销售订单处理及跟进工作表.docVIP

一、适用工作场景

本工具适用于销售团队、客户经理及订单处理专员日常工作中，系统化管理客户销售订单从接收、审核、执行到交付的全流程。具体场景包括：新客户订单首次对接、老客户重复订单跟进、大额订单多部门协同推进、订单异常问题处理等，旨在通过标准化流程保证订单信息准确、进度透明、责任到人，提升客户满意度与订单交付效率。

二、标准化操作流程

步骤1：订单接收与初步确认

操作内容：

通过邮件、系统或客户直接沟通接收订单信息，记录客户名称、联系人（*）、联系方式（非隐私信息，如企业备注）、下单日期、产品名称/规格、数量、单价、交付地址、特殊要求（如包装、标签等）。

初步核对订单要素完整性：关键信息（客户名称、产品型号、数量、交付日期）是否缺失，模糊表述（如“尽快交付”）需与客户确认具体时间节点。

责任人：销售专员/客户经理

输出物：《订单初步确认清单》（手写或电子版备注）

步骤2：订单审核与风险评估

操作内容：

销售专员将确认后的订单信息提交至销售主管*审核，重点审核客户信用额度（若历史合作中存在欠款，需先完成回款）、产品库存状态（通过ERP系统查询）、价格是否符合政策（是否超出权限需审批）。

若涉及定制化产品或特殊需求，同步协调产品部、技术部评估生产/技术可行性及交付周期。

财务部*审核订单金额、付款方式（预付款比例、账期）是否符合公司财务规定，高风险订单（如新客户大额订单）需启动风险评估流程。

责任人：销售专员、销售主管、财务部、产品部*（若需）

输出物：《订单审核表》（含各部门审核意见及签字）

步骤3：订单信息录入与系统同步

操作内容：

审核通过后，销售专员在订单管理系统（如ERP/CRM）中创建订单，录入完整信息（含步骤1确认的所有要素），系统自动唯一订单编号（规则：年份+月份+客户简称+流水号，ABC-001）。

将订单编号同步至客户，并通过邮件/系统发送《订单确认函》，附产品明细、交付时间、付款方式等关键信息，要求客户回复确认。

在“销售订单跟进工作表”中登记订单基础信息（见模板表格），标注当前状态为“已审核-待执行”。

责任人：销售专员

输出物：系统订单编号、《订单确认函》、跟进工作表初始登记

步骤4：订单执行与资源协调

操作内容：

销售专员根据订单需求，向生产部下达生产指令（若为现货订单，直接触发库存调拨流程），明确交付日期、数量及质量标准；向采购部下达采购指令（若为缺货订单），跟踪物料采购进度。

生产/采购过程中，每日通过系统或会议跟踪进度，若遇延迟（如物料短缺、生产故障），立即协调相关部门制定解决方案（如调整生产优先级、寻找替代物料），同步更新预计交付时间至跟进工作表。

订单发货前24小时，通知物流部*安排发货，确认物流方式、运费承担方及收货人联系方式，向客户提供物流单号。

责任人：销售专员、生产部、采购部、物流部*

输出物：《生产指令单》/《采购申请单》、物流单号、跟进工作表进度更新

步骤5：客户沟通与状态同步

操作内容：

订单执行期间，销售专员需按固定频率与客户同步进度：下单后1个工作日内发送《订单确认函》；生产/采购阶段每3天反馈一次进度（如“已完成30%”“物料已到货”）；发货后1小时内告知物流信息。

若客户主动查询订单状态，需在30分钟内响应，提供准确信息；若客户提出进度异议，立即核实原因并协调解决，24小时内反馈处理结果。

订单交付前1天，再次与客户确认收货人、联系方式及收货时间，保证顺利签收。

责任人：销售专员

输出物：进度沟通记录（邮件/聊天截图）、客户反馈记录

步骤6：订单交付与闭环确认

操作内容：

客户签收后，物流部*将签收凭证（如物流系统签收截图）反馈至销售专员，销售专员在跟进工作表中标注状态为“已交付”。

销售专员在签收后3个工作日内，通过电话/邮件回访客户，确认产品数量、质量是否符合要求，收集客户满意度反馈，记录《客户回访表》。

若客户反馈问题（如破损、型号错误），启动售后流程：24内协调售后部*处理，同步跟进问题解决进度直至客户确认满意。

财务部*根据订单状态开具发票（若为预付款订单，在收款后开具；若为账期订单，在交付后按约定时间开具），销售专员跟进发票传递及回款情况。

所有流程结束后，销售专员整理订单资料（订单确认函、审核表、物流单、客户回访表等），归档至公司共享文件夹，标注“已关闭”。

责任人：销售专员、物流部、售后部（若需）、财务部*

输出物：《客户回访表》、发票记录、订单归档文件

三、工作表模板结构

序号

订单编号

客户名称

联系人（*）

下单日期

订单金额（元）

产品名称/规格

数量

单价（元）

订单状态

当前节点责任人

预计交付时间

实际交付时间

异常记录

备注

1ABC-001

XX科技有限公司

张*

2024-05-01

50000

型