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会议室管理细则模版

公司内部及合作伙伴会议室预定管理纲要

第一条预定范围

本公司内部职员及合作方人员可依需求预定会议室，以为各类内部会议与商务活动提供便捷而舒适的场地环境。

第二条预定方式

1.本公司职员可通过内部网络平台或电子邮件提交会议室预定申请，同时须提供会议主题、预定日期、时间及参会人数等信息。

2.合作方人员须通过其公司内部职员提出预定请求，并由该内部职员作为联系人负责后续预定事宜及会议的实施。

第三条预定权限

1.高级职务人员有权直接预定会议室，但应合理使用此项权利，避免不必要的资源浪费。

2.其余职员可通过正规程序申请预定会议室，其申请需经相关部门负责人的审批通过方可正式预定。

第四条预定时间规定

1.本公司职员应至少在会议开始前两个工作日完成预定，以便充足时间准备会议室及相关设施。

2.合作方人员应至少在会议开始前五个工作日完成预定，以便有足够时间安排场地布置及接待工作。

第五条预定冲突解决

1.会议室预定以先到先得为原则，如有同时预定情况，以最早预定者为准。

2.如已使用中的会议室被更高优先级的预定需求所需要，使用中的会议室使用者须予以配合并协调新的使用方案。

第六条会议室使用规定

1.准时召开会议

使用者须按照预定时间准时使用会议室，不可提前或延后。如会议需延长，应提前申请并获得相关人员的允许。

2.保持会议室整洁

会议结束后，使用者应负责保持会议室的清洁并确保所有设备关闭、垃圾分类妥善处理，同时保证会议室的物品和设备完好无损，不得随意移动或破坏。

3.设备使用

使用者在使用会议室内的投影仪、音响、电话等设备之前，应确认设备正常运行并熟悉操作方法。会议结束后，使用者应关闭所有电源设备，确保安全与节能。

4.茶水服务

会议期间将提供适量的饮料，使用者应保持供应区域的整洁，并节约使用，避免浪费。

5.控制参会人数

使用者应确保参会人数适当，并在预定时报备人数，以便安排适当场地。

第七条会议室的巡检与管理

1.定期检查

管理人员需定期对会议室进行巡查，确保所有设施设备正常运行且无损坏。

2.保养与清洁

会议室应定期进行专业的保洁工作，以保持其良好的状态。

3.使用记录

管理人员应及时记录每次会议室的使用情况，并定期归档保存，以供后续的报销和安全监控使用。

第八条对违规行为的处理

1.未经预定擅自使用会议室者，应被要求离开，并通报相关部门。

2.造成会议室设备或物品损坏者，需承担相应的赔偿责任。

3.多次预定未按时使用会议室者，将取消其预定资格，并根据情况给予相应的纪律处分。

4.恶意占用会议室或进行违规行为者，将根据公司规定进行严肃处理，包括纪律处分和向相关部门报告。

第九条附件

会议室预定申请表

说明：本纲要根据公司实际需要制定，如需修改或调整，应按照公司规定流程进行申请与审批。