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人事档案管理与员工信息保密制度

一、总则

人事档案是企业人力资源管理的核心信息载体，员工信息更是企业赖以生存和发展的重要无形资产。为规范人事档案管理流程，强化员工信息保密意识，确保信息的真实性、完整性、安全性和合规性，保护企业与员工双方的合法权益，依据国家相关法律法规，并结合本单位实际情况，特制定本制度。

本制度适用于企业全体员工及所有涉及人事档案与员工信息处理的部门和人员。无论是纸质档案还是电子数据，均纳入本制度管理范畴。人事档案管理与员工信息保密工作遵循“统一领导、分级负责、规范管理、安全保密、依法利用”的基本原则。

二、人事档案管理核心内容

（一）档案的建立与收集

人事档案应在员工入职后一个月内，由人力资源部负责为其建立。档案材料的收集应全面、及时、准确，确保材料的真实性和规范性。入职材料通常包括但不限于员工履历、身份证明、学历学位证明、职业资格证书、工作经历证明、奖惩材料、劳动合同等。所有归档材料需经人力资源部专人审核，对不符合要求的材料应退回并要求补充或更正。

（二）档案的日常管理与维护

档案管理实行专人负责制，档案管理员需具备高度的责任心和专业素养。纸质档案应存放在专用的、具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘功能的档案柜中，并进行科学分类、编号和排序，便于检索。电子档案则应存储在企业内部指定的、安全级别较高的服务器或云端系统，设置严格的访问权限和密码保护，并定期进行数据备份，防止数据丢失或损坏。

档案材料的增减、修改需履行严格的审批手续，确保档案信息的动态更新与历史记录的可追溯性。对于员工的职务变动、奖惩情况、培训经历、考核结果等重要信息变更，应及时归档相应材料。

（三）档案的调阅与使用

外单位查阅本单位员工档案，须持单位有效证明及经办人身份证件，经企业分管人力资源工作的领导批准。档案查阅完毕后，应及时归还，并由档案管理员在借阅登记本上注明归还日期。

（四）档案的转递与销毁

员工因离职、调动等原因离开本单位时，其人事档案应按照规定及时、准确地转递至新的档案接收单位。转递方式应符合国家相关规定，确保档案安全。对于已故员工或已超过规定保存年限且无继续保存价值的档案，应按照档案管理规定履行销毁审批程序，由两人以上负责监销，并做好销毁记录，严禁个人私自处理或丢弃。

三、员工信息保密管理规范

（一）保密范围界定

员工信息保密范围包括但不限于员工个人基本信息（如姓名、性别、出生日期、身份证号码、家庭住址、联系方式等）、薪酬福利信息、绩效考核信息、劳动合同信息、健康状况信息、背景调查资料、培训记录以及其他未公开的与员工个人相关的敏感信息。

（二）保密责任主体

企业全体员工，特别是人力资源部、财务部、信息技术部等直接接触和处理员工敏感信息的部门人员，均对员工信息负有保密责任。每个员工都应自觉遵守本制度规定，不得泄露在工作中获取的任何员工敏感信息。

（三）保密措施与行为规范

1.信息收集与存储：收集员工信息应遵循合法、必要原则，仅收集与工作相关的信息。存储员工敏感信息的纸质载体和电子设备必须采取加密、授权访问等安全保护措施。电子数据应存储在企业内部安全服务器，严禁使用个人电脑、个人邮箱、公共云存储等非授权方式存储。

2.信息使用与传输：使用员工信息时，应严格限定在工作必需的范围内。通过内部网络传输敏感信息时，应使用加密通讯方式；严禁通过互联网邮箱、即时通讯工具（如非企业指定的聊天软件）等不安全渠道传输。

3.权限管理：对员工信息系统的访问权限实行严格的分级授权和最小权限原则，即根据岗位工作需要分配相应的信息访问权限，定期对权限进行审查和清理，确保离岗人员及时注销权限。

4.纸质文件管理：包含员工敏感信息的纸质文件，使用后应及时存放到带锁的文件柜中。废弃的纸质文件需使用碎纸机销毁，不得随意丢弃。

5.会议与交流：在非保密场合，严禁谈论、传播员工敏感信息。工作交流中涉及员工信息时，应确保在场人员均为“需要知晓”该信息的人员。

（四）信息脱敏与公开限制

在因工作需要（如统计分析、内部通报等）必须使用员工信息时，应尽可能对敏感字段进行脱敏处理，例如隐去身份证号部分数字、住址具体门牌号等。除法律法规规定或经员工本人同意外，不得将员工个人信息向任何外部单位或个人泄露、出售或提供。

四、责任追究与保障机制

（一）责任追究

对于违反本制度规定，造成人事档案损坏、丢失或员工信息泄露的，企业将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，直至追究法律责任。因信息泄露给企业或员工造成经济损失或名誉损害的，相关责任人还需承担相应的赔偿责任。

（二）培训与监督

企业应定期组织员工进行人事档案管理与信息保密制度的培训，增强全员保密意识和操作规范。人力资源部及企业内部审计或监察部门应定期对本制度的执行情况进行监督检查，及