/网约车的，需在报销时注明事由、起止地点及时间。出租车票或网约车行程单、电子发票为有效报销凭据。

3.通讯费：根据公司相关规定，符合条件的员工可享受通讯费用补贴，具体标准参照公司另行制定的补贴方案执行。报销时需提供个人实名的通讯费发票。

4.快递费：因公发生的快递费用，需提供快递详情单及相应发票，注明收件人、寄件人、物品内容及事由。

（二）差旅费报销

1.交通费用：

*员工出差应根据行程远近、紧急程度选择合适的交通工具。长途交通优先选择火车、汽车等经济便捷的方式；确需乘坐飞机的，应提前申请并经相应权限负责人批准。

*交通费用报销需提供正规交通票据（机票、火车票、汽车票等），行程单应与票据信息一致。

2.住宿费用：

*出差住宿应选择安全、经济的酒店，住宿标准参照公司规定的不同级别人员住宿标准执行。

*报销时需提供酒店出具的正规住宿发票，发票应注明住宿起止日期、人数、单价及金额，并附费用明细清单。

3.伙食补助费：

*员工出差期间可享受伙食补助，补助标准参照公司规定执行，按实际出差天数计算。

*一般情况下，伙食补助费无需提供发票，直接计入差旅费报销单。如参与统一安排的用餐并已由公司或接待方支付，则不再享受相应时段的伙食补助。

4.市内交通及其他杂费：出差地市内交通费用参照市内交通费报销规定执行。其他如行李托运费等特殊杂费，需注明事由并提供相应票据。

（三）业务招待费报销

1.业务招待费是指因业务需要招待客户、合作伙伴等发生的餐费、礼品费等。发生业务招待费前，原则上应提前申请，说明招待对象、事由、预计人数及金额，并经相应权限负责人批准。

2.报销业务招待费时，需提供正规餐饮发票或礼品发票，发票抬头为公司全称。同时，需在报销单上详细注明招待对象、人数、陪同人员、招待事由及时间地点。

3.业务招待应遵循必要、合理、适度的原则，严格控制招待标准和陪同人数。

（四）其他专项费用

如培训费、租赁费、咨询费等其他专项费用，报销时需提供相关合同协议（如需）、审批文件、正规发票及其他相关证明材料，具体要求按专项费用性质及公司相关规定执行。

五、报销流程

1.费用发生与凭据收集：员工在费用发生时，应主动向对方索取符合规定的原始凭证，并妥善保管。

2.填写报销单：员工在规定时间内，填写公司统一格式的《费用报销单》，详细列明费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息，并将原始凭证整齐粘贴在报销单后。

3.部门负责人审核：报销单经部门负责人审核签字，确认费用的真实性、必要性及合规性。部门负责人应对本部门员工的报销行为负责。

4.财务部门审核：经部门负责人审核后的报销单提交至财务部门。财务人员将对报销凭证的合法性、完整性、准确性，以及报销标准的执行情况进行审核。

5.审批与付款：财务审核通过后，按照公司审批权限逐级上报审批。审批完成后，由财务部门根据公司资金安排，通过银行转账等方式将报销款项支付至员工个人账户。

六、报销责任

1.员工责任：