公司沟通平台与会议系统.docVIP

公司内部沟通平台与会议系统工具指南

一、常见应用场景

跨部门项目协作

当市场部*经理需协调产品、技术、设计部门推进新项目时，可通过沟通平台建立项目专属群组，同步需求文档、排期表，并定期召开线上例会同步进度，保证信息实时同步。

紧急事务通知

如公司临时调整办公时间或发布重要通知，管理员可通过沟通平台的“全员广播”功能，保证信息触达每位员工，同时支持已读状态跟进，避免遗漏。

远程会议与培训

对于异地团队或全员培训，会议系统支持高清视频会议、屏幕共享、实时批注等功能，主持人可控制参会人员权限，会后自动会议录像及纪要，方便回看。

知识沉淀与共享

员工可将项目资料、培训课件、工作总结等文件至沟通平台的知识库，按部门、标签分类存储，支持关键词检索，形成可复用的组织知识资产。

二、功能操作指南

（一）沟通平台基础操作

创建协作群组

打开沟通平台，“+”号选择“创建群组”；

设置群组名称（如“项目组”）、群类型（项目群/部门群/临时群）；

添加成员（可从通讯录搜索或输入工号），群主默认拥有最高权限；

设置群公告（如“每日10:00同步进度”），“完成”创建群组。

高效消息沟通

发送文字消息：在群组聊天框输入内容，支持表情、提及特定成员（如*工程师）；

文件传输：“附件”按钮，选择本地文件（支持PDF、Word、Excel等格式），后文件自动存储至群文件库；

语音/视频通话：聊天界面右上角“+”号，选择“语音通话”或“视频通话”，可邀请1人或多人加入。

文件管理与共享

访问群文件库：在群组页面“文件”标签，查看所有文件；

版本控制：若文件需更新，重新时系统自动保留历史版本，可“版本记录”查看对比；

权限设置：群主可文件右侧“…”选择“仅查看”或“可编辑”，限制非成员权限。

（二）会议系统核心流程

创建与预约会议

打开会议系统，“创建会议”，填写会议主题（如“Q3产品评审会”）、时间（支持时区选择）、时长；

设置会议类型（常规会议/研讨会/培训），可选择“开启录制”或“等候室”（主持人先入会，参会者需等待批准）；

添加参会人员（输入工号或姓名，可设置“必需参会”或“可选参会”），“发送邀请”，系统自动发送会议提醒至员工日程。

召开线上会议

主持人提前10分钟加入会议，测试麦克风、摄像头及网络状况；

参会者通过会议或日程提醒直接加入，支持输入会议号+密码进入；

会议中功能：

共享屏幕：“共享”选择桌面、指定窗口或白板，参会者可实时查看；

互动批注：共享屏幕时，“批注”工具，可在屏幕上画图、文字标注；

分组讨论：“分组”设置breakoutroom，将参会者拆分为小组讨论，主持人可随时切换查看。

会后跟进与归档

结束会议后，系统自动会议录像（若开启录制）及文字纪要（识别语音内容）；

主持人编辑纪要，补充决议事项、负责人及截止时间，“同步至群组”发送至沟通平台；

会议文件（如演示文稿、纪要）自动归档至“会议记录库”，按日期、主题分类，支持后续查阅。

三、实用模板参考

（一）会议纪要模板

会议名称

项目启动会

日期

2023年10月26日

时间

14:00-15:30

地点/线上

线上会议室（会议号：56）

主持人

*总监

记录人

*助理

参会人员

总监、经理、工程师、设计师

缺席人员

无

会议议题

1.项目目标与范围

2.跨部门职责分工

3.排期与里程碑

讨论内容

-*总监明确项目需在12月31日前上线核心功能，分三个阶段推进；

-*经理负责市场调研，10月30日前提交竞品分析报告；

-*工程师负责技术架构搭建，11月15日前完成原型开发。

决议事项

序号

事项描述

1

制定项目详细排期表

2

完成技术选型评估

3

设计初版UI原型

备注

下次会议时间：11月2日14:00

（二）任务跟进表

任务名称

所属项目

负责人

开始时间

截止时间

进度

备注

竞品分析报告

项目

*经理

10月25日

10月30日

进行中

已收集3份竞品资料

技术架构搭建

项目

*工程师

10月27日

11月15日

未开始

等待需求文档确认

UI原型设计

项目

*设计师

10月28日

11月10日

进行中

完成首页草图

（三）跨部门协作需求表

需求发起部门

需求接收部门

需求描述

期望完成时间

负责人

协作方式

进度反馈

结果确认

市场部

技术部

提供用户行为数据接口，用于分析用户画像

11月5日

*工程师

线下对接+文档确认

10月30日接口开发完成

待测试验证

产品部

设计部

根据用户反馈优化登录页交互流程

11月8日

*设计师

线上会议讨论

11月3日初稿完成

待产品部确认

四、使用规范与建议

信息安全管理

涉及公司机密的文件或会议内容，需在沟通平台设置“仅内部可见”或指定人员权限，禁止通过外部工具（如个人）传播；

定期清理个人聊天记录及群文件，避免存储过