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财务部门费用报销审批流程模板

一、流程设计的基本原则

费用报销审批流程是企业财务管理的重要组成部分，旨在规范报销行为，控制费用支出，确保资金安全，提高运营效率。本流程模板的设计遵循以下原则：

1.合法性与合规性：严格遵守国家财经法律法规及公司内部财务管理制度。

2.权责清晰：明确各环节审批人的职责与权限，确保审批链条完整、可控。

3.效率优先：在保证审核质量的前提下，优化流程节点，减少不必要的流转。

4.控制风险：通过多级审核，有效识别和防范虚报、冒领、超标等风险。

5.可操作性：流程设计应结合公司实际情况，力求简明易懂，便于执行。

二、费用报销基本要求

在启动报销流程前，报销人需确保所报销费用符合以下基本要求：

1.真实性：费用必须真实发生，与公司经营活动直接相关。严禁虚构交易、虚报冒领。

2.合规性：费用标准、报销范围需符合公司相关制度规定。如差旅费的住宿标准、交通方式等。

3.及时性：费用发生后应尽快办理报销手续，一般不应超过[合理期限，例如：一个自然月或一个季度]。跨年度费用报销需遵循公司特定规定。

4.完整性：报销凭证（如发票、行程单、付款凭证等）必须齐全、完整、清晰，要素（如开票日期、抬头、税号、项目、金额、开票方信息等）需准确无误。

三、费用报销审批流程图解与说明

（一）报销发起与初步整理

1.报销人准备：

*报销人根据实际发生的费用，收集并整理所有合法、有效的原始凭证。

*按照公司规定的格式填写《费用报销单》（或通过财务系统提交电子报销单），确保内容填写完整、准确，包括：报销部门、报销日期、报销人、费用事由、费用明细（日期、内容、金额、附件张数等）、合计金额等。

*将原始凭证整齐粘贴，并与《费用报销单》一并提交。

（二）部门负责人/直接上级审批

1.审核重点：

*费用发生的真实性、必要性及与业务的相关性。

*费用标准的合规性（如是否符合部门预算、是否在规定标准内）。

*报销单填写的完整性与准确性。

2.审批动作：

*对符合要求的报销申请，签署审批意见并转下一环节。

*对不符合要求的，退回报销人并说明原因，要求其补充或修改。

（三）财务部门审核

财务部门是费用报销的专业审核关口，通常由费用会计或指定财务人员负责。

1.审核重点：

*原始凭证审核：发票的真伪、合规性（如是否为增值税专用发票/普通发票，是否加盖发票专用章等）、与报销内容的一致性。其他附件的完整性与有效性。

*报销单审核：金额计算的准确性，费用分类的恰当性。

*政策合规性审核：是否符合公司费用报销制度及相关管理规定，是否有特殊审批情况。

*预算控制审核：结合部门预算执行情况进行审核（如适用）。

2.审核动作：

*审核通过的，签署意见后转下一审批环节或提交至资金支付环节。

*审核发现问题的，退回报销人或部门负责人，并明确指出问题所在，要求更正或补充。对于重大疑问或不合规事项，应及时向上级财务负责人汇报。

（四）更高层级审批（如适用）

根据公司组织架构、审批权限设置及报销金额大小，可能需要更高级别的管理层（如分管副总、总经理等）进行审批。

1.审批重点：

*对超出部门负责人审批权限的大额费用或特殊费用进行决策。

*从公司整体运营角度审视费用的合理性。

2.审批动作：

*审批通过的，签署意见后转财务部门（通常是出纳环节）。

*审批未通过的，退回并说明原因。

（五）出纳付款

1.付款前复核：出纳人员对已完成所有审批流程的报销单及附件进行最后复核，重点检查审批手续是否完备、金额是否准确。

2.支付处理：

*根据报销单上的收款信息（通常为报销人本人银行账户），按照公司资金管理规定和付款周期，安排资金支付（如网银转账、支票等）。

*付款完成后，在报销单上加盖“付讫”章或进行相应的电子标记，并登记付款记录。

3.凭证返还：对于需要返还给报销人的原始凭证（如已认证抵扣的增值税专用发票抵扣联），在付款后及时返还。

（六）账务处理与凭证归档

1.财务会计根据审批通过并已付款的报销凭证，及时进行账务处理，准确记录相关费用科目。

2.报销凭证（包括《费用报销单》及所有原始附件）作为会计凭证的一部分，按照会计档案管理规定进行整理、装订和归档，确保其安全、完整，便于日后查阅。

四、审批权限设定参考

审批权限的设定应结合公司规模、管理需求及费用性质进行划分。以下为常见的权限划分维度，企业应根据自身情况细化：

*按费用金额：设定不同级别管理者的审批金额上限。例如，部门负责人审批一定金额以下，分管副总审批更高金额，总经理审批特大金额。

*按费用类型：对于特定类型费用（如业务招