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采购流程合规性自查清单模板

适用情形说明

本清单适用于企业内部采购活动的合规性审查，具体场景包括：新采购制度实施前的流程梳理、季度/年度采购合规审计、重大采购项目完成后的专项检查、采购风险防控常态化评估等。通过系统性自查，可及时发觉采购流程中的合规漏洞，保证采购行为符合企业内部制度及国家相关法律法规要求，降低违规风险。

自查操作流程

一、自查准备阶段

明确自查范围与目标

确定自查的时间段（如某季度、某项目全周期）、涉及的采购类型（如物料采购、服务采购、工程采购等）及部门范围（如采购部、使用部门、财务部等）。

制定自查目标，例如“核查采购需求审批流程完整性”“供应商选择环节合规性”等。

成立自查工作小组

由采购管理部门牵头，联合财务部、法务部、使用部门等组成自查小组，明确组长（如组长）及成员职责，保证自查工作的独立性与客观性。

收集基础资料

整理需审查期间的采购文件，包括但不限于：采购申请单、需求审批记录、供应商资质文件、招标/比价/谈判记录、采购合同、验收报告、付款凭证、会议纪要等。

二、自查实施阶段

按采购流程全环节逐项核查，重点检查以下核心节点：

需求提出与审批环节

核查：采购需求是否由使用部门正式提出，需求描述是否清晰（如品名、规格、数量、用途等）；需求审批流程是否符合企业规定（如部门负责人、分管领导是否签字确认）；是否存在超预算或无预算采购的情况。

供应商选择与管理环节

核查：供应商选择方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等）是否符合采购金额及制度要求；供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、资质等级证书等）是否齐全且在有效期内；供应商入围过程是否有评审记录，评审人员（如评审专家）是否符合回避制度要求；是否建立合格供应商名录，并定期进行动态评估。

合同签订与条款审核环节

核查：合同文本是否采用企业标准模板，关键条款（如标的、数量、价格、质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等）是否完整、明确；合同是否经过法务部门（或法务人员）审核，审核意见是否落实；合同签订流程是否符合权限规定（如法定代表人或授权代表*签字）。

采购执行与验收环节

核查：合同履行过程是否存在变更，变更是否履行审批手续；货物/服务送达后，是否由使用部门、采购部门、质检部门（如需）共同验收，验收记录是否详细（如数量、质量、外观等）并签字确认；验收不合格的，是否按规定进行退换货或索赔处理。

付款结算环节

核查：付款申请是否附齐合同、验收单、发票（或合规的费用结算凭证）等支持性文件；付款金额是否与合同、验收单一致；付款审批流程是否符合财务制度（如财务负责人签字、总经理审批）；是否存在预付款超比例或违规支付的情况。

三、问题整改与跟踪阶段

记录自查问题

对自查中发觉的不合规事项，详细记录问题描述、涉及环节、责任部门/人员及潜在风险，形成《采购合规性问题清单》。

制定整改措施

针对每个问题，明确整改目标、具体措施、责任人和完成时限，例如“补充缺失的供应商评审记录，由采购经办人在3个工作日内完成，采购经理复核”。

跟踪整改落实

自查小组定期检查整改措施的执行情况，保证问题闭环管理；对整改不力的部门或人员，按企业规定问责。

输出自查报告

汇总自查过程、结果、问题清单及整改情况，形成《采购流程合规性自查报告》，报送企业管理层（如总经理办公会*）审议。

四、结果归档与应用阶段

将自查过程中收集的资料、问题清单、整改记录、自查报告等整理归档，保存期限符合企业档案管理规定。

根据自查结果，优化采购管理制度或流程，例如修订供应商评估标准、完善合同审核模板等，持续提升采购合规水平。

合规性自查表单

自查环节

合规要求

自查内容

自查结果（合规/不合规）

问题描述

整改措施

责任人

整改期限

需求提出与审批

需求由使用部门正式提出，审批流程完整，符合预算管理

核查采购申请单、需求审批记录、预算批复文件

供应商选择

选择方式合规，资质齐全，评审过程规范

核查供应商资质文件、招标/比价记录、评审报告、合格供应商名录

合同签订

合同条款完整，经法务审核，签订流程合规

核查合同文本、法务审核意见、授权委托书、签字记录

采购执行与验收

合同履行规范，验收流程完整，记录齐全

核查合同变更记录、验收单、验收参与人员签字

付款结算

付款凭证齐全，金额准确，审批流程合规

核查付款申请单、合同、验收单、发票（或费用结算凭证）、付款审批记录

关键注意事项

全面性与重点结合

自查需覆盖采购全流程，同时对高风险环节（如大额采购、单一来源采购、涉密采购等）进行重点核查，避免遗漏关键风险点。

时效性与动态性

自查应定期开展（如每季度或每半年），并结合最新政策法规（如《_________采购法》及企业内部制度更新）调整自查标准，保证合规要求的时效性。

客观性与独立性

自查小组应独立开展工作，避免自查人员与