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监事会议纪要撰写实务与案例

引言：监事会议纪要的基石作用

监事会议纪要，作为监事会履行监督职责、形成监督意见、记录决策过程的法定文件，其重要性不言而喻。一份高质量的监事会议纪要，不仅是公司治理合规性的体现，更是保障股东权益、追溯决策责任、提升治理透明度的关键载体。它并非简单的会议流程记录，而是对监事会履职过程的客观、准确、完整的书面固化，直接关系到监事会监督职能的有效发挥。因此，掌握监事会议纪要的撰写规范与实务技巧，是每一位监事及相关记录人员的必备素养。

一、监事会议纪要的核心要素与撰写规范

（一）会议基本信息：清晰呈现会议轮廓

会议基本信息是纪要的“脸面”，必须准确无误，一目了然。这部分应包括：

*会议名称：例如“某股份有限公司第X届监事会第X次会议纪要”。

*会议届次与编号：明确是本届监事会的第几次会议，便于归档和追溯。

*会议时间：精确到年、月、日、时、分，以及会议实际时长。

*会议地点：具体会议室名称或线上会议平台。

*召集人：通常为监事会主席。

*主持人：一般与召集人为同一人，或由其指定的监事。

*出席人员：列出所有出席监事的姓名、职务。监事如委托他人代为出席，需注明受托人姓名、职务及授权情况。

*列席人员：根据会议需要列席的其他人员，如公司高级管理人员、董事会秘书、法律顾问等，注明其姓名、职务。

*记录人：负责会议记录的人员姓名、职务。

（二）会议议题：纲举目张，聚焦监督核心

议题是监事会会议的核心内容。应在纪要开头清晰列出本次会议审议的全部议题，通常按议程顺序排列。议题表述应规范、明确，例如“审议《关于公司XX年度监事会工作报告的议案》”、“审议《关于公司XX年度财务决算报告的议案》”、“审议《关于检查公司内部控制制度执行情况的报告》”等。

（三）会议召开及议案审议情况：过程的忠实记录

这部分是纪要的主体，需详细记录会议的召开程序及各项议题的审议过程。

1.会议召开的合规性说明：简要说明会议的召集、通知程序是否符合《公司法》、《公司章程》及相关议事规则的规定，出席人数是否达到法定或章程规定的有效比例，确保会议的合法性。

2.议案审议过程：

*议案介绍：由议案提交人（如公司管理层）对议案主要内容进行简要说明的情况。

*监事提问与讨论：客观记录监事针对议案内容提出的疑问、发表的意见和讨论情况。应突出不同意见的交锋和关键问题的探讨，而非流水账式的记录。对于监事提出的重要问题及答复情况，应予以体现。

*议案表决：明确记录每个议案的表决方式（如举手、投票等）、赞成票、反对票、弃权票的票数（或人数），以及表决结果（通过、未通过）。对于未通过的议案，应说明原因。

（四）会议决议/审议意见：监事会意志的集中体现

针对每个审议通过的议案，应形成明确的监事会决议或审议意见。

*决议：通常针对需要监事会作出决策的事项，如审议通过某项报告、选举监事等。决议内容应明确、具体，具有可执行性。例如：“同意《公司XX年度监事会工作报告》，并同意将其提交公司股东大会审议。”

*审议意见：更多体现为监事会对特定事项的监督评价和专业判断，如对财务报告的审核意见、对董事及高级管理人员履职情况的评价、对内部控制有效性的评估意见等。审议意见应基于事实和法律规定，客观公正，措辞严谨。例如，对财务报告的审议意见应包括：“监事会认为，公司XX年度财务报告的编制和审议程序符合法律、行政法规、《公司章程》和公司内部管理制度的各项规定；财务报告的内容和格式符合中国证监会和证券交易所的各项规定，所包含的信息从各重要方面真实、公允地反映了公司当期的财务状况、经营成果和现金流量；未发现公司董事、高级管理人员在执行公司职务时有违反法律、行政法规、《公司章程》或损害公司利益的行为。”

（五）其他事项与附件：拾遗补缺，完整呈现

记录会议过程中需要说明的其他未尽事宜，或监事会认为需要记载的其他重要信息。

会议形成的决议文件、审议通过的报告文本等，可作为纪要的附件，并在纪要中注明附件名称和份数。

（六）签署与归档：程序合规，责任明确

*签署：纪要应由出席会议的监事签名确认，监事会主席（或主持人）签名，记录人签名。

*盖章：通常加盖公司监事会印章或公司公章（依据公司规定）。

*日期：签署纪要的日期。

*归档：按照公司档案管理规定进行编号、存档，并按要求报送相关监管机构或信息披露义务人。

二、监事会议纪要撰写常见问题与案例辨析

（一）常见问题

1.记录过于简略，缺乏实质性内容：仅记录“审议通过”，对讨论过程、不同意见、关键质疑等缺乏必要描述，使纪要流于形式。

2.重点不突出，详略不当：对程序性内容着墨过多，对核心议题的审议和监督意见的形成过程记录不足。

3.语言