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软件外包管理办法

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司软件外包活动，降低项目风险，保障项目质量与进度，控制外包成本，提高资源利用效率，依据国家相关法律法规及公司内部项目管理规定，特制定本办法。本办法旨在明确外包全过程的管理职责、操作流程及控制要点，确保外包项目顺利实施并实现预期目标。

（二）适用范围

本办法适用于公司所有涉及软件开发、测试、维护、技术支持等方面的外包项目。无论项目规模大小、金额多少，凡采用外包模式进行的软件相关活动，均须遵循本办法的规定。公司内部独立开发或协作开发的项目，不适用本办法。

（三）基本原则

软件外包管理应遵循以下基本原则：

1.战略匹配原则：外包项目应与公司整体发展战略和业务需求相匹配，有助于提升核心竞争力或解决特定资源瓶颈。

2.成本效益原则：在保证质量和服务的前提下，通过外包实现资源优化配置，降低总体拥有成本，追求最佳投入产出比。

3.风险可控原则：对外包过程中的各类风险进行识别、评估、应对和监控，确保风险处于可接受范围。

4.质量保障原则：建立严格的质量标准和验收机制，确保外包成果符合公司规定的质量要求。

5.合作共赢原则：与外包服务商建立长期、稳定、互信的合作关系，实现共同发展。

6.信息安全原则：严格遵守公司信息安全管理规定，确保在项目外包过程中公司商业秘密、核心数据及知识产权得到有效保护。

二、外包管理组织与职责

（一）决策机构

公司相关决策层（如总经理办公会或专项项目委员会）负责审议并批准重大外包项目的立项、外包策略、预算以及服务商的最终选择（针对重大或战略型项目）。

（二）管理部门

1.项目管理部门（或指定的外包管理牵头部门）：作为外包管理的归口部门，负责外包政策的制定与修订、外包项目的统筹协调、服务商的准入与管理、外包合同的审核、项目过程的监督与风险管控、以及外包绩效的评估。

2.业务需求部门：作为外包项目的需求提出方和最终使用者，负责清晰、准确地提出业务需求，参与服务商选择、需求确认、过程配合、阶段评审及最终验收。

3.技术部门：负责从技术角度对项目可行性进行评估，参与技术方案的评审、服务商技术能力的考察、技术风险的识别与应对，以及技术成果的验收。

4.采购部门：负责外包服务的采购流程执行，包括招标（如需）、询价、合同商务条款的洽谈与执行等。

5.财务部门：负责外包项目预算的审核、资金拨付、成本核算及财务风险控制。

6.法务部门：负责外包合同的法律合规性审核，提供法律支持，协助处理合同纠纷。

7.信息安全部门：负责评估外包项目的信息安全风险，制定并监督执行信息安全保障措施，确保数据安全与隐私保护。

（三）项目实施团队

由项目管理部门、业务需求部门、技术部门等相关人员组成，负责外包项目的具体实施管理，包括需求细化、计划制定、与外包服务商的日常沟通协调、进度跟踪、质量检查、问题处理等。

三、外包项目决策与策划

（一）外包需求评估与决策

1.业务需求部门根据业务发展需要，提出外包初步意向，并提交项目建议书，说明外包的必要性、预期目标、主要内容、预算估算、时间要求等。

2.项目管理部门组织相关部门（技术、财务、法务等）对项目建议书进行评审，重点评估外包的可行性、经济性、潜在风险以及是否符合公司战略。

3.根据评审结果及项目重要性、金额大小，按公司规定的审批权限报相应决策机构审批。只有经批准的外包项目方可进入后续流程。

（二）外包策略制定

决策通过后，项目管理部门会同业务需求部门、技术部门制定详细的外包策略，包括：

1.外包范围：明确界定外包的具体工作内容、交付成果，以及哪些工作由公司内部保留。

2.外包方式：确定是整体外包还是部分外包，是人员外包、项目外包还是离岸外包等。

3.项目目标：明确可量化的质量、进度、成本目标。

4.预算计划：详细的成本预算及资金使用计划。

5.时间计划：项目总体时间节点及里程碑。

四、外包服务商选择与管理

（一）服务商准入标准

公司建立外包服务商准入机制，潜在服务商应满足以下基本要求：

1.具备独立法人资格和相应的经营资质。

2.拥有与外包项目相匹配的专业技术团队和项目管理能力。

3.具有良好的商业信誉和类似项目的成功实施经验。

4.具备健全的质量保证体系和信息安全保障能力。

5.财务状况良好，具备持续服务能力。

6.符合公司信息安全和合规性要求。

（二）服务商选择流程

1.需求明确与招标文件编制：项目管理部门会同业务需求部门、技术部门编制详细的需求规格说明书和招标文件（或询价文件）。

2.服务商寻源：通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式选择服务商。具体方式根据项目金额和重要性确定。

3.资质审查与能力评估：对潜在服务商进行资质审