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软件资产管理及正版化推广制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司软件资产的管理，提高软件资源使用效益，保障信息系统安全稳定运行，降低法律风险，促进公司信息化建设健康发展，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所属各单位（以下统称“各单位”）的所有软件资产，包括但不限于操作系统、数据库系统、中间件、办公软件、专业应用软件、工具软件及各类业务系统等。所有员工在公司范围内使用软件均须遵守本制度。

第三条定义

本制度所称软件资产，是指公司拥有或通过合法途径获得使用权，能为公司带来经济价值或服务效益的各类计算机软件及其相关的介质、文档、授权证明等。软件正版化是指使用具有合法授权的软件产品，确保软件的使用符合相关知识产权法律法规及软件许可协议的要求。

第四条基本原则

软件资产管理及正版化推广工作应遵循以下原则：

（一）统一领导、分级负责：公司层面统一规划和指导，各单位负责具体实施与日常管理。

（二）合法合规、杜绝盗版：严格遵守国家知识产权法律法规，确保使用的软件均为正版授权软件。

（三）规范管理、注重实效：建立健全软件资产全生命周期管理流程，提高软件资产的使用效率和投资回报。

（四）安全优先、防范风险：保障软件使用过程中的信息安全，防止因使用非正版软件带来的安全漏洞和法律风险。

第二章组织与职责

第五条组织架构

公司成立软件资产管理及正版化推广工作领导小组（以下简称“领导小组”），由公司分管领导任组长，成员包括信息技术部门、法务部门、采购部门、财务部门及各主要业务部门负责人。领导小组下设办公室，设在信息技术部门，负责日常协调与推进工作。

第六条职责分工

（一）领导小组职责：审定公司软件资产管理及正版化推广相关制度和策略；审议重大软件采购与处置方案；协调解决工作推进中的重大问题。

（二）信息技术部门职责：作为软件资产管理的牵头部门，负责制定和完善软件资产管理及正版化推广的具体实施细则；负责公司级软件资产的集中采购、部署、维护和技术支持；建立和维护公司软件资产台账；组织开展软件正版化自查与整改工作；提供相关技术咨询和培训。

（三）法务部门职责：负责对软件采购合同、许可协议等法律文件进行审核，提供知识产权方面的法律咨询；协助处理与软件使用相关的法律纠纷。

（四）采购部门职责：负责按照公司采购管理制度和本制度要求，组织软件的采购工作，确保采购渠道的合法性和规范性；配合信息技术部门做好软件采购的需求确认和供应商评估。

（五）财务部门职责：负责软件资产的价值核算与财务管理，将软件资产纳入公司资产管理体系；根据审批后的采购计划安排资金预算。

（六）各业务部门职责：负责本部门软件资产的日常使用和保管，提出软件需求；配合信息技术部门进行软件资产的登记、盘点和正版化工作；加强本部门员工的软件正版化意识教育，自觉抵制盗版软件。

第三章软件资产的获取与验收

第七条软件需求与申请

各部门因工作需要新增软件时，应向信息技术部门提交《软件需求申请表》，说明软件名称、用途、功能要求、预估数量、预算金额等。信息技术部门对需求的合理性、必要性及与现有软件的兼容性进行审核。

第八条软件采购

（一）所有软件采购均应遵循公司采购管理制度，并优先选择正版、安全、稳定、性价比高的软件产品。

（二）对于达到一定金额或批量的软件采购，应采取招标或竞争性谈判等方式进行。

（三）采购软件时，必须与供应商签订规范的采购合同及软件许可协议，明确软件版本、授权范围、授权期限、技术支持、服务承诺、知识产权保证等条款。

第九条软件验收

软件采购到货或授权到位后，信息技术部门会同需求部门共同进行验收。验收内容包括软件介质（如有）、许可证明文件、安装程序、技术文档的完整性，以及软件功能是否符合需求等。验收合格后，签署《软件验收单》，作为入账和登记的依据。

第四章软件资产的登记与台账管理

第十条软件资产登记

信息技术部门负责对公司所有软件资产进行统一登记。登记信息应至少包括：软件名称、版本、软件类型、授权类型（如单机版、网络版、站点数、用户数等）、授权期限、许可编号、采购日期、供应商、采购金额、安装位置/使用人、资产编号等。

第十一条软件资产台账

信息技术部门应建立并维护详细的《软件资产台账》，确保台账信息的准确、完整和动态更新。台账可采用电子化管理系统，便于查询、统计和分析。

第十二条定期盘点

信息技术部门应每年至少组织一次对公司软件资产的全面盘点，核对台账与实物（或实际授权）是否一致，及时发现并处理账实不符的情况，并形成《软件资产盘点报告》。

第五章软件资产的部署、使用与维护

第十三条软件部署

软件的安装与部署应由信息技术部门或其授权的人员负责，严格按照软件许可协议的规定进行，不得超授权范围安装和使用。

第十四