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档案管理系统操作流程说明

档案管理系统是企事业单位实现档案数字化、规范化管理的核心工具。为确保档案信息的完整、准确、安全和高效利用，特制定本操作流程说明。本流程旨在为系统用户提供清晰、规范的操作指引，以期最大限度发挥系统效能，提升档案管理工作水平。

一、档案著录与入库

档案的著录与入库是档案管理的起始环节，其质量直接影响后续的管理与利用。

（一）著录准备

在着手进行档案著录前，档案管理员需对拟入库的实体或电子档案进行初步整理与审核。确保档案材料齐全、内容真实、手续完备，并按照相关的档案分类规则确定其所属类目及保管期限。同时，需准备好著录所需的元数据标准，明确各著录项的填写要求与规范。

（二）信息著录

登录档案管理系统后，管理员应根据档案的实际情况，选择相应的档案类型（如文书档案、科技档案、会计档案等）进入著录界面。严格按照预设的元数据字段（如档号、题名、责任者、形成日期、页数、摘要等）逐项准确录入档案信息。对于题名不规范或不能准确反映档案内容的，需进行适当的拟制或修改。著录过程中，应力求信息的准确性和完整性，避免错录、漏录。

（三）电子文件上传

若档案包含电子文件（如扫描件、原生电子文档等），在完成元数据著录后，需通过系统的“文件上传”功能将电子文件与著录信息关联。上传时应注意文件格式的兼容性，确保电子文件的清晰可读。对于多页文件，应按顺序上传或进行合并处理。部分系统支持批量上传功能，可根据实际情况选用以提高效率。

（四）审核与入库

档案信息著录及电子文件上传完成后，应由具有相应权限的复核人员对著录数据的准确性、完整性以及电子文件的质量进行审核。审核无误后，执行“入库”操作，将档案信息正式纳入系统管理。入库操作完成后，系统通常会自动生成唯一的档案标识符，并更新档案库存统计信息。

二、档案管理与利用

档案入库后，核心工作转向日常的管理与高效利用，确保档案在安全的前提下发挥其凭证与参考价值。

（一）档案查询

系统提供多种查询方式以满足不同需求。用户可通过“简单查询”快速检索已知关键信息（如档号、题名关键词）的档案；也可通过“高级查询”组合多个检索条件（如责任者、形成时间、主题词等）进行精准定位。部分系统还支持模糊查询和全文检索功能，用户应根据实际情况选择最有效的查询策略。查询结果通常以列表形式呈现，点击可查看档案详情及电子原文（需有相应权限）。

（二）档案借阅

（三）档案归还与续借

借阅人应在规定期限内归还档案。实体档案归还时，档案管理员需检查档案的完整性和完好状况，确认无误后在系统中执行“归还登记”操作，更新档案状态。若需延长借阅期限，借阅人应在到期前通过系统提交“续借申请”，经审批同意后方可续借，续借操作同样需在系统中记录。

（四）档案修改与更新

当档案的元数据信息发生变更（如机构调整导致保管单位变化、发现著录错误等），或档案内容有补充（如新增附件）时，应由原著录人或具有修改权限的管理员在系统中进行操作。修改前需仔细核对变更依据，修改后应进行记录，确保档案信息的准确性和可追溯性。对于已归档的电子文件，原则上不应直接修改，若确需修改，应遵循特定的版本管理流程。

（五）档案鉴定与销毁

对于达到保管期限的档案，应按照档案鉴定销毁制度进行处理。通过系统筛选出符合鉴定条件的档案清单，组织鉴定小组进行审查，确定其存毁意见。对于确无保存价值需销毁的档案，需在系统中发起销毁申请，履行严格的审批手续。审批通过后，对实体档案进行规范销毁，并在系统中对相应档案记录进行标记或删除（根据系统设计和管理要求）；电子档案的销毁需确保数据彻底清除，防止泄露。

（六）档案统计

系统具备档案统计功能，管理员可根据需要生成各类统计报表，如档案入库量、借阅量、库存量、销毁量以及按年度、类别、保管期限等维度的分布统计。定期进行档案统计，有助于掌握档案管理工作的整体情况，为决策提供数据支持。

三、系统维护与安全

保障档案管理系统的稳定运行和数据安全，是档案管理工作的重要基础。

（一）用户权限管理

系统管理员负责用户账户的创建、修改与删除，并根据岗位职责和工作需要，为不同用户分配相应的操作权限（如著录权、查询权、借阅审批权、系统管理权等）。权限设置应遵循最小权限原则，定期对用户权限进行审查与调整，确保“权责分明，不相容岗位分离”。

（二）数据备份与恢复

为防止数据丢失或损坏，系统应定期进行数据备份。备份策略应包括全量备份和增量备份，备份介质应安全存放，并定期进行恢复测试，确保备份数据的可用性。在系统发生故障或数据异常时，能够迅速利用备份数据进行恢复，将损失降至最低。

（三）日志管理与审计

系统会自动记录用户的关键操作行为（如登录、著录、借阅、删除等）形成操作日志。管理员应定期查看和分析日志，以便追溯操作行为，发现潜在的安全风险或操作不当问题，确保系统操作的合规性和安全性。