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企业文件档案管理标准及操作指南

一、指南概述与适用范围

本指南旨在规范企业内部各类文件档案的收集、整理、归档、保管、利用及销毁全流程管理，保证档案的完整性、安全性、可追溯性，为企业运营决策、合规审计及历史留存提供可靠依据。适用于企业各部门（含行政、人事、财务、项目、研发等）在业务活动中形成的有保存价值的纸质文件、电子文件及声像档案等。

二、档案管理标准化操作流程

（一）文件分类与编号规则

分类标准

按文件性质分为：行政类（制度、通知、会议纪要等）、人事类（劳动合同、简历、考勤记录等）、财务类（凭证、报表、审计报告等）、业务类（合同、项目方案、客户资料等）、声像类（照片、录音、视频等）。

按部门细分：如行政类下分“行政制度”“办公用品管理”等子类。

编号规则

采用“部门代码-年份-分类代码-流水号”格式，示例：

行政部2023年制度文件：XZ-2023-ZD-001（XZ为行政部代码，ZD为制度分类代码）

财务部2023年凭证：CW-2023-PZ-015（CW为财务部代码，PZ为凭证分类代码）

电子文件编号需与纸质文件一致，并在文件名中体现编号。

（二）文件收集与整理

收集责任

各部门指定专人（如“部门档案联络员*”）负责本部门文件收集，保证文件齐全（含正本、附件、审批单等），避免遗漏。

整理要求

纸质文件：去除订书针、回形针等金属夹，按时间顺序排序，编写页码（正页用阿拉伯数字，背面标注“正X”），缺失页需注明原因并由部门负责人*签字确认。

电子文件：采用PDF、Word等通用格式，重要文件需保留原始编辑痕迹，存储至企业指定服务器或加密云盘，避免使用本地硬盘临时存储。

声像文件：标注拍摄时间、地点、人物、事件说明，刻录光盘或存储至专用数据库，同步建立文字索引。

（三）档案归档与移交

归档时限

日常文件：每月最后一个工作日前完成上月文件归档；

项目文件：项目结束后15个工作日内完成归档；

年度文件：次年1月31日前完成上一年度文件归档。

移交流程

（1）部门档案联络员填写《文件归档移交清单》（见模板一），注明文件名称、编号、数量、保管期限等信息，经部门负责人审核签字。

（2）携带纸质文件及电子版移交至企业档案管理部门（如综合管理部），档案管理员*核对文件完整性、编号准确性，双方签字确认后，档案管理部门留存一份《移交清单》备查。

（四）档案保管与维护

保管场所

纸质档案：存放于专用档案柜，库房需配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。

电子档案：服务器或云盘需定期备份（每日增量备份+每周全量备份），备份介质（如移动硬盘）需异地存放，防止单点故障。

保管期限

根据文件价值分为永久（如公司章程、年度审计报告）、30年（如重要合同、项目总结）、10年（如一般通知、会议纪要）、3年（如日常报表、临时申请）等，具体参照《企业档案保管期限表》执行。

（五）档案利用与借阅

借阅权限

内部员工：因工作需要借阅档案，需经所在部门负责人审批；涉密档案（如未公开合同、财务数据）需经分管领导审批。

外部单位：需持单位介绍信、经办人证件号码件，经法务部门及分管领导*审批。

借阅流程

（1）借阅人填写《档案借阅申请表》（见模板二），注明借阅档案名称、编号、用途、借阅期限（纸质档案一般不超过7个工作日，电子档案不超过3个工作日）。

（2）审批通过后，档案管理员*核对档案信息，借阅人签字领取，电子档案需通过加密渠道传输。

（3）借阅到期后，档案管理员*负责催还，检查档案完整性，如有损坏或丢失，按《档案管理规定》追究责任。

（六）档案鉴定与销毁

鉴定小组

由档案管理部门、法务部门、相关业务部门负责人*组成，每3年开展一次档案鉴定，对到期档案确定是否继续保存。

销毁流程

（1）鉴定小组出具《档案销毁意见表》，列出拟销毁档案清单，经总经理*审批。

（2）档案管理部门会同监销人（如审计部门人员*）对档案进行销毁，纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案进行彻底删除（低级格式化），监销人签字确认。

（3）《档案销毁审批表》及销毁记录需永久保存，以备追溯。

三、档案管理表单模板

模板一：文件归档移交清单

序号

文件名称

文件编号

分类代码

页数

保管期限

移交人

移交日期

接收人

接收日期

备注

1

2023年行政管理制度

XZ-2023-ZD-001

ZD

25

永久

2023-02-28

2023-03-01

正本

2

Q1财务报表

CW-2023-BB-005

BB

10

30年

2023-02-28

2023-03-01

含附表

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

备注：本单一式两份，移交部门与档案管理部门各留存一份。

模板二：档案借阅申请表

借阅人

部门

联系方式

借阅日期

项目部

2023-03-10

借阅档案信息