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行政工作流管理平台流程规划及任务执行指南

一、适用工作场景

本指南适用于企业或组织内部各类行政工作流的标准化管理，覆盖日常办公中高频发生的流程化事务，包括但不限于：

办公物资管理：如办公用品申领、设备采购与维护、固定资产盘点等；

空间资源调度：如会议室预订、工位分配、来访接待安排等；

行政事务审批：如费用报销、用印申请、公文流转、假期审批等；

员工服务支持：如入职行政手续办理、离职物品交接、证件办理协助等。

通过平台化管理，可规范流程节点、明确责任分工、提升行政事务处理效率，减少跨部门沟通成本。

二、流程规划与执行步骤

（一）流程发起：需求提报与材料准备

明确需求类型：发起人根据具体事务（如“办公用品申领”“会议室预订”）选择对应流程模板，确认所需材料清单（如采购需提供《物品需求明细表》，会议室预订需提供《会议议程》）。

登录平台系统：通过企业统一身份认证登录行政工作流管理平台，进入“流程发起”模块。

填写表单信息：根据模板要求准确填写字段，例如：

申请人信息：姓名*、所属部门、联系方式；

事务详情：具体需求（如“A4纸500张”“会议室A-301，2024年X月X日14:00-16:00”）、紧急程度（普通/紧急）、备注说明（如“用于部门月度打印”）。

附件材料：按要求扫描或电子版材料（如报价单、会议通知、审批单等），保证附件清晰、完整。

提交流程：确认信息无误后“提交”，系统自动流转至下一审批节点。

（二）审批流转：分级审核与意见反馈

系统自动推送审批人：根据预设流程规则（如“费用报销需部门负责人→财务部→行政部三级审批”），系统将流程推送给对应审批人，同时通过站内消息或邮件提醒。

审批人处理流程：

接收与查看：审批人登录平台查看流程详情，包括申请人信息、事务内容、附件材料等；

审批操作：

同意：“同意”，系统自动流转至下一节点；

驳回：填写驳回理由（如“预算超标，需调整采购数量”），流程退回至发起人，发起人修改后可重新提交；

会签：若需多部门协同审批，选择“会签”模式，系统将流程并行推送给各会签人，所有会签人同意后继续流转。

审批时限：普通流程需在1个工作日内完成审批，紧急流程需在4小时内响应（超时系统自动提醒审批人及部门负责人）。

（三）任务执行：落地实施与进度跟踪

任务分配：流程审批通过后，系统根据事务类型自动任务清单，并分配给对应执行人（如“办公用品采购”分配至行政部采购岗，“会议室布置”分配至后勤岗）。

任务落实：执行人接收任务后，根据流程要求开展工作：

物资采购：按照审批通过的《物品需求明细表》联系供应商，保证物资质量与到货时间（如“3个工作日内送达”）；

空间协调：确认会议室预订信息，提前检查设备（投影仪、麦克风等）是否正常运行，如有冲突及时与申请人沟通调整；

手续办理：如用印申请，执行人需携带审批单至行政部用印岗，完成用印登记与文件盖章。

进度反馈：执行人在任务关键节点（如“已下单”“已到货”“已完成”）更新任务状态，并在任务完成后在平台中完成凭证（如签收单、现场照片）。

（四）结果归档：资料留存与数据统计

流程闭环：任务完成后，系统自动标记流程状态为“已完成”，并将流程信息（含审批意见、附件、任务记录）归档至“流程历史库”。

资料整理：行政部定期对归档资料进行分类整理（按“物资类”“空间类”“审批类”等），保证电子文档与纸质材料一致（如费用报销需同步保存纸质发票与电子审批单）。

数据统计：通过平台“数据分析”模块，定期统计流程处理效率（如平均审批时长、任务完成率）、资源使用情况（如会议室月度使用率、物资消耗量），为行政决策提供数据支持。

三、常用流程模板示例

（一）办公用品采购申请表

字段名称

填写说明

示例内容

申请编号

系统自动，格式为“WZ-YYYYMMDD-X”（物资-日期-序号）

WZ005

申请人

申请人姓名

张*

所属部门

申请人所在部门

市场部

申请日期

提交申请的日期

2024年5月20日

物品名称

需采购的物品全称

A4复印纸（70g）

规格型号

物品的具体规格（如尺寸、品牌等）

500张/包，晨光牌

需求数量

申请采购的数量

10包

预估单价（元）

单只物品的市场预估价格

25

预估总价（元）

数量×单价（系统自动计算）

250

用途说明

物品的具体使用场景（如“用于部门季度报告打印”）

用于部门第二季度市场分析报告打印

审批节点

按顺序填写审批人（部门负责人→行政部→财务部）

李（部门负责人）→王（行政部）→赵*（财务部）

审批意见

审批人填写“同意”或具体修改意见（如“建议采购80g纸张，更适用于打印”）

-

（二）会议室预订申请表

字段名称

填写说明

示例内容

预订编号

系统自动，格式为“HS-YYYYMMDD-X”（会议室-日期-序号）

HS-2024