标准化采购申请单审批流程简化版.docVIP

适用范围与背景

流程操作步骤详解

第一步：采购申请发起

申请人根据实际需求，通过企业内部采购系统或纸质《采购申请单》发起申请。需填写以下核心信息：

基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、采购类别（办公物资/生产辅料/设备耗材等）；

需求明细：物资名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总金额、用途说明（需明确具体使用场景或部门）；

附件信息：若涉及技术参数、比价记录或使用说明，需一并或附后。

提交前需核对信息完整性，避免遗漏关键项（如规格型号、用途）。

第二步：部门负责人初审

申请单提交至申请人所属部门负责人处，进行必要性及合理性审核。审核重点包括：

采购需求是否符合部门工作计划或实际工作需要；

数量及规格是否合理，是否存在过度采购；

预估金额是否在部门预算范围内（若超预算，需注明理由并附预算调整说明）。

审核通过后，部门负责人在“部门审核”栏签字确认（电子签章或手写签字），并注明审核日期；若不通过，需注明退回理由并反馈给申请人修改。

第三步：财务部门复核

初审通过后，申请单流转至财务部门，进行预算及合规性复核。复核要点：

预算科目使用是否准确，剩余预算是否覆盖本次采购金额；

预估单价是否符合市场常规标准（若为首次采购或高价物资，可要求提供比价记录）；

采购流程是否符合企业内控规定（如是否涉及单一来源采购、是否需履行招投标程序等，简化版流程中常规采购可豁免）。

复核通过后，财务人员在“财务审核”栏签字确认；若需调整预算或补充说明，注明修改意见并退回申请人或部门负责人。

第四步：审批人终审

根据采购金额及企业授权体系，申请单流转至对应审批人处进行最终审批（简化版流程中，审批人一般为分管副总或授权部门负责人，金额低于3000元可由部门负责人直接审批）。审批人需确认：

采购需求、预算、流程均符合企业规定；

涉及紧急采购（如生产急需物资），需核实紧急性并标注“特急”标识，可适当缩短审批时限。

审批通过后，审批人在“审批意见”栏签字确认，审批流程结束；若驳回，需明确原因并终止流程，申请人可根据意见重新发起申请。

第五步：采购执行与反馈

审批通过后，采购部门（或申请人，根据企业分工）根据申请单信息执行采购，需保证：

物资名称、规格、数量与申请单一致，优先选择合作供应商或通过比价采购；

采购完成后，及时将物资交申请人验收，并反馈采购结果（含实际采购金额、供应商名称、到货日期等）至采购发起人及财务部门。

第六步：单据归档

采购流程结束后，所有相关单据（含申请单、审批记录、采购合同/订单、验收单等）由采购部门或行政部统一整理归档，电子单据需留存系统备份，纸质单据按日期分类存放，保存期限不少于3年，便于后续审计或查询。

采购申请单模板样式

采购申请单

申请单号

申请部门

申请日期

申请人

*

联系方式

采购类别

紧急程度

□普通□紧急

预算科目

预计到货日期

采购明细

序号

物资名称

规格型号

单位

数量

1

2

总预估金额

（大写）______________________元（小写）￥__________

审批意见

部门审核：

签字：__________日期：______

财务审核：

签字：__________日期：______

审批意见：

签字：__________日期：______

备注

（如供应商信息、特殊要求等）

使用关键提示

预算控制：采购申请前需确认部门预算余额，超预算采购需提前提交预算调整申请，避免因预算不足导致流程延误。

信息准确性：物资名称、规格型号等关键信息需与实际需求一致，模糊描述（如“一批办公用品”）可能导致采购错误，需细化至具体品类。

时限管理：常规采购审批时限建议不超过3个工作日，紧急采购需在申请单中标注“特急”，审批人需优先处理，时限缩短至1个工作日。

特殊情况处理：若采购需求涉及跨部门协作（如生产部与行政部共用物资），需提前沟通明确需求主体，避免推诿；若遇临时追加采购，需补充说明原因并重新发起申请。

单据规范：纸质申请单需手写签字，保证字迹清晰；电子申请单需使用企业统一系统，避免通过私人邮箱或社交软件传递，保证流程留痕可追溯。