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2026年电子文档管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为严格贯彻落实《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规，规范单位2026年度电子文档的创建、归档、存储、使用、传输、销毁等全流程管理工作，保障电子文档的真实性、完整性、安全性、可追溯性，防范电子文档泄露、丢失、篡改、损坏等风险，提高工作效率，维护单位合法权益与核心利益，结合单位实际工作情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于单位2026年度及后续所有电子文档的管理工作，覆盖单位各职能部门、下属分支机构及全体在职在岗员工，涵盖各类电子形式的文件、资料、数据、报表、图纸、图片、音频、视频等（包括但不限于Word、Excel、PPT、PDF、TXT、CAD、图片、音视频等格式），涉及电子文档从创建生成到销毁消亡的全生命周期，全体员工需严格遵守、认真执行。

第三条核心原则

电子文档管理遵循“统一标准、分级管控、安全优先、权责明晰、便捷高效、全程追溯”的核心原则，坚持“谁创建、谁负责，谁保管、谁负责，谁使用、谁负责”的管理责任机制，平衡电子文档使用便捷性与安全管控要求，确保电子文档管理规范有序、安全可控。

第四条总体目标

1.建立健全电子文档标准化管理体系，明确管理流程、责任分工及操作规范，实现电子文档管理规范化、制度化、精细化；

2.保障电子文档的真实性、完整性、安全性，防范泄露、丢失、篡改等风险，保护单位核心数据与商业秘密（或工作秘密）；

3.优化电子文档存储与检索体系，提高电子文档利用效率，为单位各项工作开展提供高效数据支撑；

4.提升全体员工电子文档安全意识与规范操作能力，营造安全、合规、高效的电子文档管理环境。

第二章组织架构与职责分工

第五条组织架构

单位建立“主要负责人负总责、分管领导具体抓、办公室（或信息管理部门）统筹协调、各部门专人负责、全员协同参与”的五级电子文档管理体系，明确各级管理职责，确保各项管理工作落地见效。

第六条各级职责

1.主要负责人：作为电子文档管理第一责任人，负责审定电子文档管理制度、年度管理计划及重大管控措施；统筹电子文档管理经费、技术设备、人员等资源保障；定期听取电子文档管理工作汇报，研究解决管理中的重大问题。

2.分管领导：协助主要负责人开展电子文档管理工作，负责审批电子文档管理相关细则、权限分配方案及重大事项；监督各项管理制度的落实情况；协调解决管理工作中的重点、难点问题。

3.办公室（或信息管理部门）：作为电子文档管理归口管理部门，负责牵头组织实施电子文档管理工作；制定电子文档分类、命名、归档、存储、使用、销毁等管理细则；搭建维护电子文档管理系统（或存储平台），保障系统安全稳定运行；负责电子文档管理权限的审核与分配；定期开展电子文档安全检查、备份与隐患排查；组织开展电子文档管理培训与宣传教育活动；负责核心电子文档的集中保管与追溯管理；监督各部门电子文档管理工作落实情况。

4.各部门：指定专人担任本部门电子文档管理员，负责本部门电子文档的日常管理工作；按照制度要求开展电子文档的创建、分类、命名、初审、归档、保管等工作；严格控制本部门电子文档的使用权限，规范传输与共享流程；及时上报电子文档管理中的异常情况与安全隐患；配合办公室（或信息管理部门）开展电子文档检查、备份与归档工作。

5.全体员工：作为电子文档的创建者、使用者与保管者，需严格遵守本制度及相关操作规范；按要求创建、命名、存储电子文档，及时完成归档；规范使用电子文档，不得擅自泄露、篡改、删除、传播电子文档；发现电子文档安全隐患或异常情况，及时上报本部门电子文档管理员或归口管理部门。

第三章电子文档的创建与规范

第七条创建要求

1.电子文档创建需符合单位工作实际需求，内容真实、准确、完整、规范，不得创建与工作无关、虚假、违规违法的电子文档；

2.电子文档创建时需明确文档责任人（创建人），责任人对文档内容的真实性、合规性及安全性负责；

3.涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密（或核心数据）的电子文档，创建时需按相关保密规定标注密级（或保密等级），采取相应保密措施。

第八条分类标准

电子文档按内容性质、重要程度及保密等级进行分类管理，具体分类标准如下（可结合单位实际调整）：

1.按内容性质分类：分为行政公文类（通知、通报、请示、批复等）、业务工作类（报表、方案、合同、图纸、业务数据等）、人事管理类（员工档案、考勤记录、薪酬资料等）、财务审计类（财务报表、凭证、审计报告等）、会议资料类（会议纪要、议程、发言稿等）、宣传资料类（图片、视频、宣传稿等）、其他类（与工作相关的其他电子文档）；

2.按重要程度分类：分为核心类（涉及单位核心利益、重大决策