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企业行政事务日常运作规范

一、规范适用范围与日常应用场景

本规范适用于企业内部行政管理部门（如行政部、综合管理部）及各业务部门涉及行政事务的日常操作，涵盖办公环境维护、行政物资管理、会议组织、访客接待、文件流转等核心场景。具体包括：新员工入职后的办公区域配置、部门日常办公物资申领、公司级/部门级会议筹备、外部单位到访接待、跨部门文件传递等行政支持工作，旨在通过标准化流程提升行政事务处理效率，保障企业日常运作有序进行。

二、核心事务操作流程

（一）办公环境日常维护管理

操作步骤：

区域划分与责任明确

行政部牵头制定《办公区域责任清单》，明确各部门工位、公共区域（会议室、茶水间、走廊等）的维护责任部门及责任人，经各部门负责人签字确认后公示。

新员工入职时，行政专员*需根据《责任清单》为其分配工位，并介绍区域维护要求（如工位整洁、电源关闭、垃圾分类等）。

日常维护与定期检查

各部门责任人每日下班前15分钟检查所辖区域，保证桌面物品摆放整齐、设施设备关闭、垃圾清理完毕。

行政部每周五下午组织联合检查（由行政主管*、各部门指定人员组成），对照《办公环境检查标准》（见附件1）逐项评分，评分结果纳入部门月度考核。

问题整改与反馈

检查中发觉的问题（如设施损坏、卫生不达标），由行政专员*在24小时内通过《整改通知单》（附件2）通知责任部门，明确整改内容及时限（一般不超过3个工作日）。

责任部门整改完成后，行政专员*需现场复核，确认达标后关闭整改单，并记录存档。

（二）行政物资采购与领用管理

操作步骤：

需求提报与汇总

各部门每月25日前提交下月《行政物资需求计划》（附件3），注明物资名称、规格、数量、预估单价及用途，经部门负责人签字后报行政部。

临时急需物资（如突发故障需更换的配件），由申请人填写《紧急物资申请单》（附件4），说明紧急原因，经部门负责人及行政主管审批后，行政专员优先协调采购。

采购审批与执行

行政部汇总各部门需求，编制《月度采购计划》，按审批权限报批（单次采购金额≤5000元由行政主管审批；＞5000元需报总经理审批）。

审批通过后，行政专员*根据采购金额选择采购方式：500元以下通过行政部定点供应商（如办公用品超市）询价采购；500元以上需签订采购合同或获取至少3家供应商报价比价后确定供应商。

物资验收与入库

物资到货后，行政专员*与申请人共同验收，核对物资名称、规格、数量、质量是否与订单一致，验收合格后填写《物资入库单》（附件5），登记《行政物资台账》（附件6）。

验收不合格的，行政专员*需在2个工作日内联系供应商退换货，保证不影响正常使用。

领用与登记

员工领用物资时，填写《行政物资领用表》（附件7），注明领用人、部门、物资名称、数量及用途，部门负责人签字确认后，行政专员*发放物资并更新台账。

耐用物资（如办公设备、工具）需在《固定资产台账》中登记，领用人签字确认《资产领用责任书》（附件8），明保证管责任。

（三）会议组织与管理

操作步骤：

会议申请与审批

申请人提前2个工作日填写《会议申请表》（附件9），注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备（投影仪、麦克风等）及预算，经部门负责人审批后报行政部。

公司级会议（如年度总结会、战略研讨会）需提前5个工作日申请，经分管副总审批后，行政专员统筹协调。

会议筹备与通知

行政专员*根据审批通过的《会议申请表》，提前1个工作日完成：

预订会议室（优先使用公司内部会议室，外部场地需提前考察并报批）；

准备会议物资（名牌、签到表、文具、饮用水等）；

通过企业/邮件发送会议通知，明确会议时间、地点、议程及注意事项（如提前10分钟签到、携带资料等）。

会议服务与记录

会议开始前30分钟，行政专员*到场调试设备、摆放物资，引导参会人员签到。

会议期间，安排专人记录会议要点（形成《会议纪要》初稿），负责茶水供应、设备保障等突发情况处理。

会议结束后1个工作日内，行政专员*整理《会议纪要》（经主持人审核确认），分发至参会人员及相关部门，并在3个工作日内归档（含会议通知、签到表、纪要等）。

（四）访客接待服务

操作步骤：

访客信息登记与预约

内部员工需提前1个工作日通过《访客接待申请表》（附件10）向行政部报备访客信息（姓名、单位、事由、人数、到访时间、陪同人员等），经部门负责人审批。

临时到访访客，由前台接待员*引导至接待区，要求访客填写《访客登记表》（附件11），核对有效证件（证件号码、工作证等）信息后，通知被访人员。

接待服务与引导

行政专员或前台接待员根据访客类型（客户、合作伙伴、单位等）安排接待：

重要访客（如客户单位高管）：由部门负责人及以上人员陪同，在会议室接待，提供茶水、矿泉水及公司宣传资料；

普通访客：引导至洽谈区或被访人员工位，保证访客路径清晰、标识明确。

访客送别