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财会审计资料整理与归档规范

财会审计资料是单位经济活动的真实记录，是财务管理和审计监督工作的重要成果，也是后续查考、验证经济事项的重要依据。为规范我单位财会审计资料的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保资料的真实性、完整性、安全性和可追溯性，提高财务管理水平和审计工作质量，特制定本规范。

本规范旨在统一财会审计资料管理标准，明确各环节工作职责，促进资料管理的制度化、规范化和科学化，为单位经营决策和持续健康发展提供可靠的信息支持。

二、适用范围与定义

适用范围：本规范适用于单位内部所有涉及财务会计核算、财务管理以及各类审计活动（包括内部审计、外部审计、专项审计等）所形成的各类资料的整理与归档工作。单位各部门及相关人员在执行财会审计业务过程中，均须遵守本规范。

财会审计资料定义：指在财务会计核算过程中形成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料，以及在审计工作过程中形成的审计计划、审计通知书、审计工作底稿、审计证据、审计报告、审计决定等审计资料，还包括与财会审计工作相关的合同协议、文件、批复、会议纪要等具有保存价值的各种文字、图表、电子数据等不同形式的历史记录。

三、资料收集与初步审核

财会审计资料的收集应遵循“及时、完整、准确”的原则。

1.资料来源：财务部门应负责日常会计核算资料的系统收集；审计部门或审计项目组应负责审计过程中全部资料的收集。相关业务部门应积极配合，及时提供所需的原始资料和证明材料。

2.收集要求：

*及时性：经济业务发生后或审计工作结束后，应尽快收集相关资料，避免遗漏或延误。

*完整性：确保收集到的资料齐全，手续完备，不得擅自删减或隐匿。

*准确性：核对资料内容与实际经济业务或审计事项是否相符，确保信息真实可靠。

3.初步审核：对收集到的资料，收集人员应进行初步审核，检查资料的格式是否规范、要素是否齐全、签章是否完备、复印件与原件是否一致等。对不符合要求的资料，应及时退回或要求补充完善。

四、资料整理与分类

资料整理是将收集到的零散资料进行系统化、条理化处理的过程，是归档工作的基础。

1.分类原则：

*财会资料：按照会计档案管理的相关规定，结合单位实际情况，可分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他会计资料类（如银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册等）。

*审计资料：按照审计项目、审计类型或资料性质进行分类。例如，按审计项目可分为年度财务收支审计、专项审计调查、经济责任审计等；按资料性质可分为审计计划类、审计证据类、审计工作底稿类、审计报告类、审计整改类等。

*统一标准：分类标准应统一、明确，并保持相对稳定，便于长期管理和检索。

*逻辑清晰：分类体系应具有内在逻辑性，层次分明，便于理解和操作。

2.排序与编号：

*同类别的资料应按照一定顺序排列，如时间顺序、业务发生顺序或重要程度顺序。

*对整理好的资料应逐页编写页码，对每份或每组资料可根据分类规则进行编号，编号应具有唯一性。

3.编制卷内目录：对于组成案卷的资料，应填写卷内文件目录，列明序号、文件题名、文号、责任者、日期、页号、备注等信息。

五、立卷与装订

1.立卷：将整理分类后的资料，根据其数量多少和内在联系，组成一个个独立的案卷。案卷不宜过厚，以方便保管和利用为宜。

2.装订前准备：

*去除资料中的金属物（如订书钉、回形针），以防锈蚀损坏资料。

*对破损、残缺的资料应进行修补或复制。

*对规格不一的资料，应进行折叠或加衬纸，使其整齐划一。

3.装订要求：

*装订应牢固、整齐，便于翻阅。

*一般采用线装或胶装方式。会计凭证应按规定的方法装订成册，做到美观、牢固。

*装订后，案卷内资料不应有颠倒、错页、压字等现象。

4.填写案卷封面与脊背：

*案卷封面应注明案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、卷内页数、案卷号等内容。

*案卷脊背应注明案卷号、案卷题名或关键词，以便于在档案柜中查找。

六、编号与编目

1.档案编号：应建立科学的档案编号体系，可采用年度、类别、案卷顺序号等组合方式。编号应具有唯一性和可扩展性。

2.编制档案目录：

*案卷目录：按年度或类别编制，列出案卷号、案卷题名、起止日期、保管期限、卷内页数、备注等。

*全引目录：如果需要更细致的检索，可以编制全引目录，将卷内文件目录汇总。

3.检索工具：可根据需要建立电子或手工检索工具，如卡片式目录、计算机检索系统等，提高档案查找效率。

七、归档与保管

1.归档时限：

*会计资料应在会计年度终了后，由财务部门按照归档要求整理立卷，保管一定期限后（通常为一年），向单位档案管理部门或指定保管人员移交归档。

*审计项