企业会议策划与执行模板.docVIP

企业会议策划与执行通用模板

一、适用场景与价值

二、全流程操作指南

（一）会议筹备阶段：精准定位，周密准备

步骤1：明确会议核心目标与议题

操作要点：与发起人（如部门负责人、项目组）沟通，确定会议需解决的核心问题（如决策、信息同步、方案研讨等），提炼3-5个核心议题，避免目标模糊或议题过多导致效率低下。

输出物：《会议目标与议题清单》（含议题优先级、预期成果）。

步骤2：确定会议类型、形式与规模

操作要点：根据目标选择会议类型（决策型、研讨型、告知型等），形式（线下/线上/混合），规模（参会人数、是否分小组）。线上会议需提前测试平台稳定性（如腾讯会议、Zoom），明确功能需求（屏幕共享、投票、分组讨论）。

输出物：《会议形式与规模确认表》（含时间、时长、地点/、参会人数上限）。

步骤3：制定详细会议议程

操作要点：按议题逻辑排序，明确每个议题的负责人、起止时间、讨论形式（汇报、自由发言、投票等），预留10%-15%的弹性时间用于突发情况。议程需提前发送给核心发言人员，确认内容可行性。

输出物：《会议议程表》（含时间、议题、负责人、形式、备注）。

步骤4：确定参会人员与分工

操作要点：按议题相关性筛选参会人（避免无关人员参会），明确主持人（控场、推进议程）、记录人（记录关键内容、待办事项）、技术支持（设备调试、线上会议运维）、后勤保障（场地布置、茶歇等）角色，提前沟通职责。

输出物：《参会人员名单及分工表》（含姓名、部门、角色、联系方式）。

步骤5：预订场地与准备物资

操作要点：

线下会议：提前3-5个工作日预订场地（考虑容纳量、设备、交通便利性），布置桌椅（U型/课桌式/剧院式根据需求选择），调试设备（投影仪、麦克风、音响、网络），准备签到表、会议材料（纸质版/电子版）、文具、茶歇等。

线上会议：提前发送会议与参会指南（含平台、测试），准备备用会议账号（避免主账号故障）。

输出物：《场地与物资准备清单》（含项目、数量、负责人、完成状态）。

步骤6：发送会议通知与提醒

操作要点：会议前3-5天发送正式通知（含目标、议程、时间、地点/、参会人、需提前准备的资料），会前1天发送提醒（含议程微调、注意事项），紧急会议可电话+消息双重通知。

输出物：《会议通知模板》（含标题、时间、地点、议程、参会人、联系人）。

（二）会议执行阶段：聚焦目标，高效控场

步骤1：签到与入场引导

操作要点：

线下：设置签到台（或电子签到），发放会议材料、桌牌，引导参会人员就座，提醒关闭手机静音。

线上：提前10分钟进入会议室，播放背景音乐，通过聊天框提醒参会人员测试设备，主持人开场前确认参会人员到齐情况。

步骤2：开场与议程确认

操作要点：主持人开场（3-5分钟），说明会议目标、议程及时长，强调纪律（如发言时间、手机静音），确认参会人员对议程无异议，如有调整需全体同意。

步骤3：按议程推进会议内容

操作要点：

严格控制各议题时间，提醒发言人员聚焦核心内容，避免跑题；

对关键议题组织讨论，主持人适时引导（如“我们请*总先发表看法”“针对这个问题，大家是否有不同意见？”），保证多方观点充分表达；

需决策的议题，明确决策方式（举手投票、共识通过等），当场宣布结果并记录。

步骤4：互动与突发情况处理

操作要点：

设置问答环节，鼓励参会人员提出疑问，由负责人现场解答；

突发情况（如设备故障、人员迟到）启动备用方案：设备故障切换备用设备/线上会议，迟到人员由记录人会后同步会议纪要。

步骤5：总结与明确下一步行动

操作要点：会议结束前10分钟，主持人总结核心成果（已达成共识、待决策事项），明确每个待办事项的负责人、完成时间、交付标准，保证“事事有跟进，件件有闭环”。

（三）会议收尾阶段：复盘归档，推动落地

步骤1：整理会议纪要与材料

操作要点：记录人会后2个工作日内完成会议纪要，内容包括会议基本信息（时间、地点、参会人）、核心议题讨论要点、决策结果、待办事项（负责人、时间），经主持人审核无误后分发。同步收集会议材料（PPT、方案等）归档。

输出物：《会议纪要模板》（含标题、基本信息、议题记录、决策事项、待办清单）。

步骤2：跟进待办事项进度

操作要点：记录人建立《任务跟进表》，每周更新待办事项完成状态，提前1-2天提醒负责人，未按时完成的需说明原因并协调资源支持，保证任务落地。

步骤3：收集会议反馈与总结优化

操作要点：会议后3天内发送《会议效果反馈表》（含议程合理性、时间控制、互动效果、建议等），收集参会人员意见，组织筹备组复盘，梳理改进点（如议题精简、设备优化），形成《会议总结报告》，为后续会议提供经验参考。

三、核心工具模板清单

（一）会议筹备阶段模板

《会议目标与议题清单》

序号

核心议题

优先级

预期成果

负责人

1

2024年Q3目标拆解

高

明确各部门Q3关