标准化会议管理流程及记录模板.docVIP

适用工作场景

标准化操作流程

一、会前筹备阶段

明确会议目标与议题

会议发起人需提前确定会议核心目标（如信息同步、问题解决、决策制定等），并梳理具体议题，按优先级排序，保证议题聚焦且可落地。

示例：若为“项目进度推进会”，议题可包括“当前阶段成果汇报”“风险问题讨论”“下一阶段计划确认”等。

确定参会人员与分工

根据议题内容确定必要参会人员（决策层、执行层、相关协作部门等），明确主持人（负责控场、引导议程）、记录人（负责实时记录关键内容）及资料准备人（负责整理会议材料）。

提前与参会人员确认时间，避免冲突，保证关键角色（如主持人、决策人）能够全程参与。

拟定会议议程与通知

制定详细会议议程，明确各议题讨论时长、负责人及预期产出，例如：

09:00-09:10开场与议程确认（主持人*经理）

09:10-09:30阶段一成果汇报（负责人*主管）

09:30-09:50风险问题讨论（全员）

09:50-10:10下一阶段计划确认（负责人*总监）

10:10-10:20总结与行动项明确（主持人）

提前1-3个工作日发送会议通知（可通过企业OA、邮件或即时通讯工具），包含会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程、参会人员及需提前准备的资料（如项目报告、数据报表等）。

准备会议物资与场地

线下会议需提前预订会议室，保证设备（投影仪、麦克风、白板等）正常可用，准备签到表、会议资料、文具等；线上会议需提前测试平台稳定性，并发送参会及注意事项（如设备要求、静音规则等）。

二、会中执行阶段

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人准时开场，明确会议目标及议程，确认参会人员到齐情况，简要说明会议纪律（如发言聚焦、手机静音等），记录人在此时分发会议资料（若有）。

按议程推进讨论（核心环节）

各议题负责人按既定顺序汇报，汇报内容需简明扼要（如用数据、图表支撑观点），参会人员围绕议题提问、补充或提出建议，主持人需控制发言时间，避免偏离主题。

关键讨论点需实时记录，包括不同意见、争议焦点及初步共识，例如：“针对问题，部门提出A方案，*部门提出B方案，双方需进一步评估成本与可行性。”

形成决议与行动项（10-15分钟）

每个议题讨论结束后，主持人需总结共识，明确决议内容（如“通过采用A方案”“需在月日前完成*任务”），并同步确认行动项：具体任务、负责人、计划完成时间及所需资源。

示例：“行动项1：完成客户需求调研报告，负责人专员，计划完成时间月*日，支持资源：市场部数据支持。”

会议总结与后续安排（5分钟）

主持人简要回顾会议成果（决议事项、行动项），明确会议记录的整理与分发时间，确认下次会议（若有）的初步安排，宣布散会。

三、会后跟进阶段

整理会议记录（24小时内）

记录人根据会议中的实时记录，整理正式会议记录，内容包括：会议基本信息（主题、时间、地点、主持人、记录人、参会人员）、议程概要、各议题讨论要点、决议事项、行动项（负责人、截止时间）、附件清单（如演示文稿、调研报告等）。

记录需客观准确，避免主观表述，关键数据、决议及行动项需经主持人核对无误。

分发会议记录与资料（48小时内）

将整理好的会议记录（PDF或Word格式）及会议附件通过邮件或企业通讯工具分发给所有参会人员及相关方，抄送部门负责人，并注明“请确认行动项，如有异议请在月日前反馈”。

跟踪行动项落实情况

记录人或指定专人负责跟踪行动项进度，在截止日前3天提醒负责人，收集完成情况并更新至《会议行动项跟踪表》。对未按时完成的行动项，需及时与负责人沟通原因，协调资源推动解决。

归档会议资料

将会议通知、签到表、会议记录、行动项跟踪表、附件等资料统一归档（可按年度、会议类型或项目分类），保存期限不少于1年，便于后续查阅或审计。

会议记录模板表单

会议基本信息

项目

内容

会议主题

例：2024年Q3产品迭代项目推进会

会议时间

例：2024年7月15日09:00-10:20

会议地点

例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议）

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

总监、主管、专员、主管、*专员（共5人）

缺席人员及原因

（若有）*专员：因客户拜访请假

会议议程

见“会前筹备-议程拟定”部分

议程讨论记录

议题序号

议题名称

讨论要点（含关键数据、不同意见）

决议事项

1

当前阶段成果汇报

专员：已完成功能开发80%，测试通过率75%；主管：用户反馈界面交互需优化，建议增加引导模块。

通过当前阶段成果，需在7月20日前完成剩余20%功能开发及优化。

2

风险问题讨论

总监：第三方接口对接可能延迟，需备选方案；经理：开发资源紧张，申请增加1名开发人员支持。

1.由主管负责对接第三方供应商，确认接口交付时间，7月18日前提交备选方案；2.人力资源部协调专员临时支援开发，7月17日