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采购需求规格书及合同签订指引模板

适用场景与应用价值

采购需求规格书编制全流程

一、需求提出与初步确认

需求发起

采购需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购内容、用途、预算金额、期望交付时间等基本信息。

需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行初审，签字确认后提交至采购管理部门。

需求沟通与细化

采购管理部门组织需求部门、技术部门（如需）、财务部门召开需求对接会，重点沟通：

采购标的的核心功能与技术参数（如货物的功能指标、服务的交付标准）；

预算范围与成本控制要求；

交付时间、地点及验收标准；

其他特殊要求（如环保认证、售后服务等）。

沟通结果形成《需求确认纪要》，由各方负责人签字存档。

二、采购需求规格书编写

根据确认的需求，采购需求部门牵头编制《采购需求规格书》，内容需包含以下核心模块：

模块

主要内容

项目概述

项目名称、采购编号、需求部门、采购背景、项目目标（如“为XX生产线采购高精度检测设备1台，用于产品出厂检验”）。

采购标的描述

详细说明标的名称、型号规格、数量（如“检测设备：型号XX-3000，数量1台，含基础软件及校准证书”）。

技术参数要求

分项列出技术指标（如“测量精度：±0.01mm；电源：AC220V±10%，50Hz；接口：支持RS232及USB通信”），明确“必须满足”项（★项）和“优先满足”项。

商务要求

交付时间（如“合同签订后30日内交付并完成安装调试”）、交付地点（如“采购方工厂指定地点”）、付款方式（如“预付款30%，到货验收合格后付60%，质保期满付10%”）、质保期（如“整机质保2年，核心部件质保3年”）。

验收标准

明确验收依据（如“本规格书+国家GB/TXXXX-2021标准”）、验收流程（如“外观检查→功能测试→运行稳定性测试”）、验收责任方（如“采购方技术部门牵头，需求部门参与”）。

其他说明

如包装要求（“防静电包装，适合长途运输”）、培训要求（“供应商提供3次免费操作培训，培训对象为采购方2名操作人员”）、知识产权声明（“设备技术专利归采购方所有”）。

三、内部评审与审批

多部门联合评审

采购管理部门组织技术部门、法务部门、财务部门对《采购需求规格书》进行评审，重点核查：

技术参数是否明确、可量化，避免模糊表述（如“高功能”需替换为“处理速度≥100次/秒”）；

预算是否符合公司财务制度；

商务条款是否合规（如付款方式是否涉及违规垫资）；

法律风险点（如违约责任、争议解决方式是否明确）。

评审形成《评审意见表》，对修改意见需逐条反馈至需求部门修订。

最终审批

修订后的规格书依次通过需求部门负责人、采购管理部门负责人、分管领导审批，最终版本加盖“采购需求确认章”生效，作为采购文件及合同附件。

合同签订操作指引

一、供应商选择与谈判

供应商筛选

采购管理部门根据采购金额、标的特性选择采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等），按公司采购管理办法执行。

对供应商资质进行审核（营业执照、相关行业资质证书、类似项目业绩等），形成《供应商资质审核表》。

商务谈判

成立谈判小组（含采购、技术、法务人员），与入围供应商就价格、交付周期、售后服务、违约责任等条款进行谈判。

谈判结果形成《谈判纪要》，明确双方一致意见及分歧点，作为合同起草依据。

二、合同文本起草

法务部门或采购管理部门依据《采购需求规格书》《谈判纪要》及公司《合同管理办法》，起草采购合同，文本需包含以下核心条款：

条款类别

核心内容

合同主体

采购方（全称、地址、法定代表人）、供应商（全称、地址、法定代表人）信息，保证与营业执照一致。

采购标的

标的名称、型号规格、数量、单价、总价（大写与小写一致），与采购需求规格书完全一致。

质量标准

明确执行标准（如“符合国家GB标准及本采购需求规格书要求”），约定质量验收流程。

交付条款

交付时间、地点、方式（如“供应商负责送货至采购方指定地点并卸货”），风险转移节点（如“货到采购方场地视为风险转移”）。

付款方式

分期付款的节点及比例（如“预付款30%，合同签订后5个工作日内支付；到货验收合格后付60%……”），提供发票要求（如“供应商提供13%增值税专用发票”）。

验收条款

验收时间（如“货到后10日内完成验收”）、验收不合格处理（如“供应商需在7日内更换，再次验收不合格采购方有权解除合同”）。

违约责任

明确违约情形及责任（如“逾期交付，每逾期1日按合同总额0.5%支付违约金，最高不超过5%”；“质量不合格，供应商负责退换并赔偿损失”）。

争议解决

约定争议解决方式（如“提交采购方所在地人民法院诉讼解决”），排除“仲裁”时需明确仲裁机构。

合同生效

约定生效条件（如“双方签字盖章后生效”）及份数（如“一式肆份，双方各执