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事业单位档案管理规范操作手册

前言

档案工作是事业单位各项工作中不可或缺的基础性环节，它真实记录了单位发展历程、业务活动和管理行为，具有不可替代的凭证价值和参考作用。为进一步规范我单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本手册。本手册依据国家有关档案法律法规，结合我单位实际情况编制，旨在为档案管理人员提供清晰、具体、可操作的工作指引。全体档案工作人员及相关业务人员均应认真学习并严格遵照执行。

第一章总则

1.1指导思想

以国家档案工作的法律法规为指导，坚持实事求是、客观准确的原则，围绕单位中心工作，加强档案资源建设，提升档案管理服务能力，为单位的持续健康发展提供有力的档案信息支撑。

1.2适用范围

本手册适用于本单位所有部门及全体工作人员在公务活动中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计和数字化等管理工作。

1.3基本原则

1.统一领导，分级管理：档案工作实行统一领导、归口管理的体制，各部门协同配合，共同做好档案管理工作。

2.完整准确，真实可靠：确保归档的档案材料内容真实、数据准确、手续完备、要素齐全。

3.规范整理，科学保管：按照标准化、规范化要求对档案进行整理，采用科学方法进行保管，保障档案安全。

4.依法利用，保守秘密：严格遵守国家保密法律法规和档案利用规定，在确保档案安全和信息保密的前提下，积极提供利用服务。

第二章档案管理机构与职责

2.1档案管理机构设置

单位应根据自身规模和档案工作实际需要，明确档案管理部门（或指定专人负责档案工作），并配备政治素质高、业务能力强、具有一定专业知识的专（兼）职档案管理人员。

2.2档案管理部门主要职责

1.贯彻执行国家及上级主管部门有关档案工作的法律法规和方针政策。

2.制定和完善本单位档案管理规章制度和工作细则，并组织实施。

3.负责对本单位各部门形成的各类档案进行统一接收、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。

4.指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、预立卷和定期归档工作。

5.组织开展档案法律法规和档案业务知识的宣传、培训工作。

6.负责本单位档案数字化建设和管理工作，推动档案管理现代化。

7.按规定向同级国家综合档案馆移交到期应进馆的档案。

8.负责对已故人员档案的管理。

2.3各部门档案工作职责

1.各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、积累、整理和定期向单位档案管理部门归档。

2.严格按照本手册要求，确保本部门形成的各类有价值的文件材料不丢失、不遗漏，并及时归档。

3.配合档案管理部门开展档案检查、鉴定和利用等工作。

第三章档案的收集与归档

3.1归档范围

凡是本单位在各项工作活动中直接形成的，具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：

1.文书档案：各类决议、决定、命令、指示、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、总结、统计报表、合同、协议、介绍信、凭证等。

2.业务档案：根据单位性质和业务特点形成的，反映主要业务工作的各类文件材料、原始记录、成果材料等。

3.会计档案：会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业材料。

4.声像档案：照片、录音带、录像带、光盘等记录单位重要活动和事件的载体。

5.实物档案：单位获得的奖状、奖杯、奖牌、印章、题词等具有纪念意义和保存价值的物品。

6.电子档案：在计算机等电子设备上形成、处理、传输和存储的具有保存价值的电子文件及其元数据。

7.其他具有保存价值的档案材料。

3.2归档时间

1.文书档案：一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的收集、整理和归档工作。

2.业务档案：应在一项业务工作结束后或告一段落时及时整理归档。

3.会计档案：在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。

4.声像档案：应在活动结束后一周内整理归档。

5.电子档案：应随相应的纸质文件材料一同归档，或按规定定期向档案管理部门移交。

6.临时机构撤销或工作调动时，应将所形成的文件材料及时整理归档。

3.3归档要求

1.归档的文件材料必须是办理完毕的正式材料。

2.归档的文件材料应齐全、完整、准确，符合形成规律。

3.文件材料的书写材料、纸张和装订材料应符合档案保护要求，禁用易褪色的书写材料（如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等）。

4.凡需归档的文件材料，应按照“谁形成、谁整理”的原则，由形成部门或个人负责整理、组卷，并填写卷内目录、备考表。

5.归档时，须填写《档案移交清单》，一式两份，交接双方核对无误后签字盖章，各执