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校园活动组织与策划参考模板

一、活动基本信息

1.1活动概况

活动名称：（全称，如”XX大学2024年校园文化艺术节”）

活动主题：用1-2句话概括核心理念

活动类型：学术讲座/文体竞赛/志愿服务/展览展示/节庆晚会/社会实践/其他

主办单位：校团委/学生会/社团联合会/XX学院/XX社团

协办单位：（如有）

活动时间：XXXX年XX月XX日（周X）XX:XX-XX:XX

活动地点：具体场馆（如：学校礼堂/体育场/教学楼XX教室）

参与对象：全体在校师生/特定年级/特定专业/社团成员

预计规模：预计参与人数XXX人

1.2活动背景与目的

背景说明：（200字内阐述活动举办的契机、契机和必要性）

例如：为迎接建校70周年，丰富校园文化生活，提升学生艺术素养…

活动目的：（分点列出，3-5条）

丰富学生课余文化生活，营造积极向上的校园氛围

提升学生组织能力、协作能力和实践能力

促进师生交流，增强集体凝聚力

展示学生风采，发掘和培养文艺人才

弘扬校园文化，传递正能量

1.3活动预期效果

直接效益：参与人数、覆盖范围、媒体曝光等量化指标

间接效益：对学生成长、校园文化建设的长期影响

二、策划与准备阶段

2.1时间规划表

阶段

时间节点

主要任务

负责人

完成状态

策划阶段

活动前30天

确定方案、成立工作组

张三

?

筹备阶段

活动前20天

场地申请、物资采购

李四

?

宣传阶段

活动前15天

启动宣传、开放报名

王五

?

执行阶段

活动前3天

现场布置、彩排演练

赵六

?

活动当天

X月X日

活动执行、现场管理

全体

?

总结阶段

活动后7天

资料归档、复盘总结

钱七

?

2.2组织架构

总负责人：XXX（联系方式：XXXXXXXXXXX）

工作组分工：

策划组：负责整体方案设计、流程把控

成员：XXX、XXX

宣传组：负责海报、推文、视频等宣传物料制作

成员：XXX、XXX

外联组：负责嘉宾邀请、赞助对接、协调沟通

成员：XXX、XXX

执行组：负责现场布置、设备调试、人员调度

成员：XXX、XXX

后勤组：负责物资管理、财务报销、安全保障

成员：XXX、XXX

应急组：负责突发事件处理、医疗协助

成员：XXX、XXX

2.3场地与物资准备

场地需求清单：

[]主场地：容纳XXX人，需要音响/投影/灯光设备

[]候场区：演员/工作人员休息区域

[]签到台：入口签到与物资发放

[]医疗点：配备基础药品和急救箱

[]储物区：临时存放物资

物资清单：

类别

物品名称

数量

来源（采购/借用）

负责人

预算

宣传类

海报

10张

设计打印

张三

200元

设备类

麦克风

4个

向团委借用

李四

0元

装饰类

横幅

2条

定制采购

王五

150元

文具类

签到表

5本

行政楼领取

赵六

0元

奖品类

一等奖奖品

3份

采购

钱七

900元

其他

饮用水

5箱

超市采购

孙八

150元

三、宣传推广方案

3.1宣传节奏

预热期（活动前15-10天）：发布活动预告、悬念海报

升温期（活动前10-5天）：开放报名通道、公布嘉宾/亮点

高峰期（活动前5-1天）：倒计时推送、现场剧透

爆发期（活动当天）：现场直播、实时报道

3.2宣传渠道

渠道

内容形式

发布时间

负责人

备注

微信公众号

图文推送

活动前15天

张三

每周2篇

校园广播

口播宣传稿

活动前7天

李四

每天2次

海报栏

实体海报

活动前10天

王五

覆盖所有宿舍楼

班级群

通知+报名链接

活动前7天

赵六

每日提醒

抖音/B站

短视频

活动前5天

钱七

活动亮点展示

校园官网

新闻稿

活动后1天

孙八

活动总结

3.3宣传物料清单

主视觉设计：海报、横幅、电子邀请函

文案材料：新闻通稿、广播稿、主持串词

多媒体：宣传视频（60秒）、倒计时GIF、现场PPT

四、活动执行方案

4.1活动流程（以晚会类活动为例）

时间

时长

环节

内容

负责人

备注

18:00-18:30

30min

入场签到

播放暖场音乐，发放节目单

签到组

需准备签到表

18:30-18:35

5min

开场视频

活动回顾/主题宣传片

技术组

提前测试播放

18:35-18:40

5min

主持人开场

介绍活动背景、嘉宾

主持人

注意控时

18:40-19:00

20min

嘉宾致辞

校领导/主办方代表讲话

礼仪组

提前沟通时长

19:00-20:30

90min

主体活动

节目表演/竞赛环节

导演组

严格按节目单

20:30-20:40

10min

互动抽奖

现场抽奖/问答互动

主持组

奖品已备齐

20:40-20:50

10min

颁奖仪式

为获奖者颁发证书奖品

礼仪组

礼仪队4人

20:50-21:00

10min

合影留念

全体演职人员上台合影

摄影组

预留拍照时间

21:00