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供应链采购审批及进度管理工具

适用场景与价值

本工具适用于企业内部供应链采购全流程管理，尤其适用于多部门协作、采购品类多样、审批层级复杂的场景。通过标准化流程与进度可视化，可实现以下核心价值：

规范采购行为：明确各环节职责与审批标准，避免采购随意性；

提升效率：减少信息传递误差，缩短审批周期；

风险防控：实时跟踪采购进度，及时发觉并解决交付异常；

成本管控：通过预算前置审核与执行监控，优化采购支出。

全流程操作指南

第一步：需求提报与初审

操作内容：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购申请表》，明确采购品名、规格、数量、预估单价、预算总额、用途及紧急程度，提交至部门负责人主管进行初审。

关键动作：主管需核对需求合理性（如是否为必需品、数量是否匹配实际需求），并在1个工作日内完成审批，通过则流转至采购部，驳回则注明理由退回需求部门。

第二步：采购部专业审核

操作内容：采购专员审核员接收初审通过的申请，重点审核：

采购品类是否属于公司集中采购目录；

预算是否控制在部门年度预算额度内；

技术参数是否清晰、可执行。

关键动作：审核员需在2个工作日内反馈审核意见，对参数不明确或预算超标的申请，与需求部门沟通修正；审核通过后，按采购金额分级启动审批流程。

第三步：分级审批决策

根据采购金额划分审批权限（示例）：

5万元以下：采购部经理经理A审批，1个工作日内完成；

5万-20万元：采购部经理经理A+财务部经理经理B联合审批，各1个工作日内完成；

20万元以上：采购部经理经理A+财务部经理经理B+分管副总副总C三级审批，每环节1个工作日内完成。

关键动作：审批人需重点审核采购必要性、成本合理性及合规性，审批通过后进入供应商选择环节。

第四步：供应商选择与订单下达

操作内容：采购专员根据采购品类，通过合格供应商库比价、询价或招标（20万元以上需招标），选定供应商后拟定采购合同，提交法务部法务专员审核合同条款（重点审核交付时间、质量标准、违约责任等）。

关键动作：合同审核通过后，下达正式采购订单（PO单），同步将供应商信息、订单号、交付日期录入进度管理工具，启动进度跟踪。

第五步：执行进度跟踪与异常处理

操作内容：采购专员每日更新采购进度，包括：

供应商备货状态（如“已备货”“生产中”“已发货”）；

物流运输信息（如“已发货”“预计X月X日到达”）；

交付异常情况（如延迟、质量问题）。

关键动作：若出现延迟，采购专员需24小时内与供应商沟通原因，协调解决方案并同步需求部门；若质量问题导致无法验收，启动退货流程并重新评估供应商。

第六步：验收与付款

操作内容：需求部门收到货物后，联合质检部质检员按采购订单及合同标准验收，填写《验收单》，明确验收结果（合格/不合格）、数量、到货日期。

关键动作：验收合格后，采购部汇总《验收单》《合同》《发票》提交财务部，财务部会计在3个工作日内完成付款审批并安排付款；验收不合格则启动退货或索赔流程。

第七步：归档与总结

操作内容：采购专员将采购全流程文档（申请表、审批记录、合同、订单、验收单、付款凭证等）分类归档，每季度对采购数据（如交付准时率、成本节约率、供应商合格率）进行分析，形成季度采购报告，持续优化流程。

工具模板：采购申请及进度跟踪表

字段类别

具体内容

基本信息

申请单号：_________申请部门：_________申请人：_________申请日期：_________

采购需求

品名：_________规格型号：_________数量：_________用途：_________

预算信息

预估单价（元）：_________预算总额（元）：_________资金来源：_________

审批流程

部门负责人主管：_________（审批意见/日期）采购部审核员：_________（审批意见/日期）采购部经理A：_________（审批意见/日期）财务部经理B：_________（审批意见/日期）分管副总副总C：_________（审批意见/日期）

供应商信息

选定供应商：_________供应商联系人：_________联系方式：_________

订单与执行

订单号：_________订单日期：_________要求交付日期：_________实际交付日期：_________

进度跟踪

备货状态：□已备货□生产中□已发货□延迟物流信息：_________异常记录：_________（若有）

验收与付款

验收结果：□合格□不合格（不合格原因：_________）验收人：_________验收日期：_________付款状态：□未付款□部分付款□已付款付款日期：_________

备注

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