行政管理规范操作手册.docVIP

日常行政管理规范操作手册

一、办公环境维护管理

（一）适用范围

本规范适用于公司总部及各分支机构办公区域（包括独立办公室、开放办公区、会议室、接待区、茶水间等）的日常环境维护与管理工作，旨在营造整洁、有序、安全的办公环境。

（二）操作流程

每日自查（责任人：各区域使用人员）

上下班前10分钟检查个人工位及周边区域，保证桌面物品摆放整齐（文件、文具按类别归位，私人物品不外露），地面无纸屑、杂物。

使用公共区域（如会议室、茶水间）后，及时清理个人使用痕迹（如茶杯、餐具、投影仪设备等），关闭灯光、空调及电器电源。

定期检查（责任人：行政专员）

每日上午9:00、下午17:00对办公区域进行两次巡查，重点检查：

公共区域地面、墙面、门窗是否清洁，有无污损；

消防设施（灭火器、应急灯）是否完好，通道是否畅通；

绿植养护情况（有无枯叶、缺水），及时联系养护人员处理。

每周五下午组织一次全面大扫除，各部门轮流负责本区域深度清洁（如擦拭门窗、消毒键盘鼠标、清理储物柜等），行政专员全程监督。

问题处理与记录

巡查中发觉问题（如设备故障、环境脏乱），立即拍照记录并填写《办公环境问题整改表》，明确责任部门/人及整改时限（一般问题24小时内整改，重大问题48小时内解决）。

整改完成后，行政专员现场复核，确认无误后在表中签字归档。

（三）相关表格

表1：办公环境日常检查表

检查区域

检查项目

检查结果（合格/不合格）

责任人

检查时间

个人工位

桌面物品摆放

□合格□不合格

张*

2023-10-0909:00

开放办公区

地面清洁度

□合格□不合格

李*

2023-10-0909:05

会议室A

设备电源关闭

□合格□不合格

王*

2023-10-0909:10

茶水间

台面整洁度

□合格□不合格

赵*

2023-10-0909:15

消防通道

畅通情况

□合格□不合格

行政部

2023-10-0917:00

（四）关键提示

办公区域内禁止吸烟、用餐（茶水间除外），严禁存放易燃、易爆等危险物品；

如需调整工位或摆放大型物品，需提前向行政部申请，避免影响通行或消防设施；

行政部每月汇总检查结果，对连续三次“合格”的部门给予通报表扬，对多次“不合格”的部门约谈负责人。

二、会议组织与规范管理

（一）适用范围

本规范适用于公司内部各类会议（如周例会、月度总结会、专题研讨会、部门协调会等）及外部会议（如客户洽谈会、行业交流会等）的策划、组织、执行及后续跟进工作。

（二）操作流程

会前准备（责任人：会议发起人/行政助理）

会议申请：发起人需提前2个工作日填写《会议申请审批表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（如投影仪、白板、文具、饮用水等），提交部门负责人审批后抄送行政部。

通知发布：审批通过后，行政部通过企业/邮件发送会议通知，包含会议基本信息及“请提前10分钟签到”提示，重要会议需电话确认参会人员。

场地与物料准备：行政部提前1小时布置会场（调试设备、摆放座椅、设置席卡、准备茶歇等），检查会议物资是否齐全。

会中执行（责任人：会议主持人/记录人）

签到管理：参会人员入场时在《会议签到表》上签字，行政部核对人员到齐情况，及时联系未请假缺席人员。

会议主持：主持人按议程控制会议节奏，保证发言聚焦主题，超时提醒（每人发言一般不超过5分钟）。

记录要点：记录人详细记录会议决议、待办事项（明确责任人和完成时限），关键内容需经发言人确认。

会后跟进（责任人：会议发起人/行政助理）

纪要整理：会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》，经发起人审核无误后，1个工作日内发送至参会人员及相关部门。

督办落实：行政部根据纪要中的待办事项，建立《会议任务跟踪表》，每周更新进度，向责任部门催办，保证任务按时完成。

资料归档：会议签到表、纪要、PPT等资料在会后3个工作日内扫描存档，保存期限不少于2年。

（三）相关表格

表2：会议申请审批表

会议主题

2023年10月市场部季度总结会

时间

2023-10-1514:00-16:00

地点

301会议室

参会人员

市场部全体成员、分管领导刘*

议程

1.各小组汇报Q3工作；2.Q4目标讨论

所需物料

投影仪、白板、马克笔、瓶装水

申请人

王*（市场部经理）

部门审批

同意

行政部确认

场地已预留，物料已准备

表3：会议签到表

序号

部门

姓名

职位

签到时间

1

市场部

张*

组长

13:52

2

市场部

李*

专员

13:55

3

总经办

刘*

分管领导

14:00

（四）关键提示

会议需严格控制时长，一般会议不超过1.5小时，专题会议不超过2.5小时；

参会人员需提前关闭手机或调至静音状态，禁止随意走动、交头接耳；

涉及公司机密的会议，需提前签署《保密协议》，禁止携带电子设备进入