文档格式化及排版标准模板.docVIP

文档格式化及排版标准模板

一、适用范围

二、操作流程与规范

（一）第一步：明确文档类型与核心要素

根据文档用途（如内部汇报、客户交付、存档备案等）确定核心内容例如：

项目方案：背景、目标、实施方案、时间计划、预算、风险分析等；

会议纪要：会议主题、时间地点、参会人员、议程、决议事项、待办任务等；

技术文档：概述、环境配置、操作步骤、参数说明、常见问题等。

（二）第二步：设置基础格式规范

页面布局

纸张类型：A4（默认）；

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（便于装订）；

页眉页脚：页眉左侧为文档标题（如“项目方案”），右侧为页码；页脚居中显示“公司内部文件·严禁外传”（或根据文档类型调整）。

字体与字号

一级标题黑体三号加粗，二级标题黑体四号加粗，三级标题黑体小四加粗；

内容：宋体小四，英文和数字使用TimesNewRoman字体；

注释/备注：楷体小五，颜色自动（默认黑色）。

行间距与段落缩进

标题行间距：单倍行距；

行间距：1.5倍行距；

段落缩进：首行缩进2字符，段前段间距0.5行。

（三）第三步：规范段落与层级结构

层级标题编号

一级一、（加粗，后接顿号）；

二级（一）（加粗，括号全角）；

三级1.（加粗，后接点号）；

四级（1）（括号全角，可加粗）。

注：层级不超过四级，避免结构过深。

段落逻辑

每段集中表达一个核心观点，避免内容混杂；

重要结论或数据可使用“【】”标注（如【关键结论】），或通过加粗/变色突出（需统一颜色，建议默认黑色加粗）。

（四）第四步：处理图表、公式与编号

图表规范

图/表位于图表上方，宋体小五加粗，格式为“图1-1流程示意图”或“表2-3项目进度表”（“图/表”+章号-序号+标题）；

图表位置：尽量紧跟相关文字说明，若跨页需注明“（续）”；

图表来源：在图表下方标注“数据来源：部门统计”或“注：根据整理”，楷体小五。

公式与编号

公式居左书写，使用公式编辑器输入，编号右对齐，格式为“（1-1）”（章号-序号）；

公式中变量需在或附录中说明含义。

（五）第五步：校审与最终输出

内容校对：检查错别字、标点符号（全角/半角统一）、数据准确性、逻辑连贯性；

格式复核：对照模板逐项检查字体、行距、编号、图表等是否符合规范；

输出格式：电子版优先保存为PDF（保证排版固定），若需编辑可保留.docx格式，打印时使用A4纸张，单面打印（重要文档）或双面打印（日常文档）。

三、格式化要素对照表

（一）基础格式设置表

要素

规范要求

示例说明

页面边距

上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm

便于装订与阅读

一级标题

黑体三号加粗，单倍行距，居中

一、项目背景

宋体小四，1.5倍行距，首行缩进2字符

为保证项目顺利推进，需明确以下目标……

页码

页脚居中，页码格式为“-1-”

从开始编号

附件

标题“附件：”，宋体小四，左对齐，无缩进

附件：需求调研问卷

（二）段落与编号规范表

层级

编号格式

字体/字号

对齐方式

一级标题

一、

黑体三号加粗

居中

二级标题

（一）

黑体四号加粗

左对齐

三级标题

1.

黑体小四加粗

左对齐

段落

无编号

宋体小四

两端对齐

项目符号列表?（实心圆点）

宋体小四

左对齐，首行缩进2字符

（三）图表格式表

要素

规范要求

示例

图表标题

宋体小五加粗，位于图表上方

表3-12023年Q1项目进度表

图表编号

按“章号-序号”自动更新

图2-1系统架构图（第二章第1个图）

图表内文字

宋体五号，坐标轴标签清晰

X轴：时间（月份），Y轴：完成率（%）

图表注释

楷体小五，位于图表下方

注：数据来源于项目管理部

四、关键注意事项

格式一致性：同一文档中相同层级标题、格式、图表样式需完全统一，避免混用字体、字号或行距；

避免格式混乱：不使用空格调整段落缩进或对齐，需通过段落设置实现；不随意插入回车换行，保证段落自然换行；

特殊符号处理：标点符号统一使用全角（如“，”“。”“；”），英文标点仅在英文内容中使用；数字与单位间需加空格（如“10kg”“5h”）；

模板更新维护：若业务需求变化需调整格式，由行政部或文档管理部门统一修订，避免个人修改导致标准不统一；

协作文档规范：多人编辑时需使用“修订模式”，最终版由负责人确认格式后定稿，避免版本混乱；

敏感信息保护：文档中不得包含未公开的商业数据、客户隐私等内容，涉及敏感信息需脱敏处理（如用“*”代替具体名称，如“客户A”）。

通过严格遵循本模板规范，可保证各类文档在格式、排版、内容呈现上达到统一标准，提升专业性与可读性，为企业文档管理提供有力支撑。