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2026年电子签名管理制度

一、总则。为规范企业电子签名全流程管理，保障电子签名使用的合法性、安全性与可靠性，维护企业与相关方合法权益，推动数字化办公合规高效开展，依据《中华人民共和国电子签名法》《中华人民共和国密码法》《电子印章管理办法》《电子档案管理办法》等法律法规及行业标准，结合企业实际经营需求，制定本制度。本制度适用于企业内部所有电子签名的制发、备案、使用、存储、注销及监督管理，覆盖全体使用电子签名的部门、岗位及相关人员。行政部为电子签名管理牵头部门，统筹电子签名体系建设、日常管控及合规审核，信息技术部、法务部、档案管理部协同配合，确保制度落地执行，本制度自2026年1月1日起施行。

二、电子签名制发与备案管理制度。电子签名制发遵循“统一管理、按需申请、规范审批”原则，确保来源合法、信息准确。企业电子签名分为法人电子签名、部门电子签名及个人电子签名，制发需由使用部门提交书面申请，注明签名用途、使用范围、有效期及申请人信息，经部门负责人审核、行政部复核后，报企业管理层审批。电子签名制作由具备资质的电子认证服务机构承担，制作需符合国家数据格式、生成流程及应用接口标准，图像规格、式样与实物印章印模规制保持一致，电子签名有效期不得超过电子签名认证证书有效期。制作完成后，由行政部统一备案，建立电子签名管理台账，记录签名编号、用途、持有人、有效期、制作机构等信息，同步向电子印章制作管理单位完成备案手续，备案信息需长期留存备查。

三、电子签名使用权限管理制度。实行“谁所有、谁控制，谁签章、谁负责”的使用原则，明确使用权限及责任边界。电子签名持有人需为企业在岗人员，由行政部登记备案，严禁转借、出租、出借电子签名，严禁交由无关人员保管或使用。法人电子签名用于企业对外签订合同、发布正式文件等核心业务，需经企业主要负责人审批后方可使用；部门电子签名用于部门间公文流转、业务审批等内部事项，由部门负责人授权管控；个人电子签名用于个人经办业务的确认、审批，仅限本人使用。信息技术部为电子签名使用提供技术支撑，按权限分配访问账号及操作权限，设置操作日志记录，实现使用行为可追溯，严禁擅自扩大使用权限、变更使用范围。

四、电子签名使用规范管理制度。电子签名使用需严格遵循法律法规及企业流程，确保签章行为合法合规、数据真实可溯。使用电子签名前，需核对电子文件内容、签署主体、签署时间等信息，确认无误后方可签章，严禁在空白文件、虚假文件上使用电子签名。电子签章过程需全程记录，包括签章人、签章时间、签章设备、文件内容摘要等信息，形成不可篡改的操作日志。涉及合同、协议等重要文件电子签章的，需先经法务部审核合规性，签署后同步生成电子签名认证证书，确保文件的真实性、完整性和不可否认性。电子签名使用后，需及时锁定签名载体，关闭操作权限，防止误操作或非法使用，因操作不当导致的风险及损失，由签章人承担全部责任。

五、电子签名安全管理制度。建立全流程安全防护体系，防范电子签名信息泄露、篡改、盗用等风险。电子签名的电子签名制作数据由持有人专有，信息技术部采取加密存储、身份认证、访问控制等技术措施，保障数据安全。存储电子签名的设备需专人专用，设置复杂密码并定期更换，严禁接入非涉密网络，严禁安装无关软件，定期进行安全检测及病毒查杀。电子签名使用过程中，若发现签名失密、载体损坏或遗失，持有人需立即上报行政部及信息技术部，采取冻结权限、注销签名、重新制作等应急措施，同时查明原因、明确责任，形成处理记录。严禁采用非法技术手段伪造、篡改电子签名，严禁破解电子签名加密数据，一经发现严肃追究责任。

六、电子文件归档与存储管理制度。经电子签名的电子文件归档需符合《电子档案管理办法》要求，确保档案真实、完整、可用、安全。电子文件归档时，需与元数据一并归档，去除电子印章的数字签名信息，仅保留印章图形，采用开放、可转换的归档格式，不得使用非开放的压缩、加密技术。档案管理部负责电子文件的归档管理，对归档文件的真实性、完整性、安全性进行检测，审核通过后编制档号、确定保管期限，采用在线与离线双重存储方式备份，至少留存三套完整数据，一套在线应用，两套离线保存。电子档案保管需定期检测存储介质完好程度及文件可读状况，必要时进行数据转换、迁移，迁移后需重新检测合规性，确保长期可查可用，保管期限按企业档案管理规定执行，最低不少于法定留存年限。

七、电子签名变更与注销管理制度。电子签名信息变更、注销需履行规范流程，确保管理闭环。电子签名持有人岗位调整、姓名变更的，需及时向行政部提交变更申请，经审批后更新备案信息，调整使用权限；电子签名有效期届满前30天，由行政部提醒持有人申请续期，重新制作电子签名并完成备案，原电子签名注销归档。电子签名因损坏、失密、持有人离职或业务终止等原因需注销的，持有人或所在部门需提交注销申请，行