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劳动合同管理操作流程说明

前言

劳动合同管理是企业人力资源管理的核心环节，贯穿于员工从入职到离职的整个生命周期。规范、严谨的劳动合同管理，不仅是保障企业与员工双方合法权益的基石，也是企业防范用工风险、维护正常生产经营秩序、提升管理效能的重要手段。本流程旨在明确劳动合同管理各环节的操作规范与要点，确保企业劳动合同管理工作的制度化、标准化和合法化。

一、劳动合同签订前的准备与审查

（一）人员需求确认与审批

各部门根据业务发展需要提出人员增补需求，经人力资源部门审核、企业管理层批准后，启动招聘流程。确保用工需求符合企业发展规划及编制要求。

（二）候选人评估与背景调查

人力资源部门及用人部门共同对候选人进行面试与综合评估，确认其任职资格、专业技能、工作经验等是否符合岗位要求。对于关键岗位或有必要的情形，应进行背景调查，核实候选人提供信息的真实性，特别是与前用人单位的劳动关系状况、竞业限制义务等。

（三）入职前告知与审查

1.企业告知义务：在订立劳动合同前，人力资源部门应以书面或其他可追溯的方式，向劳动者明确告知工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他与劳动合同直接相关的基本情况。

2.劳动者信息审查与确认：

*核实劳动者身份信息，确保其年满十六周岁，具备完全民事行为能力。

*审查劳动者学历、学位、职业资格证书等与岗位要求相关的证明文件原件。

*要求劳动者提供与前用人单位解除或终止劳动合同的证明（即离职证明），对于应届毕业生，需提供就业报到证等材料，以确认不存在双重劳动关系风险。

*劳动者应如实填写《入职登记表》，提供准确的通讯地址、联系方式及紧急联系人信息。

二、劳动合同的订立

（一）合同文本的选用与拟定

1.原则上应使用当地人力资源和社会保障行政部门发布的劳动合同示范文本，以确保合同条款的完备性与合法性。

2.对于有特殊岗位需求或企业个性化管理需要的，可在示范文本基础上，与劳动者协商一致后增加或修改条款，但新增或修改条款不得违反法律法规的强制性规定。涉及保密、竞业限制、培训服务期等内容的，可另行签订专项协议作为劳动合同的附件。

（二）条款协商与确定

人力资源部门应就劳动合同条款与劳动者进行充分沟通和协商。重点关注以下条款：

1.合同期限：根据岗位性质、工作任务确定合同期限类型（固定期限、无固定期限、以完成一定工作任务为期限）及具体时长。同时明确试用期期限，试用期包含在劳动合同期限内，且不得超过法定上限。

2.工作内容与工作地点：明确劳动者的岗位名称、工作职责、所属部门以及具体的工作地点（可约定主要工作地点及根据经营需要进行合理调整的情形）。

3.劳动报酬：明确工资构成、工资标准（不得低于当地最低工资标准及本单位相同岗位最低档工资或劳动合同约定工资的相应比例，特别是试用期工资）、支付日期、支付方式。

4.工作时间与休息休假：明确工时制度（标准、综合计算或不定时工作制，后者需经劳动行政部门审批）、加班工资的计算与支付、法定节假日、年休假等休息休假安排。

5.社会保险与福利待遇：明确企业依法为劳动者缴纳社会保险的种类、基数及双方承担比例，以及企业提供的其他福利待遇。

6.劳动保护、劳动条件和职业危害防护：明确企业为劳动者提供的劳动安全卫生条件和必要的劳动防护用品，对从事有职业危害作业的劳动者应告知并定期进行健康检查。

7.其他约定条款：如保密义务、竞业限制、培训服务期、违约金（仅限法定情形）、规章制度告知等。

（三）劳动合同的签署

1.合同文本核对：确保提供给劳动者的劳动合同文本内容完整、无歧义，各项条款填写清晰、准确。

2.双方签署：劳动者仔细阅读合同条款，确认无误后签署姓名及日期。企业法定代表人或授权委托人签署姓名（或盖章），并加盖企业公章（或劳动合同专用章）及日期。

3.签署要求：签署必须为亲笔签名，不得代签。合同文本一式两份（或根据地方规定执行），企业与劳动者各执一份。

4.签署时间：应在用工之日起一个月内订立书面劳动合同。

三、劳动合同的履行与管理

（一）合同文本存档

1.企业留存的劳动合同文本应与劳动者签署的文本内容一致。

2.建立劳动合同台账，详细记录员工姓名、合同类型、合同期限（起止日期）、试用期、岗位、工资、签订日期、续签情况、解除/终止日期等关键信息。

3.劳动合同文本及相关附件（如专项协议、入职登记表、离职证明等）应存入员工个人档案，妥善保管，确保安全、保密，便于查阅。

（二）试用期管理

1.试用期考核：依据岗位要求和录用条件，对试用期内员工的工作表现进行客观、公正的考核，并将考核结果书面记录。

2.试用期转正/解除：试用期考核合格的，按期办理转正手续；试用期内发现不