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2026年OA系统管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范OA系统（办公自动化系统）的建设、运维、使用及管理行为，保障系统安全稳定运行，提升办公效率，优化工作流程，保护企业核心数据及信息安全，明确各岗位管理责任，依据国家网络安全、数据保护相关法律法规及企业内部管理要求，结合本单位实际，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本单位OA系统的规划建设、账户管理、日常操作、流程管控、数据管理、安全防护、运维保障、人员管理及应急处置等全流程工作，全体OA系统用户（含管理人员、运维人员、普通用户）均须严格遵照执行。

第三条核心原则

一、安全优先原则。坚守信息安全底线，强化系统访问、数据传输、存储等全环节安全管控，防范网络攻击、数据泄露、系统瘫痪等风险。

二、合规使用原则。严格遵守系统操作规范及业务流程，确保OA系统使用及数据处理符合法律法规、企业制度要求，做到操作可追溯、责任可追究。

三、高效便捷原则。优化OA系统功能及业务流程，充分发挥系统协同办公优势，提升跨部门协作效率，减少纸质流转，实现办公数字化、规范化。

四、权责对等原则。明确各岗位OA系统使用权限及管理责任，权限分配遵循“最小必要”原则，做到权责统一、管控有序。

五、全程管控原则。建立OA系统全生命周期管理体系，从规划、建设、使用到运维、淘汰，实现各环节闭环管控，保障系统持续稳定服务于办公需求。

第二章组织架构与岗位职责

第四条组织架构

建立“统筹管理-运维保障-使用执行”三级管理架构，明确层级分工，确保制度落地及系统高效运行。

一、统筹管理层：由信息化管理部门牵头，联合总经办、人力资源部、财务部等核心部门，负责系统规划、制度制定、权限审批、重大事项决策及整体管控。

二、运维保障层：由信息化运维团队组成，负责系统日常运维、技术支持、故障排查、安全防护、数据备份及功能优化升级。

三、使用执行层：全体OA系统普通用户，按岗位权限开展日常办公操作，严格遵守系统使用规范及业务流程，配合运维保障工作。

第五条各岗位职责

一、信息化管理部门负责人。作为OA系统管理第一责任人，全面负责本制度落实及系统整体管理工作；组织制定系统建设规划、管理制度及操作规程；审批用户权限、系统功能优化及重大运维方案；协调处理系统使用及安全相关重大问题，保障系统服务于企业办公需求。

二、运维工程师。负责OA系统日常运维工作，包括系统启停、日志监控、故障排查与修复，确保系统7×24小时稳定运行；负责用户账户的创建、注销、权限调整及技术支持，解答用户使用疑问；定期开展系统安全检测、漏洞修复及补丁更新，落实安全防护措施；执行数据备份计划，保障数据安全；配合开展系统功能优化、升级及测试工作，做好运维记录。

三、业务部门负责人。负责本部门OA系统使用管理，审核本部门用户权限申请，监督本部门员工规范使用系统；牵头优化本部门相关OA业务流程，确保流程顺畅高效；及时收集本部门用户使用反馈，协调运维团队解决使用问题；对本部门OA系统操作数据的真实性、合规性负责。

四、普通用户。严格按岗位权限使用OA系统，遵守操作规范及业务流程，准确、及时录入及处理办公数据；妥善保管个人账户信息，严禁转借他人使用，定期修改密码；自觉维护系统安全，不随意点击不明链接、不传播非法信息，发现系统异常及时上报；按要求归档OA系统相关电子文件，配合开展系统运维及安全检查工作。

五、安全管理人员。负责OA系统安全管控工作，制定系统安全防护策略及应急预案；定期开展安全巡查、风险评估，排查安全隐患，督促整改落实；监控系统访问日志、操作日志，及时发现及处置异常访问、违规操作行为；组织开展OA系统安全培训，提升用户安全意识及防护能力。

第三章账户与权限管理

第六条账户创建与注销

一、账户创建。新员工入职后，由所在部门提交OA账户开通申请，注明姓名、岗位、权限需求等信息，经部门负责人审核、信息化管理部门审批后，运维工程师在1个工作日内完成账户创建及初始权限配置，并将初始账号密码告知用户，用户首次登录后须立即修改初始密码。

二、账户注销。员工离职、调岗时，所在部门须及时提交OA账户注销或权限调整申请，经部门负责人审核后报信息化管理部门，运维工程师在1个工作日内完成账户注销、权限冻结或调整操作；离职员工须提前交接OA系统相关工作及电子文件，确保工作连续性。

三、账户管理。建立OA系统用户账户台账，详细记录用户姓名、部门、岗位、账号状态、权限范围、创建/注销日期等信息，定期更新核对，确保账实一致；严禁私自创建OA系统账户，严禁使用他人账户登录系统开展办公操作。

第七条权限配置与调整

一、权限配置遵循“最小必要”“权责对应”原则，根据用户岗位及工作需求配置权限，不额外赋予无关权限；核心业务权限（如审批、数据修改、系统配置等）须经信息化管理部门负